受控与非受控文件.pdf

文件分为受控文件和非受控文件，受控文件是非受控文件的对称。受控文件

和非受控文件应分别加盖“受控文件”和“非受控文件”印章，凡是存在修改和换版

的文件就是受控文件。其作用主要是用于各类体系文件的控制，如ISO9000体

系的要求。

受控文件是指该文件受发放部门控制，未经批准不得擅自复制，并便于收回。

凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件。也就是说受控文件

主要是控制使用文件的唯一有效版本。一般来说这些文件是长期使用并始终处于

修改和换版状态的文件，如：成本手册、程序文件、各种规章制度、定额、标准

成本、预算等。受控文件作废时，应从所有使用场合及时收回，以防止其误用。

如：ISO、GMP等文件。受控文件就是按ISO9001标准4.2.3（或GB/T19001

及其它体系）要求予以控制的文件。受控文件的起草、审核、发布、实施、登记

都应该规定执行。当需要修改时，应按文件控制程序实施，一般须经过提出修改

意见，讨论修改、审核通过，发布、收回过期文件、登记文件一览表等程序，而

不得随意修改。受控文件封面一般加盖受控图章。原版性文件即原始签字原件

由公司文件管理部门人员存档备查，不盖受控章；按照责任范围分发的文件为复

印件加盖受控章并编号，领用时由领用部门人员签字并在文件发放记录上登记；

当该文件需修改再版或撤消时按文件发放记录收回并登记。“受控文件”应制定程

序对其进行控制；OHS管理手册、程序文件和作业文件用于对外宣传和交流时，

可加盖非受控文件印章，不作跟踪管理，组织内部使用时，必须加盖受控文件印

章，列入受控范围；需增领文件时，应到文件管理部门按手续领取，严禁自行复

印；持有者应妥善保管，不得涂改、损坏、丢失。组织各项活动中具有重要指导

和检查作用的文件，由于它对质量活动存在重大影响。因此，存在着作用范围、

有效时间等多种要素。为了保证其正确使用，对其发放、存放各个环节都必须形

成明确其范围、时效、责任人等要求的文件，对于这些文件所处状态应严格掌握，

并有书面接纳，对于其失落、损坏，也应有一个报批及处理规定，对于失效的受

控文件要有回收的制度，以及报废的方法，非受控文件则不需要如此完备的规定，

它一般指可扩大发放范围，并不再回收的文件。

一.目的：

对文件进行控制，确保文件的使用场所使用有效文件，并及时从所有发放或使用场

所撤回失效或作废的文件，防止作废文件被错用、误用，从而保证管理体系的有效运行。

二.范围：

本程序适用于管理体系有效运行的所有部门或个人的所有文件和资料（包括外来文

件）的控制，规定了文件的编写、审批、发布、实施、标识、归档、借阅、修改、作废、处

置的方法。

三.职责：

3.1总经理负责管理文件的批准。

3.2管理者代表负责管理文件的审核。

3.3办公室人资行政部负责文件的管理和控制，包括外来文件的管理和控制。

3.4各部门负责本部门所有使用文件的管理和控制。

四.程序：

4.1文件的编写、审批。

4.1.1公司文件根据文件的性质由相关部门起草。

a)管理体系文件由总经理批准。

b)行政文件由办公室起草或委托有关部门起草，人资行政部审核，总经理批准。

c)作业性文件如产品标准图样、工艺、作业指导书、操作规程、检验规程、确认规定、

规章制度等文件由各部门负责编制，经部门负责人审核后，由主管领导批准。

4.2文件的编号所有文件都应有唯一的编号，以便区别、归档、保存。具体编号方法：

a）人资行政部的文件编号方法RZXZ—***

b）生产部的文件编号方法SC—***

c）WRAP社会责任的文件编号方法WRAP—***

d）品牌事业部营销的文件编号方法YX—***

e)采购、担当方面贸易部的文件编号方法MY—***

f）工会的文件编号方法GH—***

4.3文件的发布

4.3.1文件发放前应规定文件的发放范围，经管理者代表审批，并填写好《文件发放范

围签收表》，人资行政部负责。

4.3.2经审批后的各类手册（如WRAP管理手册、反恐手册、安全手册、环境手册等）、

程序文件、制度文件、作业性文件(管理性)统一由办公室人资行政部发放。收件人需在签收

表上签收。

4.3.3各部门内部文件由部门负责人发放。收件人需在签收表上签收。