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能源行业高值耗材采购管理制度及流程

一、制度目的及适用范围

为提升能源行业高值耗材的采购管理水平，确保采购的高效性和规范性，特制定本管理制度。此制度适用于公司内所有涉及高值耗材的采购活动，包括但不限于设备配件、特殊材料及相关服务的采购。

二、采购原则

高值耗材的采购应遵循以下原则：

1.公正性：采购过程应公开透明，确保各供应商享有平等竞争机会。

2.经济性：在保证质量的前提下，优先选择性价比高的供应商。

3.合规性：所有采购活动应遵循国家法律法规及相关行业标准。

4.质量优先：严格把控采购物资的质量，确保其符合项目需求。

三、采购流程

1.采购申请阶段

申请人需对所需高值耗材进行充分的需求分析，填写《采购申请单》。需包含以下信息：

耗材名称及规格

预计采购数量

申请理由及预算估算

申请单提交至部门主管进行初步审核，确保采购需求合理。

2.审核与审批

部门主管对《采购申请单》进行审核，确认需求的真实性与合理性。审核通过后，申请单需逐级报送至财务部和采购部进行预算和合规性审核。

财务部负责核实预算是否符合公司年度财务规划。

采购部则需确认申请的耗材是否符合公司采购政策及流程。

审核完毕后，申请单将返回申请人，反馈审核结果。

3.市场调研与询价

在审核通过后，采购部需进行市场调研，确定至少三家合格的供应商。询价过程中需注意以下事项：

提供详细的技术要求与采购清单给各供应商。

记录每家供应商的报价及相关条件，包括交货期、付款方式及售后服务。

完成询价后，采购部需汇总报价，并进行初步筛选。

4.报价评审

采购部组织相关技术人员和财务人员对报价进行评审，考虑价格、质量、交货期及供应商的信誉等方面。最终形成《报价评审报告》，并提出推荐供应商名单。

5.审批与合同签署

评审报告需提交至公司管理层进行审批，审批通过后，采购部将与推荐供应商进行合同谈判。合同内容应包括：

采购物资的详细规格与数量

价格及付款条款

交货时间及地点

售后服务及质保条款

合同签署后，采购部需将合同归档备查。

6.采购实施与验收

采购部在合同规定的时间内下单，跟踪供应商的交货情况。货物到达后，由相关部门进行验收，验收内容包括：

检查物资的数量与规格是否符合合同要求。

进行必要的质量检测。

验收合格后，相关部门需填写《验收报告》，并将物资入库。

7.付款与报销

采购完成后，采购部需根据合同条款向供应商付款。付款前需审核以下文件：

《验收报告》

供应商发票

合同复印件

所有付款记录需在财务系统中做好备案，确保财务透明。

8.绩效评估与反馈

采购结束后，采购部需对供应商进行绩效评估，考虑其供货及时性、质量及服务等因素。评估结果应记录在案，为后续采购决策提供依据。

此外，设立反馈机制，鼓励各部门对采购流程提出改进建议，确保流程的持续优化。

四、采购文档管理

所有与采购相关的文档需妥善管理，包括《采购申请单》、《验收报告》、《合同》和相关发票等。采购部需建立档案管理制度，确保文档的完整性与可追溯性。

五、采购纪律

所有参与采购的人员应遵守以下纪律：

1.不得接受供应商的任何贿赂或馈赠，严禁与供应商私下交易。

2.采购人员需保持中立，确保采购过程的公正性。

3.任何违反采购纪律的行为将受到严厉追责。

六、培训与宣传

定期组织采购培训，提高相关人员的采购意识与专业素养。通过内部宣传，提高全员对采购流程的认识，确保每位员工理解并遵循采购管理制度。

七、流程优化机制

为适应市场变化及公司需求，采购管理制度应定期评审与更新。设立专门小组负责流程的评估与改进，确保采购流程的灵活性与有效性。

通过上述的管理制度与流程设计，确保能源行业高值耗材的采购活动高效、有序，最大限度地降低风险，提高采购质量，满足公司发展的需求。