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2024版合同归档管理制度实施细则及操作手册

本合同目录一览

1.合同归档管理制度概述

1.1制度目的与原则

1.2合同归档范围

1.3合同归档流程

1.4合同归档时间要求

1.5合同归档质量标准

2.合同归档组织架构与职责

2.1归档管理部门

2.2归档人员职责

2.3归档工作协调机制

3.合同归档材料准备

3.1合同文本

3.2相关附件

3.3归档材料清单

3.4归档材料格式要求

4.合同归档流程及操作

4.1合同归档申请

4.2归档材料审查

4.3归档材料录入

4.4归档材料存储

4.5归档材料查阅与借阅

4.6归档材料销毁

5.合同归档信息化管理

5.1归档信息管理系统

5.2系统功能介绍

5.3系统操作流程

5.4系统维护与升级

6.合同归档安全管理

6.1物理安全

6.2信息系统安全

6.3数据安全

6.4安全责任与奖惩

7.合同归档费用及预算

7.1费用构成

7.2预算编制

7.3费用报销

8.合同归档档案统计与分析

8.1归档档案数量统计

8.2归档档案质量分析

8.3归档档案利用情况分析

9.合同归档档案鉴定与整理

9.1鉴定标准

9.2整理流程

9.3分类与编目

9.4归档档案修复与保护

10.合同归档档案查阅与借阅

10.1查阅与借阅申请

10.2查阅与借阅流程

10.3查阅与借阅权限

10.4查阅与借阅记录

11.合同归档档案销毁

11.1销毁范围

11.2销毁流程

11.3销毁记录

12.合同归档档案监督与检查

12.1监督检查内容

12.2监督检查方式

12.3监督检查结果处理

13.合同归档档案培训与宣传

13.1培训内容

13.2培训方式

13.3宣传渠道

14.合同归档管理制度修订与完善

第一部分：合同如下：

1.合同归档管理制度概述

1.1制度目的与原则

本制度旨在规范公司合同归档管理工作，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，提高合同管理效率，为公司决策提供有效支持。

1.2合同归档范围

1.2.1所有公司内部签订的合同文本，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、委托合同等。

1.2.2合同相关附件，如协议书、补充协议、变更协议、结算单等。

1.3合同归档流程

1.3.1合同签订后，双方当事人应将合同文本及相关附件提交归档管理部门。

1.3.2归档管理部门对提交的合同材料进行审核，确保材料齐全、符合归档要求。

1.3.3审核通过的合同材料由归档管理部门进行归档。

1.4合同归档时间要求

1.4.1合同签订后，双方当事人应在5个工作日内将合同材料提交归档。

1.4.2特殊情况需延长提交时间的，需经归档管理部门批准。

1.5合同归档质量标准

1.5.1合同文本应完整、清晰，无涂改、破损。

1.5.2合同附件应齐全，与合同文本内容相符。

1.5.3归档材料应按照规定格式进行编号、分类、编目。

2.合同归档组织架构与职责

2.1归档管理部门

2.1.1负责公司合同归档工作的组织实施。

2.1.2负责制定合同归档管理制度及相关工作流程。

2.2归档人员职责

2.2.1负责合同材料的接收、审核、归档工作。

2.2.2负责合同档案的保管、查阅、借阅、销毁等工作。

2.3归档工作协调机制

2.3.1归档管理部门应定期召开会议，研究解决归档工作中的问题。

2.3.2各部门应积极配合归档管理部门开展工作。

3.合同归档材料准备

3.1合同文本

3.1.1合同文本应采用正式格式，包括合同名称、签订日期、双方当事人信息、合同内容等。

3.1.2合同文本应使用规范的汉字，不得使用繁体字或自造字。

3.2相关附件

3.2.1相关附件应与合同文本内容相符，包括但不限于协议书、补充协议、变更协议、结算单等。

3.3归档材料清单

3.3.1归档材料清单应详细列明合同文本及相关附件的名称、数量、页数等信息。

3.3.2归档材料清单应由合同签订双方当事人共同确认签字。

3.4归档材料格式要求

3.4.1合同文本及相关附件应采用A4纸打印，双面打印。

3.4.2归档材料应按照合同签订日期进行排序。

4.合同归档流程及操作

4.1合同归档申请

4.1.1合同签订后，双方当事人应填写《合同归档申请表》。

4.1.2《合同归档申请表》应包括合同名称、签订日期、双方当事人信息、合同材料清单等内容。

4.2归档材料审查

4.2.1归档管理部门对提交的合同材料进行审核，确保材料齐全、符合归档要求。

4.2.2审核通过的合同材料由归档管理部门进行归档。

4.3归档材料录入

4.3.1归档人员将合同材料信息录入归档信息系统。