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采购业务内控制度(试行)【精选文档】

一、总则

(1)本制度旨在规范采购业务流程，加强采购管理，提高采购效率，确保采购活动的合规性和有效性。通过建立健全的内控制度，降低采购风险，保护公司利益，促进公司可持续发展。

(2)采购业务内控制度适用于公司所有采购活动，包括但不限于采购计划、供应商选择、合同签订、订单管理、验收付款等环节。本制度遵循合法性、合理性、透明性、效益性和可操作性原则，确保采购活动的合规性和公正性。

(3)公司各级管理人员、采购人员以及其他相关人员应当严格遵守本制度，加强职业道德和纪律教育，提高采购业务素质。各部门应相互配合，形成协同工作机制，共同推动采购业务的规范化和高效化。

二、职责分工

(1)公司设立采购管理委员会，负责制定采购政策和审批重大采购项目。委员会由总经理、财务总监、采购总监及相关部门负责人组成，委员会每年至少召开四次会议，对年度采购计划、采购预算、重大采购项目等进行审议。例如，在2020年度，委员会审议通过了15项重大采购项目，涉及资金总额超过1亿元。

(2)采购部门作为采购活动的具体执行者，负责制定采购计划、询价、比选、合同签订等工作。采购部门应设立采购经理一名，负责采购部门的管理工作，下设采购专员、采购助理等岗位。采购经理需具备至少5年采购工作经验，熟悉国家法律法规及公司采购制度。例如，采购经理张先生在担任采购经理期间，成功完成了公司年度采购预算的90%，并降低了采购成本5%。

(3)采购部门的职责包括但不限于：收集采购需求，制定采购计划；对供应商进行资质审查和询价；组织比选，确定中标供应商；签订采购合同，跟踪合同执行情况；验收货物，处理退货或索赔事宜；编制采购报告，上报采购管理委员会。此外，采购部门还需定期对供应商进行评价，确保供应商的质量、服务、信誉等符合公司要求。例如，在2021年，采购部门对供应商进行了全面评价，根据评价结果调整了供应商名单，有效提升了采购质量。

三、采购流程控制

(1)采购流程控制的第一步是需求管理。公司通过建立需求申报制度，确保所有采购需求均经过相关部门的正式申报和审批。例如，在2022年度，公司共收到需求申报1000余项，经过严格审核，最终批准的采购需求为800项。在需求管理过程中，采购部门与使用部门紧密合作，通过数据分析和技术评估，确保采购需求符合公司战略目标和实际业务需求。

(2)供应商管理是采购流程控制的关键环节。公司建立了供应商准入制度，对供应商进行资质审查、业绩评估和信用评级。例如，在过去一年中，公司对200家供应商进行了审查，淘汰了10家不符合要求的供应商。同时，公司还定期对供应商进行绩效评估，确保供应商持续提供高质量的产品和服务。在2022年，公司通过优化供应商结构，成功降低了采购成本8%，提高了供应链的稳定性。

(3)合同管理是采购流程控制的重要保障。公司要求所有采购合同必须经过法律审核，确保合同条款的合法性和严谨性。合同签订后，采购部门负责跟踪合同执行情况，包括货物交付、质量验收、付款进度等。例如，在2022年，公司共签订采购合同100份，通过严格的合同管理，确保了所有合同按时完成，避免了潜在的法律风险。此外，公司还建立了合同变更管理制度，对合同变更进行审批和备案，确保合同变更的合规性和有效性。