门卫收文管理制度.docxVIP

PAGE

1-

门卫收文管理制度

一、制度总则

(1)本制度旨在规范门卫收文管理工作，确保文件收发流程的规范性和安全性，提高工作效率，维护单位内部信息管理的有序性。门卫收文管理是单位内部信息传递的重要环节，对于保障单位正常运转和信息安全具有重要意义。

(2)门卫收文管理应遵循以下原则：一是保密原则，严格保护国家秘密、商业秘密和个人隐私；二是及时原则，确保文件收发及时，不延误重要事项的办理；三是准确原则，确保文件传递准确无误，防止错发、漏发；四是规范原则，严格按照文件收发流程进行操作，确保各项工作有序进行。

(3)任何单位和个人向单位内部传递文件，必须通过门卫收文管理进行，不得私自传递。门卫收文管理人员应具备一定的政治觉悟和业务能力，能够认真履行职责，严格执行制度规定，确保文件收发工作顺利进行。

二、收文管理流程

(1)收文管理流程包括文件接收、文件核对、文件登记、文件传递和文件归档五个环节。首先，文件接收环节要求门卫对送至单位的文件进行初步检查，确认文件送达无误后，接收文件并做好记录。对于涉密文件，应立即进行保密处理。

(2)文件核对环节由门卫对文件的来源、内容、格式等基本信息进行仔细核对，确保文件无误。对于文件送达单位但不符合收文管理规定的，应予以退回，并通知文件送达人。核对无误后，门卫将文件信息录入收文登记簿，包括文件名称、来文单位、收文日期、密级等。

(3)文件传递环节要求门卫根据文件登记簿中的信息，将文件及时传递给相关部门或人员。传递过程中，门卫应确保文件安全，防止文件遗失或损坏。对于紧急文件，门卫应优先传递。文件传递完成后，门卫应在收文登记簿上做好记录，并通知文件接收人。文件归档环节要求门卫将已处理完毕的文件按照规定进行分类、整理，并按时送至档案室归档。归档前，门卫应对文件进行再次检查，确保文件完整、无破损。

三、文件分类与登记

(1)文件分类应遵循统一标准，根据文件内容、密级、来源等要素进行分类。一般分为普通文件、秘密文件、机密文件和绝密文件四个等级。普通文件指不涉及国家秘密和单位内部保密事项的文件；秘密文件涉及单位内部保密事项，但不在国家秘密保护范围内；机密文件涉及国家秘密，需严格控制知悉范围；绝密文件涉及国家核心秘密，需严格保密。

(2)文件登记是收文管理的重要环节，要求门卫对收到的每一份文件进行详细登记。登记内容包括文件名称、来文单位、文号、收文日期、密级、文件份数、文件重量、接收人等信息。登记时应确保信息的准确性和完整性，不得遗漏任何一项内容。登记簿应定期进行整理，便于查询和管理。

(3)文件分类与登记过程中，门卫应严格遵守国家相关法律法规和单位内部规章制度，确保文件安全。对于涉密文件，应采取加密、封存等措施，防止文件泄露。同时，门卫应定期对登记簿进行检查，确保登记信息的准确性和及时性，对于发现的问题及时进行纠正。对于过期文件，应按照规定进行销毁，确保信息安全。

四、文件传递与归档

(1)文件传递是确保单位内部信息高效流转的关键环节。以某大型企业为例，每天平均接收文件数量达到200余份，其中涉及重要决策的文件占比30%。为确保文件传递无误，该企业设立专门的文件传递小组，对收到的文件进行快速分类，并利用内部快递系统，平均传递时间缩短至30分钟。

(2)文件归档是收文管理的重要环节，旨在永久保存和利用单位的重要文件。根据某市级政府单位的数据，其年度归档文件量达到30000余份，其中电子文件占比达到60%。归档过程中，采用数字化归档技术，提高了文件归档的效率和准确性。例如，某份涉及跨部门协作的文件，通过电子归档系统，使得各部门在需要查阅时能够迅速找到，有效提升了工作效率。

(3)在文件传递与归档过程中，安全措施至关重要。某科技公司每年都会对收发文件进行安全检查，发现并纠正安全隐患50余次。例如，在一次文件传递过程中，由于快递员未能及时送达，文件在途中遗失，公司立即启动应急预案，通过多方联系，最终在2小时内找回遗失文件，避免了重要信息的泄露。通过这些案例，可以看出，文件传递与归档工作对于维护单位信息安全和提升工作效率具有重要作用。