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江西省老同学、老战友聚会策划活动执行方案

一、前言

岁月悠悠，情谊绵长。在人生的长河中，老同学、老战友的相聚总是那么温馨而珍贵。为了重温青春记忆，加深彼此情谊，我们特为江西省的老同学、老战友们策划了一场别开生面的聚会活动。本方案将从前期筹备到后期执行，全方位、细致入微地规划每一个细节，确保聚会圆满成功。

二、活动概述

活动名称：江西省老同学、老战友重逢盛宴

活动目的：重温往昔岁月，增进同学、战友间情谊，共享人生感悟。

活动时间：选定一个具有纪念意义的周末，如国庆假期或春节前夕，提前一个月确定并通知所有参与者。

活动地点：江西省内某具有历史文化底蕴或自然风光优美的度假村/会议中心。

参与人数：预计110人，按人均900元预算计算，总预算为99,000元。

三、活动筹备

1.同学/战友联络

建立联络群：通过微信群、QQ群等社交媒体平台，建立“江西省老同学老战友重逢群”，发布聚会信息，收集反馈。

制作邀请函：设计电子版及纸质版邀请函，通过邮件、快递及社交媒体发送，确保每位同学、战友都能收到邀请。

确认名单：根据回复情况，确认最终参与名单，并统计联系方式、住宿需求等信息。

2.聚会策划

确定主题：围绕“回忆·情谊·未来”的主题，设计活动流程与环节。

时间安排：制定详细的时间表，包括报到时间、开幕式、主题活动、餐饮安排、自由交流、告别晚宴等。

节目筹备：鼓励大家准备才艺表演，如歌曲、舞蹈、相声、小品等，同时安排专业表演团队助兴。

3.老师邀请

名单确定：根据大家的回忆与推荐，确定邀请的老师名单。

邀请函发送：以正式且充满敬意的方式邀请老师参加，并附上聚会详情。

确认回复：及时跟进老师的回复，确保他们能够出席。

4.场地选择

考察对比：根据预算、地理位置、设施条件等因素，考察多个候选场地。

签订合同：选定场地后，与场地方签订租赁合同，明确各项服务内容与费用。

场地布置：根据活动主题，设计并布置会场，营造温馨、怀旧的氛围。

四、活动执行

1.文化衫设计制作

设计方案：结合聚会主题与江西特色，设计文化衫图案。

定制生产：选择信誉良好的厂家进行定制生产，确保质量与设计相符。

分发领取：在报到时分发文化衫，让大家穿上统一的服装参与活动。

2.会场布置

主会场布置：设置舞台、背景板、音响灯光等设备，布置鲜花、气球等装饰物。

休息区布置：设置舒适的休息区，配备茶点、水果等，供大家休息交流。

展示区布置：设置老照片展示区、纪念品展示区等，让大家重温往昔岁月。

3.会务接待

签到接待：设立签到台，安排专人负责接待、引导与发放资料。

住宿安排：根据参与者需求，提前预订房间，并安排专人协助入住。

餐饮安排：制定多样化的菜单，满足不同口味需求，确保餐饮质量与卫生安全。

4.摄影摄像

专业团队：聘请专业摄影摄像团队，全程记录聚会精彩瞬间。

即时分享：通过微信群、大屏幕等方式，即时分享照片与视频，让大家随时回顾。

五、后期服务

1.纪念册制作

素材收集：整理活动期间的照片、视频、文字等资料。

设计排版：根据素材设计纪念册版式与内容，确保美观与实用。

印刷分发：选择优质印刷厂进行制作，并在聚会结束后分发给每位参与者。

2.光盘制作

视频编辑：将活动期间的视频素材进行剪辑与编辑，制作成精美的光盘。

内容审核：确保视频内容无遗漏、无错误，符合大家的期望。

封装配送：将光盘进行精美封装，并随纪念册一同配送给参与者。

3.快递派送

地址收集：在聚会前收集参与者的邮寄地址信息。

包装打包：将纪念册与光盘进行精心包装，确保在运输过程中不受损坏。

快递寄送：选择可靠的快递公司进行寄送，并跟踪物流信息，确保及时送达。

六、预算分配

场地租赁与布置：约占总预算的30%，即29,700元。

餐饮安排：约占总预算的35%，即34,650元。

文化衫设计与制作：约占总预算的5%，即4,950元。

摄影摄像与后期制作：约占总预算的8%，即7,920元。

纪念册与光盘制作：约占总预算的10%，即9,900元。

快递派送与杂费：约占总预算的5%，即4,950元。

老师邀请与礼品：约占总预算的5%，即4,950元。

应急基金：预留总预算的2%作为应急基金，即1,980元。

七、总结与展望

通过本次江西省老同学、老战友聚会的精心策划与执行，我们旨在为大家搭建一个温馨、和谐的交流平台，让大家在忙碌的生活中找到归属感与幸福感。我们相信，在大家的共同努力下，这次聚会定将成为一次难忘的回忆，让情谊在岁月的长河中更加深厚。同时，我们也期待在未来的日子里，能够继续为大家组织更多有意义的活动，让这份情谊永远延续下去。