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合同评审会议纪要撰写规范
合同评审会议纪要撰写规范
一、合同评审会议纪要撰写规范
合同评审会议是企业项目管理中的重要环节，其会议纪要的撰写对于记录会议内容、明确各方责任、跟踪项目进展具有重要意义。一份高质量的合同评审会议纪要应具备清晰的结构、准确的内容和规范的格式。
（一）会议基本信息记录
会议主题
明确记录会议的核心议题，即本次合同评审的具体项目名称或合同编号。这有助于在后续查阅时快速了解会议的背景和重点。
会议时间与地点
详细记录会议的具体时间，包括日期、开始和结束时间，以及会议召开的地点。时间记录应精确到分钟，地点应具体到会议室名称或地址。这些信息对于后续的会议安排和协调具有参考价值。
参会人员
列出所有参会人员的姓名、所在部门及职务。对于重要的参会人员，如合同评审小组的组长、关键部门的负责人等，应特别标注其在会议中的角色。这有助于明确各方在会议中的职责和决策权限，同时也便于在后续工作中进行沟通和协调。
会议主持人
记录会议的主持人姓名及职务。主持人在会议中起着引导和组织的作用，其记录有助于明确会议的流程和节奏把控。
（二）会议议程与讨论内容
议程概述
简要概述会议的议程安排，包括合同评审的主要阶段和内容。例如，合同条款的审核、技术方案的评估、商务条件的协商等。议程概述应清晰地反映会议的逻辑顺序和重点环节，使读者能够快速了解会议的整体框架。
合同条款评审
详细记录合同条款的评审过程和讨论内容。对于每一项重要的合同条款，应记录其具体内容、评审意见以及各方的讨论结果。例如，对于价格条款，应记录合同约定的价格计算方式、付款条件、价格调整机制等，并详细记录参会人员对价格条款的合理性、可行性的讨论意见。对于质量条款，应记录合同规定的质量标准、验收方法、质量保证期等内容，以及各方对质量条款的审核意见和建议。在记录过程中，应特别关注合同条款中存在的问题和风险点，如实记录各方的讨论情况和解决方案。
技术方案评估
如果合同涉及技术方案，应详细记录技术方案的评估过程和结果。包括技术方案的可行性、先进性、安全性等方面的评估内容。记录技术专家对技术方案的详细分析和评价意见，以及针对技术方案中存在的问题提出的改进建议。例如，在一个软件开发合同的评审中，技术方案评估部分应记录软件的功能需求、技术架构、开发进度计划等内容的讨论情况，以及对技术方案是否能够满足项目需求的评估结论。
商务条件协商
记录商务条件的协商过程和结果。商务条件通常包括合同的签订方式、履行期限、违约责任、争议解决方式等。在会议纪要中，应详细记录各方对商务条件的讨论意见和协商结果。例如，对于履行期限，应记录合同约定的具体时间安排，以及各方对履行期限的合理性、可操作性的讨论情况。对于违约责任，应记录合同规定的违约情形、违约责任的承担方式等内容，以及参会人员对违约责任条款的审核意见和建议。同时，还应记录在协商过程中各方达成的共识和存在的分歧，以及针对分歧的解决方案和后续协商计划。
其他重要议题
除了上述主要议程外，还应记录会议中讨论的其他重要议题。这些议题可能包括合同的法律风险分析、项目进度安排、资源分配等内容。对于每个议题，应详细记录讨论内容、各方意见以及最终的决策结果。例如，在法律风险分析议题中，应记录法律顾问对合同可能面临的法律风险的详细分析，以及针对这些风险提出的防范措施和建议。
（三）会议结论与决策
评审结论
明确记录会议的评审结论，即合同评审小组对合同的整体评价和意见。评审结论应简明扼要，明确指出合同是否通过评审，以及通过评审的条件和要求。例如，“会议评审小组一致同意该合同通过评审，但需对合同第X条价格条款进行调整，明确价格调整机制”。
决策意见
记录会议中各方做出的决策意见和后续行动计划。对于合同评审过程中发现的问题和风险，应记录各方的决策意见和解决方案。例如，对于合同中存在的一项技术风险，会议决策意见可能是“由技术部门牵头，联合供应商在一周内提出详细的技术改进方案，并重新进行技术方案评估”。同时，还应记录会议中确定的后续工作安排和责任分工，明确各部门和人员在后续工作中的职责和任务。
（四）会议纪要的格式与规范
文档格式
会议纪要应采用统一的文档格式，包括字体、字号、行距等。一般建议使用宋体或黑体，字号为小四或四号，行距为1.5倍行距。标题和小标题应使用加粗或不同字号加以区分，以增强文档的可读性。同时，应合理使用段落分隔和编号，使会议纪要的结构更加清晰。
语言表达
会议纪要的语言应简洁明了、准确规范。避免使用模糊不清或过于复杂的语言表达，确保记录的内容能够准确传达会议的真实情况。在记录过程中，应尽量使用客观的语言，避免带有个人主观色彩的评价和判断。同时，应确保语言的连贯性和逻辑性，使会议纪要的读者能够顺畅地阅读和理解。
签字确认
会议纪要完成后，应提交给会议主持人和参会人员
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