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采购部合同签订管理制度

一、总则

(1)本制度旨在规范采购部合同签订行为，确保合同签订过程合法、合规、高效，保障公司利益最大化。通过建立健全合同签订管理制度，加强合同管理，提高合同执行力，降低合同风险。

(2)本制度适用于公司内部所有采购合同的签订、履行、变更和终止等环节。合同签订应遵循公平、公正、公开的原则，严格执行国家法律法规和公司相关政策。

(3)采购部应建立健全合同签订审批制度，明确合同签订权限和责任，确保合同签订的合法性和合规性。合同签订过程中，应充分了解合同条款，确保合同内容准确、完整，避免因合同条款不明确导致的纠纷和损失。

二、合同签订流程

(1)合同签订流程如下：

首先，采购部门根据采购需求制定采购计划，并经过内部审批流程。在计划确定后，采购部门负责进行市场调研，选择合格的供应商，并收集相关供应商的资质、报价等信息。

(2)采购部门与选定的供应商进行谈判，就合同条款进行协商。在谈判过程中，采购部门应确保合同内容符合公司利益，包括但不限于价格、质量、交货期、售后服务等关键条款。谈判完成后，双方达成一致意见，形成合同草案。

(3)合同草案经采购部门内部审核后，提交至公司合同管理部门进行审核。合同管理部门负责对合同内容进行合规性审查，确保合同符合国家法律法规和公司政策。审核通过后，合同草案返回至采购部门，由采购部门与供应商进行正式签订。合同签订后，采购部门应及时将合同副本报送至公司档案管理部门，并做好合同归档工作。同时，采购部门应将合同履行情况及时反馈至相关部门，确保合同履行顺畅。

三、合同签订管理

(1)合同签订管理应遵循以下原则：

首先，合法性原则：合同签订必须符合国家法律法规，遵守国家政策导向，确保合同内容的合法性。其次，合规性原则：合同签订应符合公司内部规章制度，遵循公司发展战略和经营策略。再次，公平性原则：在合同签订过程中，双方应保持公平、公正的态度，确保合同条款的公平性。最后，效率性原则：合同签订应高效、及时，确保合同执行力的有效性。

(2)合同签订管理包括以下内容：

一是合同起草管理：采购部门在起草合同过程中，应充分考虑合同条款的完整性、准确性，确保合同内容清晰、明确。二是合同审查管理：合同管理部门负责对合同进行合规性审查，包括合同主体资格、合同内容合法性、合同条款完备性等方面。三是合同签订管理：合同签订应经过双方协商一致，并按照规定的程序进行。四是合同履行管理：合同签订后，采购部门应跟踪合同履行情况，确保合同条款得到全面执行。五是合同变更管理：在合同履行过程中，如需变更合同内容，应按照规定程序进行，确保变更的合法性和有效性。

(3)合同签订管理具体措施包括：

一是建立合同模板：采购部门应根据公司业务特点和需求，制定相应的合同模板，确保合同起草的一致性和规范性。二是加强合同签订审批：合同签订前，应经过采购部门、合同管理部门、法务部门等多部门审批，确保合同内容符合公司利益。三是实施合同签订培训：对采购人员进行合同签订培训，提高采购人员对合同签订流程、合同条款的理解和把握能力。四是建立合同档案：对签订的合同进行归档管理，确保合同档案的完整性和可追溯性。五是开展合同风险评估：对合同签订过程中的风险进行评估，制定相应的风险防范措施，降低合同风险。

四、合同签订监督与考核

(1)合同签订监督与考核是确保合同管理有效性的重要环节。公司设立了专门的合同监督考核小组，负责对合同签订过程进行全面监督和考核。该小组由法务、审计、采购等部门人员组成，每年对合同签订情况进行全面审查。

根据近年来的数据统计，合同监督考核小组共审查合同签订案件1000余起，发现合同风险点50余处，成功避免潜在损失达数百万元。例如，在2022年的一起采购合同审查中，监督考核小组发现合同中存在付款条款不明确的问题，及时提出修改意见，避免了因付款争议可能导致的法律风险。

(2)在考核方面，公司制定了详细的考核指标体系，包括合同签订的合规性、合同履行的及时性、合同变更的合理性等。考核结果与部门和个人绩效挂钩，确保合同签订工作得到重视。

具体考核数据如下：合规性考核中，合格率达到98%，较上年度提升5个百分点；合同履行及时性考核中，按时完成率达到95%，较上年度提升3个百分点；合同变更合理性考核中，变更申请通过率达到90%，较上年度提升2个百分点。这些数据的提升反映了公司合同签订管理水平的稳步提高。

(3)为了进一步加强合同签订监督与考核，公司定期组织内部培训和外部专家讲座，提高员工对合同管理的认识和技能。同时，公司还建立了合同纠纷快速响应机制，确保在合同纠纷发生时能够迅速采取应对措施。

以2023年一季度为例，公司通过培训，共有300名员工接受了合同管理相关培训，其中80%的员工表示培训对提高合同管理水平有所帮助。此外，在合