文件编号规则(参考模板).doc

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目的

为了使公司内部的管理体系文件统一协调，达到规范化和标准化要求,对文件编号、版本变更、部门代码及文件分发编号等做出管理规定。

范围

本管理规定适用于与正裕工业有限公司管理体系有关的文件编号的管理。

定义

无

涉及部门

所有部门

一般原则

质量手册的编号原则

质量手册的编号为：ADDQM-流水号

ADD——公司英文名称

QM——质量手册的英文缩写

流水号——从01至99

版本：第一次出版，版本号为“A”，二版为“B”，依次类推

版次的修改状态号，用0至9的阿拉伯数字表示。

程序文件/作业指导书/管理规章制度/通告/作业流程的编号

ADD□□□-部门代号-XXX

□□□——文本格式代号；

XXX——文件流水号（从001至999）；

文本格式类别：

PCD——程序指导书；WKI----作业指导书；RNC----管理规章制度；NTC----通告；FLW----作业流程；

部门代码：

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分类

代码

名称

公司

ADD

正裕工业

部门

GM

总经理

部门

SD

销售部

部门

RD

研发

部门

FN

财务

部门

HR

人力资源

部门

AD

行政

部门

PU

采购

部门

MN

生产

部门

MA

生产保证

部门

PL

计划和物流

部门

QA

质量

表格编号

表格编号格式为：ADD-部门代码-流水号/版本号

ADD——公司名称的英文缩写；

F——表格的英文缩写；

流水号——从001至999；

版本号——首版为“A”，二版为“B”，依次类推；

以上的表格编号为程序文件附表以外的编号，程序文件的表格编号规则见《程序文件编写程序》。

外来文件的编号为：

FD-类别-流水号/□□-原标准号（YYYY/MM/DD）

FD——外来文件的英文缩写；

□□——外来文件来源处或客户的缩写；

注：外来文件的类别缩写：

TN---技术标准类；AM---行政管理类；CM---客户资料类；OT---其他类文件。

外来文件来源处名称为客户名称的两位英文或汉语拼音缩写；

入库年月日作为外来文件的文件版号。

各类外来文件的流水号为各自独立的流水系列。

传真、会议记录等编号：

编号格式为：ADD/□□□-部门代码-YY/MM/DD-流水号

ADD——公司英文缩写；

□□——文件格式；

其中文件格式缩写：FAX---传真文件；MTR---会议记录。

流水号以当天为一个系列号。

设计文件、工艺文件、图纸的编号见《技术文件编号规则》。

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文件分发编号为：□□-X

其中□□为文件接收部门的代码，X为分发至该部门相同文件的流水号。

程序

程序文件、作业指导书、规章制度、作业流程等文件的流水号为同一类别流水号系列。

公司内所有表单类的流水号为同一流水号系列。

各部门内部文件包括会议记录和传真文件以及各部门发的公告文件的流水编号由各部门负责管理。

职责与权限

质量部

负责质量管理体系文件编号的发放与管理

行政文员

负责外来文件的编号管理

流程图

无

表格与附件

无

参考文件

《程序文件编写程序》

修改说明

新程序第零次修改