2024医院采购环节内控管理制度.docx

2024医院采购环节内控管理制度

医院采购环节内控管理是保障医院物资供应质量、控制成本、防范风险的重要手段，对医院的正常运转和发展具有关键作用。为加强医院采购环节的内部控制，规范采购行为，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。

采购预算管理

财务部门和采购部门应共同参与采购预算的编制工作。财务部门负责提供医院的财务状况、资金流量等数据，采购部门负责根据医院的业务需求、历史采购数据等，预测各类物资的采购数量和金额。预算编制过程中要充分考虑医院的战略规划、业务发展需求以及市场价格波动等因素。例如，对于医疗设备采购预算，要结合医院的学科建设规划、新业务开展计划等确定设备的购置需求和预算金额；对于药品采购预算，要根据医院的门诊量、住院病人数、疾病谱变化等因素，合理预测药品的使用量和采购金额。采购预算需经过医院管理层严格审核和批准。审核过程中要对预算的合理性、必要性进行深入分析，确保预算既满足医院业务需求，又符合医院的财务状况和成本控制要求。对于重大采购项目的预算，还应组织相关专家进行论证。经批准的采购预算应严格执行，一般情况下不得随意调整。如因特殊情况确需调整预算，必须按照规定的审批程序进行。由采购部门提出预算调整申请，说明调整的原因、金额和对医院业务的影响，经财务部门审核、医院管理层批准后方可调整。

请购与审批控制

医院各使用部门应根据实际业务需求，在预算范围内提出采购申请。申请时要详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、用途等信息。对于紧急采购，使用部门应在申请中注明紧急原因。采购申请需经过部门负责人审核，部门负责人要对申请的合理性、必要性进行把关，确保采购物资确实为部门业务所需。对于重大采购申请，还需经过相关职能部门（如设备管理部门、药剂科等）的专业审核。不同金额的采购申请应设置不同的审批权限。一般小额采购申请由使用部门负责人和采购部门负责人审批；较大金额的采购申请需经过分管院领导审批；重大采购项目的申请则需经过医院院长办公会或党委会集体决策。审批人员要严格按照审批权限和程序进行审批，不得越权审批。

供应商选择与管理

建立严格的供应商评估和准入制度。采购部门应组织相关人员（包括使用部门代表、财务人员、质量管理人员等）对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行综合评估。评估方式包括实地考察、查阅供应商资料、与供应商沟通交流等。对于主要供应商，要建立详细的供应商档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合作历史等。定期对供应商进行重新评估，对于不符合要求的供应商要及时淘汰。与选定的供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务。合同内容应包括物资的名称、规格、型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。对于采购合同，要由医院的法务部门或法律顾问进行审核，确保合同条款合法合规，保护医院的合法权益。加强对供应商的日常管理，定期对供应商的供货情况进行评价。评价指标包括产品质量、交货及时性、售后服务等。对于表现优秀的供应商，可给予一定的奖励，如增加采购份额、优先合作等；对于表现不佳的供应商，要及时进行沟通和整改，如整改仍不符合要求，应终止合作。

采购过程控制

采购部门应根据审批通过的采购申请，选择合适的采购方式。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。对于达到规定金额标准的采购项目，必须采用公开招标方式进行采购；对于技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在供应商可供选择的项目，可采用邀请招标方式；对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，可采用竞争性谈判方式；对于只能从唯一供应商处采购的项目，可采用单一来源采购方式；对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价方式。在采购过程中，要严格按照规定的采购程序进行操作。对于招标采购项目，要发布招标公告、编制招标文件、组织开标、评标、定标等工作；对于竞争性谈判、询价等采购项目，要严格按照谈判、询价的程序进行。采购人员要严格遵守采购纪律，不得与供应商串通，不得泄露采购信息，确保采购过程的公平、公正、公开。采购人员应跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的备货、发货、运输等情况。对于可能影响交货时间和质量的问题，要及时与供应商沟通解决。货物到达医院后，采购人员要组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、型号、质量等。对于不符合要求的货物，要及时与供应商协商退换货事宜。

验收与付款控制

建立严格的验收制度，成立专门的验收小组。验收小组由采购部门、使用部门、质量控制部门等相关人员组成。验收人员要具备相应的专业知识和技能，熟悉采购物资的质量标准和验收方法。验收人员要按照合同要求和相关质量标准对采购物资进行严格验收。对于医疗设备、药品等关