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办公文件归档与保密管理制度

TOC\o1-2\h\u30361第一章总则 1

215271.1目的与依据 1

187501.2适用范围 2

293341.3基本原则 2

1813第二章文件归档管理 2

223242.1归档范围与分类 2

164942.2归档流程与要求 2

124602.3归档时间与责任 2

29212第三章文件保管与存储 2

300803.1保管设施与环境 2

229573.2存储方式与介质 3

209403.3定期检查与维护 3

27754第四章文件利用与查阅 3

2114.1利用申请与审批 3

39024.2查阅规定与流程 3

224594.3利用登记与反馈 3

24313第五章文件保密管理 3

131365.1保密级别与范围 3

50025.2保密措施与要求 3

186365.3保密责任与处罚 3

7716第六章文件销毁管理 3

66456.1销毁条件与程序 4

249366.2销毁监督与记录 4

38546.3残留处理与安全 4

7180第七章电子文件管理 4

34407.1电子文件归档与存储 4

86037.2电子文件保密与安全 4

224687.3电子文件备份与恢复 4

6715第八章附则 4

115728.1解释权与修订权 4

24608.2生效日期与实施 4

78158.3相关表格与附件 4

第一章总则

1.1目的与依据

为了加强办公文件的管理，保证文件的完整、准确、系统和安全，提高文件的利用价值，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本管理制度。

1.2适用范围

本制度适用于公司内各类办公文件的归档、保管、利用、保密、销毁及电子文件管理等工作。涵盖公司各部门、各分支机构及全体员工。

1.3基本原则

办公文件的管理应遵循以下基本原则：

完整性原则：保证文件的内容完整，不遗漏任何重要信息。

准确性原则：文件的内容应准确无误，符合实际情况。

系统性原则：按照一定的分类和编号体系，对文件进行系统的整理和归档。

安全性原则：采取必要的安全措施，保护文件的机密性、完整性和可用性。

便利性原则：便于文件的查找、利用和管理。

第二章文件归档管理

2.1归档范围与分类

归档范围包括公司在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，如各类公文、合同、报告、报表、会议记录等。文件按照内容和性质分为行政管理类、业务管理类、财务审计类、人事管理类等。

2.2归档流程与要求

归档流程包括文件的收集、整理、鉴定、装订和归档。文件收集应保证齐全完整，整理应按照分类标准进行，鉴定应确定文件的保存价值和保管期限，装订应整齐规范，归档应及时准确。归档要求文件材料齐全、完整，内容真实、准确，字迹清晰，装订牢固。

2.3归档时间与责任

各部门应在文件形成后的规定时间内将文件移交至档案管理部门进行归档。一般来说，定期形成的文件应在到期后的一个月内归档，临时形成的文件应在任务完成后的一周内归档。归档工作的责任主体为各部门的文件管理人员和档案管理部门的工作人员，他们应保证归档工作的顺利进行。

第三章文件保管与存储

3.1保管设施与环境

设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施，保证文件的安全。库房内温度应保持在14℃24℃，相对湿度应控制在45%60%。

3.2存储方式与介质

根据文件的性质和重要程度，采用不同的存储方式和介质。重要文件可采用纸质和电子两种存储方式，一般文件可采用电子存储方式。存储介质应选择质量可靠、耐久性强的产品。

3.3定期检查与维护

定期对档案库房进行检查，查看设施设备是否正常运行，文件是否有损坏、变质等情况。对发觉的问题及时进行处理，保证文件的安全和完整。定期检查的时间间隔为一个月。

第四章文件利用与查阅

4.1利用申请与审批

员工因工作需要查阅文件时，应填写《文件利用申请表》，注明查阅目的、范围和时间等信息，经部门负责人审核后，报档案管理部门审批。

4.2查阅规定与流程

查阅文件时，应在指定的地点进行，不得擅自将文件带出。查阅过程中应遵守相关规定，不得涂改、损坏文件。查阅完毕后，应及时归还文件。

4.3利用登记与反馈

对文件的利用情况进行登记，包括利用人、利用时间、利用目的等信息。同时收集利用人的反馈意见，以便改进文件管理工作。

第五章文件保密管理

5.1保密级别与范围

根据文件的内容和性质，确定文件的保密级别，分为绝密、机密、秘密三个级别。明确不同级别文件的保密范围和知悉人员。

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