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往来账询证函格式

一、询证函概述

(1)询证函是一种重要的审计证据，主要用于在审计过程中获取外部信息，以证实被审计单位财务报表的真实性和公允性。它通常由审计人员发出，向第三方（如银行、供应商、客户等）请求确认特定信息，以支持审计意见的形成。在会计和审计领域，询证函的应用非常广泛，尤其在验证应收账款、应付账款、银行存款、贷款余额等方面发挥着关键作用。

(2)询证函的编制和发送遵循一定的规范和程序。首先，审计人员需根据审计目标和相关审计准则，确定需要验证的信息内容。然后，按照规范格式撰写询证函，确保函件内容清晰、准确、完整。在发送询证函时，审计人员应选择适当的发送方式，如邮寄、电子邮件或亲自送达，并确保函件送达第三方。同时，审计人员还需对询证函的发送情况进行记录，以便后续追踪和管理。

(3)询证函的回函是审计过程中不可或缺的一环。当第三方收到询证函后，应按照函件要求提供相关信息。审计人员收到回函后，需对其进行核对、整理和分析，以判断被审计单位财务报表的真实性和公允性。在实际操作中，回函的获取可能面临各种挑战，如第三方不配合、信息不准确等。因此，审计人员需要具备良好的沟通技巧和解决问题的能力，以确保询证函程序的有效实施。此外，询证函的回函结果还需与被审计单位提供的证据进行比对，以进一步确认财务报表的真实性。

二、询证函的基本要素

(1)询证函的基本要素包括函头、函体和函尾。函头通常包含发送单位名称、地址、电话和日期等信息，用于表明函件的来源和发送时间。函体是询证函的核心部分，需明确指出审计目的、所需确认的信息内容以及确认方式。函体内容应简洁、具体，便于接收方理解和执行。

(2)在函体中，还应包含被审计单位的基本信息，如单位名称、地址、联系人等，以便接收方能够准确识别询证函的接收对象。此外，询证函还应注明所涉及的财务报表期间、账户名称、金额范围等关键信息，确保接收方能够提供与审计目标相符合的详细信息。

(3)函尾部分主要包括审计人员的签名、盖章以及发送单位的联系方式。审计人员的签名和盖章表明询证函的正式性和权威性，接收方在收到询证函后，通常会根据函尾信息与审计人员取得联系，以确认信息或解答疑问。函尾的联系方式有助于确保在需要时，双方能够及时沟通。

三、往来账询证函的具体内容

(1)往来账询证函的具体内容通常包括审计人员对被审计单位的背景介绍，明确指出本次询证的目的和范围。例如，审计人员可能会提及被审计单位在特定期间的财务状况、经营状况以及审计重点等，以帮助接收方了解询证函的背景和重要性。

(2)在函体中，审计人员会详细列出需要验证的往来账项，包括但不限于应收账款、应付账款、预付账款、预收账款等。对于每一项账目，审计人员会提供具体的信息要求，如账户余额、交易日期、交易对手、交易内容等。此外，审计人员还会说明希望接收方如何确认这些信息，例如提供书面确认、电子确认或直接提供相关文件等。

(3)往来账询证函还会明确说明回函的截止日期和发送方式。审计人员会要求接收方在规定时间内提供回函，并指出回函应通过何种方式发送，如邮寄、电子邮件或直接送达。此外，询证函中还会说明审计人员将如何处理收到的回函，以及如接收方未能提供所需信息时，审计人员将采取的措施。这些内容有助于确保审计程序的顺利进行，并提高信息获取的效率。

四、询证函的发送与回函

(1)询证函的发送是审计过程中的关键步骤，它关系到审计信息的准确性和完整性。例如，根据某次审计报告，审计人员在发送询证函时，通常会选择在审计周期的前三个月内完成，以确保获取的信息与审计期间相对应。在实践中，审计人员会通过邮寄、电子邮件或直接送达等方式发送询证函。例如，某次审计中，审计人员向10家供应商发送了询证函，其中通过电子邮件发送的占70%，邮寄的占30%，最终成功回收回函的比率为90%。这一比率表明，电子邮件作为一种发送方式，其效率高于传统邮寄。

(2)询证函的回函处理同样重要。一旦收到回函，审计人员需及时核对信息，并与被审计单位的财务记录进行比对。例如，在某次审计中，审计人员收到了一家客户的询证函回函，回函显示的应收账款余额与被审计单位账面余额存在10%的差异。审计人员随即进行了深入调查，发现是由于双方在交易记录上存在误解所致。通过及时沟通和澄清，审计人员得以纠正了这一差异，确保了审计结果的准确性。

(3)在处理询证函回函时，审计人员还需注意时间管理和风险评估。例如，根据某项审计准则，审计人员应在收到回函后的15个工作日内完成核对工作。在实际操作中，如果审计人员发现回函信息存在问题，应立即采取行动，如与接收方联系、要求补充信息或重新发送询证函等。在另一案例中，由于审计人员未能及时处理回函，导致审计进度延误，最终影响了审计报告的发布。这一案例强调了在审计过程中，有效管理询证函回函的