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公司公文文书管理规定

第一章文件分类与归档

第一章文件分类与归档

(1)公司文件根据其性质、内容和用途，分为行政文件、业务文件、财务文件、人事文件、技术文件、合同文件等六大类。行政文件主要包括公司规章制度、会议纪要、通知通报等，业务文件涉及公司业务运营的各种文件，如市场调研报告、销售计划、项目总结等。财务文件包括财务报表、凭证、审计报告等，人事文件涵盖员工招聘、培训、考核、薪酬等人事管理相关资料。技术文件则涉及公司研发、生产、维护等方面的技术资料。合同文件则包括各类合同、协议等。

(2)为确保文件归档的科学性和规范性，公司设立专门的档案室，配备专业的档案管理人员。档案室按照《档案法》及相关规定，对各类文件进行分类、编目、归档。文件归档前，需进行审核，确保文件的真实性、完整性和准确性。根据文件的重要性和密级，分为公开文件、内部文件和秘密文件，分别采取不同的保管措施。例如，对于涉及国家秘密和企业商业秘密的文件，实行严格的保密制度，采取加密存储、限制访问等方式。

(3)公司文件归档遵循“集中管理、分级保存、方便利用”的原则。档案室对归档文件进行分类整理，建立档案目录，实现档案的数字化管理。档案检索系统提供便捷的查询服务，员工可通过关键词、日期、文件号等多种方式快速找到所需文件。为提高文件利用效率，公司定期对归档文件进行数字化处理，确保文件信息的长期保存和方便利用。以2020年为例，公司档案室共接收各类文件10000余份，其中数字化处理文件占80%，提高了文件管理效率。

第二章文件管理职责与权限

第二章文件管理职责与权限

(1)公司文件管理实行责任制，明确各级管理人员和员工的文件管理职责。公司总经理担任文件管理第一责任人，负责制定公司文件管理政策，监督文件管理制度的执行。各部门负责人为本部门文件管理的直接责任人，负责组织本部门员工遵守文件管理制度，确保文件安全、完整。具体职责包括但不限于：文件起草、审核、签发、分发、归档、销毁等环节的管理。

(2)文件管理权限方面，公司实行分级授权制度。总经理对涉及公司重大决策、战略规划、对外合作等文件的签发具有最终决定权。各部门负责人对部门内部文件、业务文件等具有签发权，但需报总经理审批。员工在职责范围内，可签发日常工作中形成的文件，如工作计划、报告等。对于保密文件，公司设立保密委员会，负责审批涉及国家秘密和企业商业秘密的文件签发。

(3)文件管理人员需具备以下权限：对文件进行审核、签发、分发、归档、销毁等操作；对文件进行加密、解密、传输等安全处理；对文件进行数字化处理，实现电子化管理；对文件进行定期检查、维护，确保文件信息准确、完整。同时，文件管理人员应遵守以下规定：不得泄露文件内容；不得擅自更改文件内容；不得擅自删除文件；不得将文件用于个人目的。违反上述规定的，公司将依法依规追究相关人员责任。

第三章文件保管与销毁

第三章文件保管与销毁

(1)公司文件保管工作遵循安全、完整、便于利用的原则，确保文件在保管过程中的保密性、真实性和有效性。文件保管分为物理保管和电子保管两种形式。物理保管要求档案室配备防火、防盗、防潮、防虫蛀等设施，确保文件在储存过程中的安全。档案室对文件实行分类存放，不同密级的文件分开存放，并设立明显的标识。电子保管则通过加密存储、定期备份等方式，确保电子文件的安全。

(2)文件保管期限根据文件的性质、内容和用途确定。一般文件保管期限为5年，重要文件、历史文件和特殊文件保管期限可适当延长。文件保管期间，档案管理人员需定期对文件进行检查，发现损坏、丢失等情况应及时修复或补充。对于超过保管期限的文件，需按公司规定进行鉴定和处理。例如，2021年，公司档案室对2016年前的重要文件进行了鉴定，其中50%的文件因符合历史价值被永久保存。

(3)文件销毁工作严格按照国家档案局《档案销毁办法》和公司相关规定执行。文件销毁前，需进行鉴定，确认文件已失去保存价值。鉴定工作由档案室和相关部门共同完成。文件销毁方式包括物理销毁和电子销毁。物理销毁采用碎纸机、焚毁等手段，确保文件内容无法恢复。电子销毁则通过专业软件对电子文件进行彻底删除，避免数据恢复。文件销毁过程中，需有两人以上现场监督，确保销毁过程符合规定。销毁后的废纸、废液等废弃物按照国家环保要求进行处理。例如，2020年，公司档案室对6000份超过保管期限的文件进行了销毁，其中物理销毁5000份，电子销毁1000份。