《原始记录管理》课件.pptx

《原始记录管理》ppt课

件

·原始记录管理概述

·原始记录管理的核心要素

·原始记录管理的流程

·原始记录管理的制度与规范·原始记录管理的技术手段

·原始记录管理的挑战与解决方案

原始记录管理概述

BIU三三言言

C

D

E

原始记录是组织在生产、管理、

科研等各项活动中直接形成、反映情况、备查考用的各种数据、文字、图表等原始资料的总称。

原始记录具有内容真实、信息量

大、来源广泛、形成及时、准确

可靠、格式规范、统一要求等特点。

定义与特点

特点

定义

提高管理效率

通过原始记录管理，企业可以规范工作流程，提高工作效率，减少重复和不必要的劳动，降低成本。

提升企业形象

规范的原始记录管理可以提升企业的形象和信誉，增强客户和合作伙伴的信任。

原始记录是产品质量追溯的重要依据，能

够提供完整、准确的数据支持，有助于发现问题、改进工艺和提升产品质量。

保障数据安全

原始记录是企业的重要资产，加强原始记录管理有助于保障数据安全，防止数据丢失和泄露。

保证产品质量

OME

S

Sninoed

原始记录管理的重要性

委下

O

原始记录管理的历史与发展

历史回顾

原始记录管理起源于工业革命时期，

随着生产规模的扩大和质量管理的要

求，逐渐形成了规范的原始记录管理

制度。

发展趋势

随着信息技术的发展，数字化、网络

化、智能化的原始记录管理成为发展

趋势，能够实现更高效、便捷的管理

和追溯。

原始记录管理的核心要素

文字记录

包括纸质和电子文档，

用于记录事件、过程和结果。

如录音、语音备忘录等，

用于记录口头交流和声音证据。

记录的种类

如照片、扫描件等，用

于展示实物、场景和证据。

格式

根据记录的种类和用途选择合适的格式，如Word、PDF、JPEG、MP3、MP4等。

内容

记录应包含事件、过程和结果的详细信息，确保完整性和准确性。

记录的格式与内容

存储

选择合适的存储介质和方式，如硬盘、云存储等，确保数据安全和可访问性。

保管

定期备份和整理记录，防止数据丢失和损坏，确保长期保存。

记录的存储与保管

记录的检索与利用

检索

建立有效的检索系统，方便快速查找和获取记录。

利用

合理利用记录进行数据分析、决策支持和问题解决，提高工作效率和准确性。

原始记录管理的流程

收集

确定记录的来源和收集方式，确保记录的完整性和准确性。

整理

对收集的记录进行分类、编号和归档，以便于后续的审核、审批和管理。

记录的收集与整理

审核

对记录的真实性、准确性和合规性进行审查，确保记录符合相关法规和标准。

审批

对记录进行审批，批准其合法性和有效性，确保其具有法律效力。

记录的审核与审批

记录的存储与保管

存储

选择合适的存储介质和方式，确保记录的安全性和可追溯性。

保管

定期对记录进行检查、备份和维护，防止记录丢失或损坏。

检索

建立便捷的检索方式和系统，便于用户快速查找和获取所需记录。

利用

合理利用记录，发挥其价值，为企业管理和决策提供支持。

记录的检索与利用

要点二

要点一

原始记录管理的制度与规范

制定记录管理制度

根据组织需求和法律法规要求，制定原始记录管理制度，明确记录的范围、内容、格式

和保管要求。

制度执行与监督

确保记录管理制度的有效执行，通过定期检查和监督，确保各部门和员工遵守相关规定。

记录管理制度的制定与执行

记录规范的标准与要求

统一记录格式

制定统一的原始记录格式，确保记录信息的准确性和规范性。

明确记录要求

明确各类原始记录的填写要求，包括填写内容、填写时间、填写人员等信息。

VS

培训与指导

对员工进行记录规范的培训和指导，提高员工的记录意识和规范性。

监督与改进

定期对原始记录进行监督检查，发现问题及时整改，不断完善记录管理制度。

记录规范的应用与监督

原始记录管理的技术手段

电子化记录管理

数据挖掘技术在原始记录管理中的应用

数据挖掘技术包括分类、聚类、

关联规则挖掘、时间序列分析等

多种方法，可以根据不同的需求

选择合适的方法进行数据挖掘。

通过数据挖掘技术，可以从原始记录中挖掘出隐藏的模式、关联关系和趋势，为决策提供有力的

支持。

大数据分析技术包括数据可视化、数

大数据分析是指对大规模数据进行分

据预处理、数据挖掘等多种方法，可

析的过程，其具有数据量大、处理速

以根据实际需求选择合适的方法进行

度快、分析结果准确等特点。

数据分析。

在原始记录管理中，通过大数据分析技术可以对大量的原始记录进行快速、准确的分析，发现其中的规律和趋势。

大数据分析技术在原始记录管理中的应用

原始记录管理的挑战与解决方

案

原始记录管理的安全风险与防范措施

安全风险总结

原始记录中包含大量敏感信息