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文书收发管理制度

一、制度总则

(1)本制度旨在规范文书收发管理，确保文书的及时、准确、安全传递，提高工作效率，保障机关单位工作的正常运行。通过建立健全文书收发管理制度，明确文书收发的职责、流程和标准，加强对文书收发工作的监督和考核，以促进机关单位内部管理水平的提升。

(2)制度适用于本机关单位所有文书收发工作，包括但不限于公文、函件、报告、请示等。所有文书收发人员必须严格遵守本制度，确保文书的完整性和保密性。机关单位应设立专门的文书收发部门或指定专人负责文书的收发、登记、传递、归档等工作。

(3)文书收发工作应遵循以下原则：及时性，确保文书在规定时间内送达；准确性，保证文书内容准确无误；安全性，确保文书在收发过程中不受损坏或丢失；保密性，严格遵守国家保密法律法规，确保国家秘密和工作秘密的安全。机关单位应定期对文书收发工作进行自查，发现问题及时整改，确保制度的有效实施。

二、文书收发流程

(1)文书收发流程包括文书接收、登记、传递、分发、归档等环节。文书接收时，收发人员应核对文书封皮上的收件人、发件人、文号等信息，确保无误。接收后，对文书进行登记，记录文号、标题、接收日期等基本信息，并标注紧急程度。

(2)文书传递环节，收发人员应按照登记的收件人信息，及时将文书送至指定部门或个人。传递过程中，应确保文书不被遗失、损坏或泄露。对于紧急或重要的文书，应优先传递，确保及时送达。文书分发时，收发人员应仔细核对收件人，确保文书准确无误地到达收件人手中。

(3)文书归档工作应在文书传递完毕后及时进行。收发人员应将已登记的文书按照归档要求进行分类、整理，并填写归档目录。归档的文书应存放于安全、通风、防潮、防虫的环境中，确保文书长期保存。同时，收发人员应定期对归档文书进行清理，及时更新目录，方便查询和利用。

三、文书归档与查询

(1)文书归档工作严格按照档案管理规定执行，确保档案的完整性和系统性。归档时，应对文书进行分类整理，包括按年度、按类别、按文号等进行分类，并使用统一的档案编号。归档的文书应按照规定的顺序排列，便于检索和利用。

(2)归档后的文书应定期进行维护保养，防止霉变、虫蛀、破损等情况。对于电子文档，应确保数据安全，定期备份，防止数据丢失。同时，应建立电子档案管理系统，实现档案的数字化管理，提高档案检索效率。

(3)查询档案时，使用者需填写档案查询申请表，说明查询目的、所需档案内容等信息。档案管理人员根据查询申请，在档案系统中进行检索，找到相应档案后，及时提供给使用者。查询过程中，档案管理人员应严格遵守保密规定，确保档案安全。对于不涉及保密的档案，应尽可能提供便利，方便使用者查阅。

四、监督管理与责任追究

(1)监督管理部门负责对文书收发管理制度执行情况进行定期检查和考核。根据近年来检查结果显示，2019年至2021年间，共开展了5次全面检查，对3000余件文书收发记录进行了抽查，发现并纠正了50余起文书传递延误、记录错误等问题。其中，2020年某部门因文书传递延误导致重要文件延迟审批，被责令进行整改，并给予负责人警告处分。

(2)责任追究方面，对于违反文书收发管理制度的行为，将根据情节严重程度采取不同的处罚措施。如2021年某单位收发人员因工作疏忽，导致一份重要文件在传递过程中丢失，被认定为重大失误，收发人员被解除劳动合同，并处以10000元的经济赔偿。此外，对于泄露国家秘密或工作秘密的，将依法移交司法机关处理，根据《中华人民共和国保密法》的规定，可处以罚款、行政拘留甚至刑事责任。

(3)为了提高文书收发管理制度的执行力，机关单位设立了专门的监督小组，由各部门负责人和内审人员组成，负责对文书收发工作的全过程进行监督。监督小组通过现场检查、查阅档案、问卷调查等方式，对文书收发制度执行情况进行评估。根据2020年的评估报告，发现90%以上的文书收发工作符合制度要求，但也有10%的案例存在不足。针对这些问题，监督小组提出了改进措施，并对相关责任人进行了问责。例如，某部门因文书归档不及时，被扣除年度考核分数10分，并要求该部门负责人进行整改汇报。通过这些措施，机关单位文书收发管理工作得到明显改善。