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内部工作联络函标准表格

一、基本信息

(1)本联络函适用于公司内部各部门、各子公司之间就日常业务、项目管理、行政事务等方面进行沟通和协调。为确保信息传递的准确性和及时性，特制定本联络函标准格式。联络函应包含发送单位、接收单位、联络事项、处理要求、时间安排等必要信息。

(2)发送单位应明确填写单位名称、部门名称、联系人姓名及联系方式，以确保接收单位能够准确识别信息来源。接收单位应填写完整，包括单位名称、部门名称、联系人姓名及联系方式，以便发送单位及时与接收单位取得联系。

(3)联络事项应具体、明确，便于接收单位理解处理要求。事项内容应包括但不限于：业务流程、项目进度、问题反馈、工作安排等。同时，对于紧急事项，应在联络函标题中标注“紧急”字样，以便接收单位优先处理。

二、发送单位及接收单位信息

(1)发送单位信息应详尽填写，包括单位全称、所在地址、邮政编码、联系电话、传真号码以及电子邮箱等。例如，某公司全称为“华宇科技有限公司”，位于北京市朝阳区CBD核心区，邮政编码为100000，联系电话为010传真号为010电子邮箱为contact@。

(2)接收单位信息同样需准确无误，包括单位全称、所在地址、邮政编码、联系电话、传真号码以及电子邮箱等。例如，某子公司全称为“华宇科技有限公司深圳分公司”，位于深圳市南山区科技园，邮政编码为518057，联系电话为0755传真号为0755电子邮箱为szbranch@。

(3)在实际操作中，为确保信息传递的准确性，发送单位需在联络函中明确标注接收单位的具体部门，如“市场部”、“财务部”、“人力资源部”等。例如，若某项目需要财务部协助，则联络函中应明确标注“请财务部负责人收悉”，并在附言中详细说明所需协助的具体内容和时间要求。同时，发送单位还需在联络函中注明发送日期，以便接收单位记录和核对。

三、联络事项内容

(1)联络事项内容应详细描述具体业务情况，包括项目背景、目标、实施过程、预期成果等。例如，针对一项新产品的市场推广活动，联络事项内容可能包括：项目背景介绍，如产品特性、市场定位、目标客户群体；项目目标，如预期销售额、市场份额、品牌知名度提升等；实施过程，如营销策略、推广渠道、活动安排；预期成果，如销售数据、市场反馈、客户满意度等。

(2)在描述联络事项内容时，应明确指出具体问题或需求，并详细说明问题产生的原因、影响及可能的解决方案。例如，在项目管理过程中，若发现某项目进度滞后，联络事项内容应包括：项目名称、当前进度、滞后原因分析、对项目总进度的影响、可能的解决方案及所需支持。此外，还应提出对相关部门或人员的具体要求，如提供技术支持、资源调配等。

(3)联络事项内容还应包括对时间节点的要求，如项目完成时间、报告提交时间、会议召开时间等。例如，针对一项紧急的市场调研活动，联络事项内容可能涉及：调研活动启动时间、数据收集截止时间、报告撰写及提交时间、成果汇报会议时间等。同时，对于跨部门协作的项目，还需明确各部门的职责分工、协作流程及预期成果。此外，对于涉及保密信息的项目，应在联络事项中注明保密要求，确保信息安全。

四、联络事项要求及时间安排

(1)联络事项要求应具体明确，针对不同部门和人员提出具体的工作目标和预期成果。例如，针对一项跨部门合作的项目，要求市场部在下周二前完成市场分析报告，销售部在下周三前准备好销售策略方案，技术部在下周四前完成产品技术支持文档。同时，要求各部门负责人在项目实施过程中保持沟通，确保信息同步。

(2)时间安排方面，应制定详细的时间表，明确每个阶段的时间节点和任务完成情况。例如，项目启动阶段要求在第一个月内完成项目计划、团队组建和初步培训；项目实施阶段要求每两周召开一次项目进度会议，确保项目按计划推进；项目收尾阶段要求在项目完成后一周内提交项目总结报告，并进行项目评估。

(3)在时间安排上，应考虑到可能的意外情况和风险因素，预留一定的缓冲时间。例如，对于可能出现的设备故障、人员变动等风险，应在时间安排中预留一定的时间余地，以便及时调整计划。此外，对于关键节点和重要任务，应设置预警机制，确保在任务完成前能够及时发现并解决问题。同时，要求各部门在遇到问题时及时上报，以便共同协商解决方案。

五、附件及备注

(1)附件部分应包含与联络事项直接相关的所有文件和资料，如项目计划书、预算表、合同文件、技术文档、市场调研报告等。为确保附件的完整性和可读性，建议对附件进行编号，并在正文中明确标注附件名称及编号，方便接收单位查阅。

(2)备注栏用于补充说明联络事项中的未尽事宜或特殊情况。例如，若项目涉及敏感信息，应在备注栏中注明“本文件涉及公司机密，请妥善保管”；若某些任务需