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公司文件收文管理制度

一、总则

公司文件收文管理制度第一章总则

（1）为加强公司文件收文管理工作，确保文件收文流程的规范化、标准化，提高工作效率，特制定本制度。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》等相关法律法规，结合公司实际情况，本制度旨在规范公司内部文件收发、登记、传递、存档等工作。

（2）本制度适用于公司各部门、子公司及分支机构，所有公司文件收文活动均应遵循本制度。收文管理工作的基本原则为：统一领导、分级负责、逐级登记、及时传递、严格保密、规范存档。通过实施本制度，力求实现文件收文工作的透明化、高效化，为公司经营决策提供准确、及时、全面的文件信息支持。

（3）公司文件收文管理部门负责制定文件收文管理制度，并组织实施。各部门应指定专人负责文件收文的日常工作，确保文件收文流程的顺畅进行。文件收文管理工作的目标是：确保公司重要文件及时准确送达相关部门和人员，提高文件利用效率，降低文件管理成本，保障公司信息安全。具体来说，包括以下方面：一是建立完善的文件收文登记制度，对收到的文件进行详细登记，包括文件名称、收文时间、收文人、收文部门等；二是建立健全的文件传递制度，确保文件在各部门间高效传递，提高文件处理速度；三是严格保密文件管理，确保涉密文件安全，防止泄密事件发生；四是加强文件归档工作，确保文件完整、准确、有序地归档，便于日后查阅和利用。

同时，为加强文件收文管理的监督与考核，公司将设立文件收文管理监督小组，负责对各部门文件收文工作进行检查、评估，对违反本制度的行为进行纠正和处理。通过以上措施，旨在提高公司文件收文管理水平，为公司的发展提供有力保障。

二、收文范围与分类

公司文件收文管理制度第二章收文范围与分类

(1)公司文件收文范围包括但不限于以下几类：公司内部发文、上级单位及政府部门下发的政策文件、行业规范、标准及通知、各类合同、协议、市场调研报告、业务报表、财务报表、人力资源文件、法律文件、安全环保文件等。所有涉及公司经营管理、业务开展、人力资源、法律合规、安全环保等方面的文件均属收文范围。

(2)文件分类依据内容性质、紧急程度、密级程度等标准进行。具体分类如下：公司内部发文分为常规文件和紧急文件，常规文件指一般性业务通知、工作安排等，紧急文件指需要立即处理的突发事件、紧急情况等；上级单位及政府部门下发的文件分为政策性文件和业务指导文件，政策性文件指涉及公司整体战略、方针、政策等，业务指导文件指指导公司业务开展、操作执行的具体规范；合同、协议、市场调研报告、业务报表、财务报表等分为公开文件和内部文件，公开文件指对外公开的文件，内部文件指仅供公司内部查阅和使用的文件。

(3)根据文件密级程度，公司文件收文分为以下等级：公开文件、内部文件、秘密文件、机密文件和绝密文件。公开文件指无密级限制，可公开查阅的文件；内部文件指涉及公司内部事务，不宜对外公开的文件；秘密文件指涉及公司商业秘密，不宜对外泄露的文件；机密文件指涉及国家秘密，公司内部严格保密的文件；绝密文件指涉及国家安全、公司核心商业秘密，必须严格控制、绝对保密的文件。各部门在收文过程中，应严格按照文件密级要求，妥善保管和使用文件，确保信息安全。

三、收文流程与处理

公司文件收文管理制度第三章收文流程与处理

(1)收文登记：收到文件后，收件人应立即进行登记，包括文件名称、发文单位、收文时间、密级、紧急程度、文件份数等。登记信息需准确无误，登记完毕后，收件人需将登记信息反馈给文件收文管理部门。例如，某公司每日收文登记量平均达到50份，通过高效登记流程，确保了文件及时传递和处理。

(2)文件传递：收文管理部门根据文件分类和紧急程度，将文件传递至相关部门。传递方式包括电子邮件、内部传阅系统、专人送达等。传递过程中，需确保文件安全，防止遗失或损坏。如遇紧急文件，应优先传递，确保文件在最短时间内送达。例如，某公司曾发生一起紧急事件，通过快速传递流程，相关文件在30分钟内送达至各部门。

(3)文件处理：各部门接收文件后，应根据文件内容进行分类处理。对于常规文件，需在规定时间内完成处理；对于紧急文件，应立即启动应急处理机制。处理过程中，各部门需保持沟通，确保文件处理工作顺利进行。例如，某公司某部门收到一份涉及业务调整的紧急文件，通过高效处理，该部门在3小时内完成了业务调整工作，确保了公司业务的正常开展。