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公文收发管理制度范本

一、总则

一、总则

本制度旨在规范公文收发管理，提高公文处理效率，确保公文传递的安全、准确和及时，维护机关工作秩序，促进机关高效运转。公文是指机关单位在公务活动中形成的具有法定效力和规范格式的文书，包括上行文、下行文和平行文。本制度适用于本机关所有公文的收发、登记、传递、归档和销毁等工作。

为加强公文管理，机关应当建立健全公文收发管理制度，明确公文管理职责，规范公文收发程序，确保公文安全、准确、及时地传递。公文管理人员应具备较高的政治素质和业务能力，严格遵守国家法律法规和机关公文处理规定，确保公文管理的规范化、标准化。

本制度遵循以下原则：一是依法依规原则，严格按照国家法律法规和机关公文处理规定执行；二是统一管理原则，对机关所有公文进行统一登记、统一传递、统一归档、统一销毁；三是安全保密原则，确保公文在收发过程中不发生泄露、丢失等安全事故；四是高效便捷原则，简化公文收发流程，提高公文处理效率。

二、公文分类及格式

公文根据内容和性质分为上行文、下行文和平行文。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文；下行文是指上级机关向下级机关发出的公文；平行文是指同级机关之间或者不相隶属的机关之间相互行文的公文。各类公文应当符合国家公文格式标准，包括文头、发文字号、签发人、标题、正文、附件、成文日期、印发日期等要素。

三、公文收发程序

公文收发程序包括接收、登记、传递、分发、归档等环节。接收公文时，应认真核对公文份数、密级、签发人等要素，确保无误。登记公文时，应详细记录公文的基本信息，包括文号、标题、份数、收发时间等。传递公文应按照规定的传递路线和时限进行，确保公文及时送达。分发公文时，应根据公文内容、密级和紧急程度，指定专人负责。公文归档时，应按照档案管理要求进行整理、编目、归档。

二、公文收发流程

(1)公文接收环节是公文收发流程的第一步，该环节至关重要。通常，机关单位会设立专门的收发室或指定专人负责接收公文。以某市政府办公室为例，每天平均接收公文数量达到200份，其中包括上行文、下行文和平行文。接收过程中，工作人员需仔细核对公文信封上的发文字号、密级、签发人等信息，确保接收的公文与机关职责相符。一旦发现异常，如公文丢失、密级不符等问题，应立即报告上级领导，并采取相应措施予以处理。

(2)公文登记环节是确保公文流转有序的关键环节。在登记过程中，工作人员需将公文的基本信息，如文号、标题、收文日期、份数等，详细记录在登记簿上。例如，某机关单位在一个月内共登记公文1000余份，其中上行文500份，下行文300份，平行文200份。登记簿作为公文管理的原始记录，对于后续的查询、统计和分析具有重要意义。同时，登记簿还需定期进行整理和归档，以便于后续的查阅和管理。

(3)公文传递环节是公文收发流程中的核心环节，直接关系到公文处理的效率和质量。传递过程中，应严格按照公文性质、密级和紧急程度选择合适的传递方式。例如，对于紧急公文，可采用特快专递、传真、电子公文等方式进行传递。以某机关单位为例，在一个月内通过特快专递传递公文200份，传真传递公文300份，电子公文传递公文500份。传递过程中，工作人员需确保公文在传递过程中不发生丢失、损坏等情况。此外，对于跨地区、跨部门的公文传递，还需与相关单位建立良好的沟通机制，确保公文传递的及时性和准确性。

三、公文归档与销毁

(1)公文归档是公文管理的重要环节，旨在永久保存或长期保存具有查考价值的公文。归档工作按照国家档案管理的规定进行，分为永久、长期和短期三种保存期限。例如，某机关单位每年归档的公文数量约为1500份，其中永久保存300份，长期保存800份，短期保存400份。归档时，公文需按照文件分类、时间顺序等原则进行整理，并编制归档目录，便于查询和管理。

(2)公文销毁是处理不再具有保存价值的公文的重要程序。销毁工作应遵循国家保密法律法规和档案管理规定，确保销毁过程中的安全和保密。销毁方式包括焚毁、碎纸机粉碎、电子化销毁等。例如，某机关单位每年销毁的公文数量约为500份，其中通过焚毁销毁300份，碎纸机粉碎200份。销毁前，需对拟销毁的公文进行严格审查，确认其不再具有保存价值，并做好销毁记录，防止公文遗失或泄露。

(3)公文归档与销毁工作应由专门的档案管理部门负责，并建立健全管理制度。档案管理部门需定期对归档和销毁的公文进行复查，确保归档准确无误，销毁彻底。此外，机关单位还需加强对档案管理人员的培训，提高其业务素质，确保公文归档与销毁工作的高效、规范。例如，某机关单位每年组织档案管理人员参加专业培训，培训内容包括档案管理法规、档案整理规范等，以提升档案管理水平。

四、监督管理与责任追究

(1)监督管理是确保公文收发管理制度有效实施的重要手段。机关单位应设立专门的