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文件归档整理表格：文件归档流程、分类方案

序号

文件分类

归档流程

操作说明

附件要求

留白区域

1

行政档案

1.文件收集2.文件鉴定3.文件整理4.文件编目5.文件归档

收集所有行政文件，鉴定文件的真实性和完整性，按时间、类别等进行整理，编目并归档。

2

会计档案

1.文件收集2.文件整理3.文件鉴定4.文件归档5.文件验收

收集会计凭证、账簿、报表等，整理归档，鉴定文件的真实性，验收归档文件。

3

人力资源档案

1.文件收集2.文件整理3.文件鉴定4.文件归档5.文件验收

收集员工档案、劳动合同、培训记录等，整理归档，鉴定文件的真实性，验收归档文件。

4

法规档案

1.文件收集2.文件整理3.文件鉴定4.文件归档5.文件验收

收集公司适用的法规、政策文件，整理归档，鉴定文件的真实性，验收归档文件。

5

项目档案

1.文件收集2.文件整理3.文件鉴定4.文件归档5.文件验收

收集项目过程中的各类文件，整理归档，鉴定文件的真实性，验收归档文件。

6

专利档案

1.文件收集2.文件整理3.文件鉴定4.文件归档5.文件验收

收集专利申请、授权文件等，整理归档，鉴定文件的真实性，验收归档文件。

7

质量档案

1.文件收集2.文件整理3.文件鉴定4.文件归档5.文件验收

收集产品质量检验报告、认证文件等，整理归档，鉴定文件的真实性，验收归档文件。

序号

文件类别

归档步骤

分类标准

归档要求

备注

1

行政文书

1.收集整理2.鉴定审查3.编目4.归档

按时间、部门、文件性质

保持文件完整、真实，保证文件编号清晰

2

财务凭证

1.汇总整理2.核实校验3.归类4.归档

按会计期间、凭证类型、金额大小

保证凭证完整无缺，字迹清晰可辨

3

人力资源资料

1.收集归档2.检查完整性3.分类整理4.归档入库

按员工姓名、入职时间、资料类型

资料应保密，防止泄露

4

合同文件

1.签订登记2.审查备案3.分类归档4.定期审查

按合同类型、签订日期、合作方

合同文本需完整，双方签字盖章

5

法规文献

1.搜集整理2.评估更新3.分类管理4.归档保存

按法规类别、发布时间、适用范围

及时更新，保证法规最新版本

6

项目文档

1.归集整理2.验收确认3.分类编码4.归档存储

按项目阶段、文档性质、文件编号

文档应完整，便于检索查询

7

产品研发资料

1.搜集记录2.分类归档3.鉴定评估4.归档备案

按研发阶段、产品型号、文档类型

资料应保密，防止技术泄露

序号

文件类型

归档阶段

分类依据

归档要求

备注

1

客户服务记录

收集整理

按服务内容、客户类型、服务时间

保证记录的完整性，信息准确无误

留白：用于记录特别服务事件或客户反馈

2

合同与协议

归档

根据合同性质、签订方、生效日期

保证合同条款齐全，附件完整

留白：记录合同变更或续签信息

3

人力资源信息

整理归档

按员工类别、部门、入职日期

信息应保密，符合隐私保护要求

留白：记录员工变动或培训情况

4

研发项目管理

流程跟踪

按项目阶段、关键里程碑、负责人

文档应详实，便于项目进度跟踪

留白：记录项目风险点及应对措施

5

财务报表

编制归档

按报表类型、编制日期、财务周期

报表数据准确，符合会计准则

留白：记录财务分析和调整建议

6

法规遵循文件

分类管理

按法规类别、颁布机构、适用范围

文件更新及时，标注修订历史

留白：记录内部合规培训和考核结果

7

安全管理档案

系统归档

按安全类别、类型、处理结果

记录应详细，包含分析及预防措施

留白：记录安全培训内容和执行情况

8

市场营销资料

资源归档

按营销活动、市场区域、传播渠道

文件应包含创意来源和市场反馈

留白：记录营销效果评估和后续策略调整