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采购合同签订管理规程

一、总则

(1)本规程旨在规范采购合同的签订管理，确保合同签订过程的合法性、合规性和有效性，提高采购工作效率，降低采购风险。根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合我国采购管理的实际情况，特制定本规程。

(2)采购合同签订管理应遵循以下原则：合法合规、公开透明、公平公正、诚实信用、效率优先。具体要求包括：合同签订前应对供应商进行严格的资质审查，确保其符合国家规定的资质要求；合同内容应明确、具体，避免歧义和漏洞；合同签订过程应公开透明，确保各方知情权；合同签订后应及时履行，确保合同目的的实现。

(3)本规程适用于我单位所有采购合同的签订管理，包括货物、工程和服务采购合同。采购合同签订管理应建立健全的管理制度，明确各部门的职责分工，确保合同签订管理的规范化、制度化。根据《国务院办公厅关于全面推行行政执法公示制度执法全过程记录制度重大执法决定法制审核制度的指导意见》（国办发〔2018〕118号），采购合同签订应实行行政执法公示制度，确保采购过程的公开透明。同时，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，采购合同签订应严格执行招标投标制度，确保采购过程的公平公正。

二、合同签订前的准备工作

(1)合同签订前的准备工作是确保合同签订过程顺利进行的关键环节。首先，需对采购项目进行详细的需求分析，明确采购目的、范围、数量、质量、技术参数等要求，确保后续合同条款的准确性。同时，应组织相关人员对市场进行调查，了解同类产品的市场行情、供应商资质、价格水平等信息，为合同谈判提供有力依据。

(2)在准备合同签订前，需对供应商进行严格筛选和资质审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户许可证、相关行业资质证书等，确保供应商具备合法经营资格。此外，还需对供应商的业绩、信誉、财务状况、生产能力等进行综合评估，以确定其是否具备履行合同的能力。

(3)完成供应商筛选和资质审查后，应制定详细的采购方案，包括采购方式、采购程序、采购时间、采购预算等。采购方案应充分考虑市场需求、供应商情况、项目进度等因素，确保采购过程的顺利进行。同时，还需对采购文件进行编制，包括招标公告、招标文件、投标邀请书、合同范本等，确保采购文件的完整性和规范性。在编制采购文件时，应注意以下事项：一是招标公告应明确采购项目的基本信息，如项目名称、采购内容、采购预算等；二是招标文件应详细规定投标人的资格要求、投标文件的编制要求、评标标准、合同条款等；三是投标邀请书应明确邀请投标人参加投标的时间、地点、联系方式等；四是合同范本应包括合同的基本条款、双方的权利义务、违约责任等内容。

三、合同签订流程

(1)合同签订流程的第一步是合同谈判。以某大型企业为例，其与供应商进行谈判时，通常会邀请法务、采购、技术等多个部门的代表参与，以确保合同条款的全面性和合理性。在谈判过程中，双方就合同价格、交货期限、付款方式、售后服务等关键条款进行协商，并根据市场行情和双方实际情况进行调整。例如，某企业通过谈判成功将供应商的报价降低了5%，同时延长了交货期限。

(2)谈判结束后，进入合同起草阶段。由法务部门根据谈判结果和公司内部规定，起草正式的合同文本。在起草过程中，法务部门会充分考虑合同的法律效力、风险控制和双方权益保护。例如，某企业合同起草过程中，法务部门特别关注了知识产权保护条款，确保企业技术不被泄露。

(3)合同起草完成后，需提交给相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性以及是否符合企业利益。审核通过后，合同将提交给双方高层领导审批。审批通过后，合同正式生效。以某国有企业为例，其合同签订流程中，合同需经过公司总经理、董事长等多级审批，确保合同符合国家政策和企业发展战略。

四、合同签订后的管理

(1)合同签订后，合同管理进入实施阶段。此阶段的关键是确保合同条款得到有效执行。例如，某项目合同规定供应商应在30天内完成货物交付，合同管理团队会定期跟踪供应商的进度，确保按时交付。通过建立合同执行监控机制，如每周进度报告、现场检查等，可以及时发现并解决合同执行过程中的问题。

(2)合同履行过程中，可能出现各种风险，如供应商违约、市场价格波动等。对此，合同管理团队需制定相应的风险应对措施。例如，针对供应商违约，可采取法律手段追究责任，或与供应商协商变更合同条款。在市场价格波动时，可通过合同中的价格调整条款来规避风险。某企业通过合同管理系统的预警功能，成功避免了因原材料价格上涨导致的成本增加。

(3)合同到期后，合同管理团队需进行合同评估和总结。评估内容包括合同履行情况、成本效益分析、供应商满意度调查等。通过这些评估，企业可以了解合同管理的优势和不足，为未来的采购决策提供参考。例如，某企业通过合同评估发现，在上一财