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应用文写作

;学习项目二：

日常文书;;课程导入：;信件问题诊断;一、电子信函的概念;二、例文;三、写作要点;?（一）关于主题?

主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性

??1.一定不要空白标题，?这是最失礼的。

?2.最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。?

??3.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。?

??4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。???

5.可适当用使用大写字母字符（如“*！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度。;?（二）关于称呼与问候??

?1．邮件的开头要称呼收件人，称呼是第一行顶格写。

???恰当地称呼收件者，拿捏尺度：如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。???

2．?Email开头、结尾最好要有问候语、祝颂语，：

???开头问候语是称呼换行空两格写。英文邮件最简单的开头写一个“HI”，中文邮件的写个“您好”或者“你好”；英文邮件结尾常见的写个Best?Regards，中文邮件的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。若是尊长应使用“此致敬礼”。

注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。;（三）正文?

Email正文应要简明扼要，行文通顺。

1.若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称，以示对对方的尊重。

2.宜简明扼要的说清楚事情，如果事情复杂，最好1、2、3、4列几个段落进行清晰明确的说明；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述；最好不要让对方拉滚动条才能看完你的邮件?。

?3.注意行文应通顺，多用简单词汇和短句准确清晰地表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。

4.注意email的论述语气，须尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查?。

6.?Business?Email?不要动不动使用?:)?之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻。;（四）附件??

?1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。??

2.附件文件的命名最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。???

3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。

4.?附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文档。;（五）结尾签名??

???每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。??

??1.?签名信息不宜过多??

电子邮件消息末尾加上签名文件是必要的。签名文件可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

2.引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。;（六）回复技巧??

??1.及时回复Email

收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是24小时内；??如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”，不要让对方苦苦等待。

?如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2.?进行针对性回复

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。

3.?回复不得少于10个字

对方给你发来一大段邮件，你却只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。;（七）正确使用发送，抄送，密送??

要区分To、CC、BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）?

1.To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

2.