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大型会议中的秘书工作

大型会议中的秘书工作

各级党政领导在加强经济工作活动中，经常主办或承办一些非规范性

的以经济内容为主题的大型会议，比如，经贸洽谈会、商品博览会、

纪念活动会、某某节活动会，等等。这类会议不是法规规定的，也没

有时间、规模的限制，有的是一个地区独办的，有的是几个地区或几

个部门联合举办的，也有是全国性或国际性的会议由某市承办的，如

“全运会”。对于这些会议中的秘书工作内容如何？笔者通过调查了

解，大致情况如下：

一、秘书机构的名称此类会议，一般要成立领导小组（有的叫筹

备小组）或委员会，由地方党政领导担任组长或主任，各有关方面负

责人参加为成员，领导整个会议期间的活动。在领导小组或委员会下

面，设大会秘书处或办公室，作为大会的办事机构，负责安排会议活

动和处理具体事务。同时，根据大会工作任务需要，可设商品展销部、

项目洽谈部、投资部以及专业或业务性等机构，分别承担大会的某项

任务。现就大会秘书处的工作介绍一，大会秘书处可以根据工作需

要，分设若干小组。大会秘书处设秘书长一人，由同级党委、政府的

秘书长担任，设副秘书长若干人，由有关方面人士担任，协助秘书长、

分工某一方面工作。会议领导机构和秘书工作、业务工作等机构，

一般为临时性的，会议结束后随之撤销。

二、大会秘书处的作用大会秘书处对推动会议目标、任务的贯彻

落实，使会议开好、开成功，取得圆满的效果，具有至关重要的作用。

这种作用主要体现在：

1、科学合理地安排大会活动和议程，使会议正常有序地进行；

2、优质、高效、廉洁地开展活动，发扬良好的会风；

3、协调各方关系，创造团结、友好、和谐、愉快的气氛；

4、做好会议的各项服务工作，使参会人员特别是外国外笈外资和

外省市人员，有一个安全、舒适、轻松的生活、工作环境；

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5、向领导返馈会议过程中的信息，便于领导及时掌握情况，调控

会议进程。总之，大型会议的秘书工作是一项极为重要的工作，在会

议期间，各级领导都集中精力、集中人力，把会议开好。作为领导参

谋助手的秘书工作，必须全力以赴投入，供谋献策，充当参谋长的角

色，发挥不可替代的重要作用。

三、大型会议秘书工作的特点会议秘书工作与党政机关正常的秘

书工作不同，主要区别在于：

一是临时性。机关秘书工作是连续性的，只要机关正常的办公、只

要领导有活动，秘书工作就不能停止。而会议秘书工作是有时间性的，

会议结束后，这阶段的秘书工作就算完成任务。因此，会议秘书工作

在会议结束后，机构就要撤销，参与工作的人员就要回到原来工作岗

位。

二是综合性。一次大型会议需要多方面的服务，除秘书事务服务外，

还有宣传、广告、文艺、交通、通讯、电脑、摄影、保卫、卫生、财

务以及饮食、住宿等很多方面，平时这些工作分属于各个有关部门管

理，但这些部门又不能全部搬到会上，只有抽调几个专业人员派到会

上服务，由大会秘书处统一管理指挥。因此，会议的秘书工作就显得

复杂多样，包罗万象，既有秘书性事务，又有与秘书有关和非秘书性

事务，统称之谓会议秘书工作的内容。

三是创新性。除党代会、人代会有比较统一的规范外，许多大型会

议尤其是经济、科技、文化艺术、体育运动方面的会议，没有统一的

模式，也无一定的规范。有的如名人（孔子、屈原等）、名花（牡丹、

茉莉等）、名物（龙虾、茶叶、服装等）的节日活动，过去很少甚至

没有搞过，现在比较盛行。目的是借以提高地方知名度，有利于