物资采购合同管理制度.docxVIP

PAGE

1-

物资采购合同管理制度

一、总则

(1)物资采购合同管理制度旨在规范采购行为，确保采购活动依法、合规、高效进行，降低采购成本，提高物资采购质量，保障公司正常运营。本制度适用于公司各部门及下属单位所有物资采购活动。

(2)制度要求所有采购活动必须遵循公开、公平、公正、诚实信用的原则，严格按照国家法律法规、行业标准和企业内部管理规定执行。采购人员需具备相应的专业知识和职业道德，确保采购决策的科学性和合理性。

(3)公司设立物资采购管理部门，负责物资采购合同的制定、审核、签订、履行和监督等工作。物资采购管理部门应建立健全采购管理制度，定期对采购活动进行评估和改进，不断提高采购管理水平。

二、采购计划与预算管理

(1)采购计划与预算管理是物资采购合同管理制度的核心环节。根据公司年度经营计划，各部门需在每年第一季度提出下一年度的物资采购计划，包括采购物资种类、数量、预算及用途等。例如，某公司2019年度计划采购办公用品100万元，生产设备200万元，原材料300万元，总计600万元。

(2)物资采购管理部门在收到各部门的采购计划后，将进行汇总、审核和平衡，确保采购计划的合理性。审核过程中，将结合市场调研数据、历史采购数据及库存情况，对采购计划的准确性进行评估。如某公司在2018年因未充分考虑市场变化，导致原材料采购量过大，库存积压，增加资金占用，故在2019年采购计划中，该部门对原材料采购量进行了调整。

(3)采购预算管理要求各部门严格按照批准的采购计划执行，不得擅自超预算采购。采购预算应细化到每个采购项目，明确采购金额、支付方式及时间节点。例如，某公司某项目采购预算为50万元，分为三个阶段支付，分别在合同签订、设备到货及验收合格后支付。在实际操作中，物资采购管理部门将密切关注采购进度，确保预算执行情况与计划相符。如发现预算执行偏差，应及时向相关部门反馈，采取调整措施，确保采购活动顺利进行。

三、供应商选择与管理

(1)供应商选择与管理是确保物资采购质量的关键环节。公司设立供应商评审委员会，负责对潜在供应商进行资格审核、业绩评估和信用调查。评审委员会由采购、质量、财务等部门代表组成，确保评审过程的客观性和公正性。

(2)供应商选择遵循公开、公平、公正的原则，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式进行。招标文件明确供应商资格要求、技术标准、服务要求及报价要求等。例如，某公司采购一批原材料，通过公开招标，最终选定3家供应商参与竞争。

(3)供应商管理包括合同签订、履约监控、绩效评估和持续改进等环节。合同签订后，采购部门将监督供应商按照合同约定履行义务，确保物资质量、交付期限和服务水平。同时，定期对供应商进行绩效评估，根据评估结果调整供应商合作策略，持续优化供应商队伍。

四、合同签订与履行管理

(1)合同签订是物资采购合同管理制度的关键环节。采购部门在完成采购谈判后，需草拟合同文本，包括合同主体、标的物、数量、质量标准、价格、交付期限、支付方式、违约责任等内容。合同文本经法律部门审核后，提交给供应商签订。

(2)合同签订后，采购部门应将合同副本报送至相关部门备案，包括财务部门、法务部门、使用部门等。同时，建立合同台账，详细记录合同签订日期、供应商名称、合同金额、履行进度等信息。如某公司合同台账显示，2019年共签订采购合同50份，涉及金额5000万元。

(3)合同履行管理要求采购部门定期跟踪合同履行情况，包括货物交付、质量验收、服务支持等。在合同履行过程中，如发现供应商存在违约行为，采购部门应立即采取措施，包括要求供应商整改、暂停合同履行或解除合同等。此外，采购部门还应定期与供应商进行沟通，收集反馈意见，不断优化合同条款和采购流程。例如，某公司通过加强与供应商的沟通，成功缩短了采购周期，降低了采购成本。