T_CI 507-2024 智慧科研机构数字化技术应用数字化档案管理.docxVIP

I

ICS01.020

ICS01.020

CCSA00

团体标准

团

T/CI507—2024

智慧科研机构数字化技术应用数字化档案管理

Applicationofdigitaltechnologyinsmartresearchinstitutions-Digitalarchivemanagement

2024-09-18发布2024-09-18实施

中国国际科技促进会发布

I

目次

前言 II

1范围 1

2规范性引用文件 1

3术语和定义 1

4总体要求 2

5档案数字化管理规划 2

6数字化基础设施要求 2

7档案数字化管理过程 3

8监控和评价 4

9改进和优化 6

参考文献 7

II

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由中国国际科技促进会提出并归口。

本文件起草单位：中电科大数据研究院有限公司、工业和信息化部电子第五研究所、江西金虎保险设备集团有限公司、北京航天情报与信息研究所、湖南天河国云科技有限公司、北京中科开迪软件有限公司、北京新科时代传媒信息技术有限公司、河北神玥软件科技股份有限公司、河南聚合科技有限公司、深圳市实信达科技开发有限公司、紫光软件系统有限公司、北京国科标研科技有限公司。

本文件主要起草人：曹扬、黄海峰、熊波林、王华、陈平、于敏、杨亚楠、全晓东、谭林、刘齐军、张理、高辰杰、刘铜强、王雪松、王路宽、刘保定、赵紫峰、尚尔钧、张林虎。

III

1

智慧科研机构数字化技术应用数字化档案管理

1范围

本文件规定了智慧科研机构档案数字化管理的总体要求、管理规划、基础设施要求、管理过程、监控和评价、改进和优化。

本文件适用于各行业领域不同规模的智慧科研机构采用数字化技术开展档案管理。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T22239信息安全技术网络安全等级保护基本要求

GB∕T26163.2信息与文献文件（档案）管理元数据第2部分：概念化及实施GB/T33138存储备份系统等级和测试方法

GB/T39784电子档案管理系统通用功能要求

GB/T42107国家科技重大专项文件归档与档案管理规范DA/T2科学技术研究课题档案管理规范

DA/T18档案著录规则

DA/T31纸质档案数字化规范

DA/T46文书类电子文件元数据方案DA/T54照片类电子档案元数据方案

DA/T63录音录像类电子档案元数据方案DA/T89实物档案数字化规范

DA/T93电子档案移交接收操作规程

3.13术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

智慧科研机构smartresearchinstitutions

通过大数据、人工智能、云计算等新一代信息技术的应用，实现科研流程数字化、智能化、协同化、开放化、创新化的科研机构。

2

数字化digitization

3.2采用电子信息技术，按科学的方法，分门别类地将实体形态的事物、信息、过程等转化为电子形态，

3.2

4总体要求

4.1

4.2

4.3

智慧科研机构应建立档案数字化管理制度，明确档案数字化管理部门、业务部门、信息化部门、保密部门等相关部门和人员的职责与分工。

智慧科研机构应建立信息安全与隐私保护制度，建设安全可靠的档案数字化管理基础设施，配备功能完善的档案数字化处理设备。

智慧科研机构应建立持续的档案数字化管理培训机制，确保相关人员的档案数字化管理技术和能力与时俱进。

5档案数字化管理规划

5.

5.1

智慧科研机构应分析法律法规、行业市场、业务活动及其他方面需要考虑的内外部因素，明确相关法规监管要求、市场需求，了解内部业务特点、技术能力和利益相关方的诉求，作出档案数字化管理环境规划，包括但不限于：

a)制定合规风险监控政策，适应外部环境的变化；

5.2b)制定沟通和培训策略，持续提升内部人员档案数字化管理意识和技能。管理目标

智慧科研