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合同专用章使用管理办法

一、背景介绍

为了规范和管理公司合同专用章的使用，加强对合同签订流程的

控制和监督，保证合同签订的合规性和准确性，制定本《合同专用章

使用管理办法》。

二、适用范围

本《合同专用章使用管理办法》适用于公司所有职工对外签署的

合同、协议、文件等相关文书中的合同专用章的使用。

三、合同专用章的定义和类型

1.定义

合同专用章是公司为进行合同签署而设立的特定印章，用于对外

签署合同、协议等重要文件。

2.类型

合同专用章分为电子章和实物章：

•电子章：指使用数字签名技术的电子图章，用于合同的电子签署

。

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•实物章：指公司印制的实物印章，用于合同的纸质签署。

四、合同专用章的使用要求

1.申请和领用

所有职工在需要使用合同专用章前，必须向公司办公室提出申请

，经相关部门审核同意后，领取合同专用章。

2.使用权限

合同专用章的使用权限只限于公司授权人员，未经授权人员不得

擅自使用。

3.使用场景

合同专用章只能在公司与外部合作伙伴签署合同、协议等重要文

件时使用，不得在其他场景中使用。

4.使用流程

合同专用章的使用流程如下：

•步骤一：确认合同或协议内容的准确性和合规性。

•步骤二：将需要签署的合同或协议发送至合同专用章负责人。

•步骤三：合同专用章负责人审核合同或协议的真实性和合规性。

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•步骤四：经过审核的合同或协议由授权人员进行签署，并盖章。

•步骤五：将签署完成的合同或协议存档，并备案。

5.使用记录和备案

公司办公室对合同专用章的使用情况进行记录和备案，包括使用

人员、使用日期、使用文件等相关信息，以便追溯和监督。

五、合同专用章的保管和管理

1.保管责任

合同专用章的保管责任由合同专用章负责人负责，需确保合同专

用章的安全和保密。

2.定期检查

公司办公室负责定期对合同专用章进行检查，保证合同专用章的

完好和正常使用。

3.持续培训

公司应定期组织合同专用章的使用培训，提高职工对合同专用章

管理的认识和知识。

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六、违规处理和责任追究

对于违反本《合同专用章使用管理办法》的行为，公司将视情况

采取相应的纪律处分，并追究相应的法律责任。

七、附则

本《合同专用章使用管理办法》经公司领导审批通过后正式实施

，并于颁布之日起生效。

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