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采购合同管理规定(2025精)

一、总则

(1)本规定旨在规范公司采购合同的管理，确保采购活动的合规性、效率性和经济性。公司所有采购合同均应遵循本规定的相关规定进行签订、履行、变更和终止。

(2)本规定适用于公司内部各部门及外协单位涉及的所有采购合同，包括但不限于货物采购、服务采购、工程采购等。采购合同的管理应遵循公平、公正、公开的原则，确保合同各方合法权益。

(3)公司设立采购合同管理部门，负责采购合同的审核、签订、执行监督和档案管理等工作。各部门应积极配合采购合同管理部门的工作，确保采购合同的顺利履行。同时，公司各级管理人员应加强对采购合同的管理，提高采购活动的透明度和规范性。

二、合同签订与履行

(1)合同签订前，采购部门应进行充分的市场调研和供应商评估，确保选择具备良好信誉和竞争力的供应商。例如，某公司通过对比分析，发现A供应商的报价低于市场平均水平的15%，且服务质量高于同行业平均水平20%，因此决定与A供应商签订合同。

(2)合同签订后，采购部门应及时将合同副本发送至相关部门，并严格按照合同条款执行采购活动。如某项目采购合同规定货物交付时间为合同签订后60天内，采购部门在合同签订后第10天便完成了货物采购，确保项目按时推进。

(3)合同履行过程中，采购部门应定期对供应商进行质量、进度和售后服务等方面的评估，确保合同顺利履行。例如，某公司对供应商的评估结果显示，B供应商在合同履行期间，产品合格率达到了98%，按时交付率达到95%，售后服务满意度达到90%，因此公司决定与B供应商续签合同。

三、合同变更与终止

(1)合同变更是指在合同履行过程中，因客观原因或合同双方协商一致，对合同内容进行修改或补充的行为。根据《中华人民共和国合同法》规定，合同变更需经合同双方书面同意，并签订变更协议。例如，某项目在施工过程中，由于原材料价格上涨，施工方与业主协商一致，对合同价格进行了调整，双方签订了变更协议，确保项目成本控制在合理范围内。

(2)合同终止是指合同约定的权利义务关系因法定事由或合同双方协商一致而消灭。合同终止的情形包括合同履行完毕、合同解除、合同无效等。在合同履行过程中，如出现以下情况之一，合同可予以终止：一是合同约定的履行期限届满，双方权利义务关系自然终止；二是因不可抗力导致合同无法履行，合同双方协商一致解除合同；三是合同一方违约，另一方有权解除合同。例如，某公司在采购合同履行过程中，发现供应商提供的货物存在严重质量问题，经协商无果后，公司依法解除合同，终止了与供应商的合作。

(3)合同变更与终止过程中，合同双方应严格按照法律法规和合同约定进行操作。合同变更时，双方应确保变更内容合法、合理，并签订书面变更协议。合同终止时，双方应妥善处理合同履行过程中的债权债务关系，包括但不限于支付剩余款项、退还预付款、处理未完成工作等。此外，合同变更与终止后，双方应将相关文件归档保存，以备日后查询。例如，某公司在一项长期采购合同到期后，与供应商签订了新的合同，双方在合同终止后及时将相关文件归档，为后续合作提供了便利。

四、合同争议解决

(1)合同争议解决是采购合同管理中的重要环节，旨在通过合法、高效的途径解决合同履行过程中出现的纠纷。根据《中华人民共和国合同法》规定，合同争议解决方式包括协商、调解、仲裁和诉讼。例如，某公司因供应商延迟交付货物导致项目延期，双方通过协商达成一致，供应商同意赔偿公司违约金，并确保后续货物按时交付。

(2)在合同争议解决过程中，协商是最常见的方式。通过双方友好协商，可以快速、经济地解决争议。据统计，90%的合同争议通过协商得到解决。例如，某项目在施工过程中，因设计变更导致工程量增加，施工方与业主协商后，双方同意调整合同价格，确保项目顺利进行。

(3)当协商无法解决争议时，可以采取调解或仲裁的方式。调解是由第三方调解机构或调解员协助双方达成和解。仲裁则是由仲裁机构对争议进行裁决。例如，某公司在采购合同履行过程中，因货物质量问题与供应商发生争议，双方选择仲裁解决。仲裁机构在审理过程中，根据相关法律法规和合同条款，判定供应商需承担赔偿责任，并赔偿公司损失。此外，诉讼作为最后的争议解决手段，适用于仲裁和调解无法解决的重大争议。例如，某公司在与供应商的长期合作中，因合同纠纷向法院提起诉讼，最终法院判决供应商赔偿公司经济损失。