接待流程及知识.doc

目录

TOC\o1-3\h\z\u一、会议流程2

〔一〕、会前2

〔二〕、会中4

〔三〕、会后5

〔四〕、宴请6

〔五〕、一般来访客人接待8

二、小型简单接待流程10

三、大、中型会议接待11

四、参观路线12

五、会议准备事项表13

附件一318会议室座次图15

附件二312、505、302会议室座次15

附件三餐厅二楼礼堂座次17

附件四宴会席次的安排18

一会议流程

〔一〕、会前

会前联络

及参会方联络人员充分沟通〔/网络/见面〕

确定参会方的参会人员及参会人数

确定参会方到达时间，会议开场时间，大约完毕时间

确定参会方前来方式〔是否需派车迎接/共来几辆车〕

是否有特殊客人〔如少数民族、残疾人士及及会者家属等的安排及接待〕

是否有外国客人，确认国籍

确认是否需要就餐住宿

制定会议方案或草案〔如有必要可及参会方确认会议接待方案〕

会议准备

发出会议通知。会议内容〔名称/性质/要求/会议日程安排。会议时间/地点/及会人员范围〕

组织会务班子，明确工作职责。大型会议还要制订详细的会务工作方案。

如果需要，印制会议凭证。〔如出席证、参观证、工作证、请柬等，视具体情况〕

交通工具的组织安排〔接送或参观车间〕

确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使及会者明确

会场的清洁、布置和坐席安排

准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿，公司介绍资料〔包括企业画册、企业文化手册、企业报等〕等会议相关物品

开会所需的各种音响、照明、投影、摄像、摄影、录音、空调、通风设备和多媒体设备等，提前进展调试检查，确保使用正常

明确各项工作具体参会负责人员〔制作联系通讯录，方便及时沟通协调〕

以下视具体情况而定〔可参考所附会议准备事项表〕：

0提前做好大门、办公楼、厂区、车间、指示牌，及会场会议条幅等

1香烟/鲜花/水果效劳的准备

2参观车间使用的平安帽准备

3及外商进商务谈判，摆放两国国旗

4准备赠送的礼品

5预定就餐酒店，菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等

6掌握会议当天的气象情况做好应对准备

7提前确认参会者〔客户〕的参观及行程以便提前做好安排

8如需住宿，预订的酒店、楼层、房间及房间号确认

〔二〕、会中

会议接待

会前一小时再次检查会场的各项准备情况

开空调，调节会场温度

会前及参会方联络人员联络，落实及会人员出席情况及准确到达时间

通知门卫，做好迎接准备

参会方即将到达前通知高层领导到指定的地点迎接〔特殊情况〕

为参会领导把扶车门，请领导下车

引导参会人员到会场或休息室，并代领导将外套、帽子等挂到衣架上〔较寒冷时节〕

休息室、会议室效劳〔香烟/茶水等〕

落实主席台领导、发言人是否到齐

按预定方案组织及会人员依次就座

会议开场前5分钟协助公司领导引导参会方领导到会场指定位置就座〔特殊情况〕

做好会议记录、录音、摄影、摄像等工作

做好会中茶水效劳〔特殊情况如坐席间距小倒水困难、会议无关人员防止参及的情况下每一或二桌备一瓶热水，及会人员自助茶水〕

隔10至15分钟添加一次水，水到七至八分满

会中待命，随时应对突发情况

〔三〕、会后

参观、送行、旅游及其它效劳

参观车间平安帽、鞋套的发放

车间内参观路线的引导

参观车间完毕，平安帽的收回，返回会议室的引导〔提前确认是否乘车〕

会后合影

会议将要完毕前通知司机理顺车辆，安排车辆送行

会议完毕到一楼大厅送行

旅游景点推荐、车辆准备及行程安排

安排就餐〔及对方联络人员确认是否有特殊人员(回民、外国客人饮食习俗)等〕

确认用餐时间

礼品的赠送〔视情况而定，会前也可由司机代领，或在会场当场赠送〕

会议汇总

会议完毕后收回会场所留材料，检查是否有参会人员遗留物品

会议完毕后对及其有关的一切图文、声像材料进展收集、整理

会议文件的清退、销毁、归档工作

会后协调总结，形成文件

做好会议报道工作

附：会议室座次

附件一会议室座次图

附件二会议室座次图

附件三礼堂座次图

附件四宴会席次表

〔四〕、宴请

预订酒店

确定参加宴会的人数、身份、性别、民族，外商的国籍、风俗等信息，是否有特殊要求

合理确定接待标准

确定宴会的主陪、副主陪、主宾、副主宾

预订适宜大小的包间

明确预订的包间名称、号码、楼层

香烟/白酒/红酒/矿泉水准备适量

提前到酒店根据实际情况，可自行点餐或由酒店提供用餐标准

准备席间赠送的礼品

1.9附后：宴会席次的安排

宴会接待

提前抵达酒店，做好迎宾效劳

引领宾客到达宴会厅房间或临时休息室

帮助来宾脱挂外套、帽子并挂到衣架上〔较寒冷时节〕

2.4未入就餐座时应有身份相应人员陪同、照料客人，效劳人员及时递送饮料

安排主宾、副宾、主陪、副陪入座〔如有长者或高级别领导在场按照具体情况〕

可观察餐巾叠放样式确