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电子文件归档整理工作清单表格

序号

工作任务

完成标准

完成时间

备注

1

文件分类

按照文件类型、项目、时间等分类

2

文件命名

使用统一命名规范，包含项目、日期、文件类型等信息

3

文件备份

将电子文件备份至安全位置，如云盘、外部硬盘等

4

文件整理

将文件按照分类和命名规范整理至指定文件夹

5

文件审核

对整理好的文件进行审核，保证文件完整、准确

6

文件归档

将审核通过的文件归档至电子档案库

7

文件备份

定期对归档文件进行备份，保证数据安全

8

文件检索

建立文件检索系统，方便用户快速查找所需文件

9

文件更新

定期更新文件内容，保证文件时效性

10

文件销毁

对过期、无用的文件进行销毁处理

表格说明：

本表格用于记录电子文件归档整理工作的各项任务；

工作任务包括文件分类、命名、备份、整理、审核、归档、备份、检索、更新和销毁；

完成标准为各项任务的具体要求；

完成时间为预计完成时间；

备注栏可记录特殊情况或注意事项。

序号

任务项

具体操作

预期结果

负责人

完成日期

备注

1

文件识别

对电子文件进行初步识别，包括文件类型、创建日期等

识别出所有需要归档的电子文件

归档管理员

2

分类编码

根据公司档案分类标准，对文件进行分类并赋予唯一编码

每个文件都有一个明确的分类编码

分类编码员

3

文件命名

依照命名规范对文件进行重命名，保证一致性

所有文件命名格式统一，易于识别

命名员

4

文件检查

检查文件内容完整性，包括附件、元数据等

保证所有文件内容完整，无损坏

审核员

5

文件存储

将文件存储到指定的电子档案系统中

文件安全存储，便于检索和备份

存储管理员

6

文件备份

定期对电子档案进行备份，保证数据安全

备份文件存储在异地，以防数据丢失

备份管理员

每月

7

文件归档

将已检查和备份的文件正式归档

归档文件记录在案，便于长期保存

归档员

8

文件权限设置

为不同用户设置相应的文件访问权限

保证文件安全，防止未授权访问

安全管理员

9

文件维护

定期对电子档案系统进行维护和更新

系统稳定运行，提高工作效率

系统管理员

每季度

10

文件检索培训

对用户进行文件检索技巧培训

提高用户检索效率，满足归档需求

培训师

每年

序号

任务阶段

具体操作

完成标准

责任人

完成时间

备注

1

识别

筛选电子文件

保证所有文件识别完成，无遗漏

文件识别员

2

分类

根据归档标准分类

分类清晰，标签明确

分类员

3

命名

应用标准化命名规则

文件命名规范一致，易于识别

命名员

4

检查

审查文件完整性

文件无损坏，信息完整

审查员

5

标注

为文件添加元数据

元数据完整，便于检索

元数据员

6

存储管理

至电子档案库

文件存储安全，备份可靠

存储管理员

7

索引构建

创建文件索引

索引覆盖所有关键信息，易于检索

索引员

8

访问控制

设定文件访问权限

权限设置合理，保障信息安全

权限管理员

9

定期审计

审核归档系统

保证归档系统运行稳定，数据安全

审计员

每季度

10

文件更新

定期更新文件内容

文件内容准确，更新及时

更新员

每月