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旅行社员工差旅报销流程与标准

差旅报销流程与标准

一、制定目的及范围

为了规范旅行社员工的差旅报销行为，提高报销效率，确保费用合规，特制定本流程。本流程适用于所有因公出差的员工，涵盖差旅申请、差旅费用的报销、审批及报销后的归档等环节。

二、差旅报销原则

1.差旅报销应遵循“合理、合规、透明”的原则，确保所有费用在公司规定范围内。

2.员工出差须事先获得部门负责人批准，未经批准的差旅费用不予报销。

3.报销所需的票据应真实有效，所有费用的报销申请需附有相应的凭证。

三、差旅报销流程

1.差旅申请

员工因公出差前，需提前填写“差旅申请单”。申请单应包括出差目的、出差时间、地点及预计费用等信息。

申请单需由部门负责人审核签字，并在出差前提交给行政部门备案。

2.差旅费用的支出

出差期间，员工需保持费用支出的合规性。

交通费用：选择合理的交通工具，尽量选择经济舱或火车二等座。

住宿费用：选择公司指定的酒店或符合标准的酒店，住宿费用应控制在公司规定的上限内。

餐饮费用：根据出差天数，按照规定标准报销餐费，超出标准部分需个人承担。

3.费用凭证的保管

出差期间，员工需妥善保管所有相关费用的凭证，如车票、机票、酒店发票等。

所有凭证应确保清晰可辨，避免因凭证模糊而影响报销。

4.差旅报销申请

出差结束后，员工需在规定时间内提交差旅报销申请。

报销申请应填写“差旅报销单”，并附上所有相关费用的凭证。

报销单需由部门负责人审核签字，并提交至财务部门进行处理。

5.财务审核与审批

财务部门收到报销申请后，将对报销单及凭证进行审核。

审核内容包括凭证的真实性、费用的合规性以及是否符合公司报销标准。

6.费用支付

财务部门在审核通过后，将按公司规定的支付周期，将报销款项划拨至员工的银行账户。

员工应及时确认款项到位，并妥善保管相关报销记录。

7.报销归档

所有报销申请及凭证在财务审核后，应进行归档保存。

报销资料需保存至少三年，以备后续审计和查验。

四、差旅报销标准

1.交通费用标准

员工出差时，交通费用应遵循以下标准：

飞机票：经济舱，提前购票可享受折扣，超出标准需说明原因。

火车票：二等座为主要选择，特殊情况可选择一等座，需提供相应证明。

公共交通：以实际票价为准，需附上有效票据，出租车费用需合理。

2.住宿费用标准

住宿费用的报销标准应依据城市级别及公司规定进行设定：

一线城市：上限为每晚800元。

二线城市：上限为每晚600元。

三线及以下城市：上限为每晚400元。

超出标准部分需附上部门领导的审批意见。

3.餐饮费用标准

餐饮费用根据出差天数进行报销，标准为：

每天早餐不超过50元，午餐不超过100元，晚餐不超过150元。

若因特殊情况需超出标准，需提供相应的理由及审批。

五、注意事项

1.员工在出差期间，应遵守公司相关规定，确保费用支出的合理性。

2.报销申请应在出差结束后的一周内提交，逾期将不予受理。

3.所有费用的报销申请应真实、合法，任何虚假报销行为将受到公司纪律处分。

六、流程反馈与改进机制

为确保差旅报销流程的有效性，建议定期收集员工的反馈意见。

反馈内容包括流程的简洁性、报销的及时性及费用标准的合理性等。

根据反馈信息，定期召开流程评估会议，针对存在的问题进行讨论与改进，确保流程的持续优化。

通过以上流程的制定与实施，差旅报销将更加规范、高效，为员工在外出差的工作提供良好的支持，提升整体的工作效率和满意度。