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建筑公司项目费用报销制度及流程

一、制定目的及范围

为规范建筑公司项目费用的报销管理，提高费用报销的效率和透明度，确保资金使用的合规性与合理性，特制定本制度。本制度适用于公司所有项目的费用报销，包括但不限于材料费、人工费、交通费、办公费等。

二、费用报销原则

费用报销需遵循以下原则：

1.费用应与项目实际发生的费用相符，具备真实合法的支出凭证。

2.所有报销项目必须经过相关责任人审核，确保费用的合理性与合规性。

3.费用报销应及时进行，逾期不予受理，特殊情况需提前申请说明。

三、费用报销流程

1.报销申请阶段

1.1收集凭证：项目负责人需收集与项目相关的所有费用凭证，包括发票、收据、合同等，确保凭证的完整性。

1.2填写报销申请单：根据费用发生情况，填写《费用报销申请单》，详细列明费用项目、金额及用途，附上相应的凭证。

1.3内部审核：项目负责人对报销申请进行初步审核，确认费用的真实性、合规性及合理性。

2.报销审批阶段

2.1提交审批：项目负责人将审核通过的报销申请单及相关凭证提交至部门经理进行审批。

2.2部门审核：部门经理对报销申请进行审核，确认费用是否符合公司政策及预算，必要时可要求补充资料。

2.3财务审核：部门经理审核通过后，将申请单提交财务部，财务人员对报销的凭证进行最终审核，确保无误后进行登记。

3.报销支付阶段

3.1支付流程：财务部根据审核通过的报销申请，生成支付申请，进行资金支付。

3.2通知报销人：财务部在完成支付后，及时通知报销人，并将支付凭证归档保存。

3.3报销记录：财务部对每笔报销进行详细记录，确保资金流向可追溯。

4.特殊情况处理

4.1紧急报销：如遇特殊情况，需紧急支出，项目负责人可提前向部门经理申请，填写《紧急费用报销申请单》，经部门经理审批后可优先处理。

4.2差旅费用报销：差旅费用需按照公司差旅管理办法执行，报销需附上差旅安排及费用明细，经理审批后，由财务部进行审核。

四、报销凭证管理

所有报销凭证需妥善保管，财务部负责对报销凭证进行分类归档，确保凭证的完整性与可查性。每个项目应保存至少三年，便于后续的审计与查阅。

五、报销纪律与责任

1.报销人责任：报销人需对所报销费用的真实性、合规性负责，确保提供的凭证真实有效。

2.审核人责任：审核人需认真审核报销申请，发现问题及时反馈，确保费用的合规性。

3.财务部责任：财务部需对报销流程进行监督管理，确保报销制度的实施，定期对报销情况进行统计分析，发现异常及时处理。

六、监督与改进机制

为确保费用报销制度的有效实施，建立监督与改进机制：

1.定期对报销流程进行评估，收集相关人员的反馈意见，及时调整优化流程。

2.开展费用报销培训，提高相关人员的业务能力，确保报销流程的顺畅。

3.针对审计发现的问题，制定相应的整改措施，防止类似问题重复发生。

七、总结与展望

通过制定项目费用报销制度及流程，旨在提升公司的财务管理水平，确保资金使用的合理性与合规性。随着公司的发展，费用报销的复杂性逐渐增加，需不断完善和优化制度，适应公司业务发展的需要。

本制度自发布之日起实施，所有相关人员应严格遵守，确保费用报销的高效与透明。