DB54_T 0225-2020 儿童福利机构档案管理规范.docx

ICS03.080.99A16

DB54

西藏自治区地方标准

DB54/T0225—2020

儿童福利机构档案管理规范

2020-07-21发布2020-08-19实施

西藏自治区市场监督管理局发布

I

DB54/T0225—2020

目次

前言 II

1范围 1

2规范性引用文件 1

3术语和定义 1

4基本要求 1

5档案分类 2

6档案管理 2

附录A（资料性附录）档案归档登记记录 7

附录B（资料性附录）档案借阅登记记录 8

参考文献 9

DB54/T0225—2020

II

前言

本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。

本标准由西藏自治区民政厅提出并归口。

本标准起草单位：西藏自治区民政厅、拉萨市民政局、山南市民政局、中国标准化研究院、西藏自治区标准化研究所。

本标准主要起草人：魏利伟、苏萌、王金安、徐增英、旦增曲珍、次仁央宗、普布卓玛、刘贺、李文武、张莺、张剑、李坤威、石维彬、扎西央宗、贡桑卓玛。

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1

儿童福利机构档案管理规范

1范围

本标准规定了儿童福利机构档案管理的基本要求，以及档案的分类、收集、整理、立卷、归档、保管、鉴定、销毁和利用等管理要求。

本标准适用于儿童福利机构的档案管理。

2术语和定义

2.1

档案archives

国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

[DA/T1-2000，定义2.1]2.2

档案管理archivesmanagement

档案的收集、整理、保管、借阅和提供利用等活动。

3基本要求

3.1儿童福利机构应按照国家有关政策要求建立档案的管理制度、审批授权制度、监督检查制度、人员管理培训制度等，具体要求如下：

a)明确工作流程，编制技术操作手册和管理要求等；

b)明确审批授权的范围、权限内容、方式和程序等；

c)明确监督检查的内容、方式、频率和责任人等；

d)明确人员岗位职责和要求，以及人员培训的内容、方式、对象和频率等。

3.2儿童福利机构应对本机构形成的业务材料做好收集、整理、立卷、归档、保管、鉴定、销毁、统计、利用和移交等工作，档案应真实、完整、安全和有效。

3.3档案应由机构集中保存。

3.4儿童福利机构应对档案中记载的信息负有保密责任。

3.5档案同时存在纸质和电子两种载体形式的，在内容、相关说明及描述上应保持一致。不一致时应以纸质档案记载信息为准。

3.6儿童福利机构应设置档案室和配备档案管理人员。

3.7儿童福利机构应对所有档案进行分类管理，且每份档案应有唯一的档案号，即唯一的编码。

3.8档案管理人员应遵守保密守则和保密纪律，无关人员不应随意浏览档案柜或翻阅档案资料，不应在私人通信、电话、公共场所或与无关人员谈论工作中透露档案内容和档案机密，不携带任何档案外出。绝密档案应存入保险柜，借出或归还的档案应仔细清点登记，不应擅自提供或复制保密档案。

DB54/T0225—2020

2

3.9档案应进行定期或不定期检查，注意查看永久保存的档案，发现破损、字迹模糊应及时加以修补和复制。

3.10档案记录应满足如下要求：

a)记录应及时、准确、完整，内容简明扼要、实用，医用、安全等专用术语应准确。

b)字迹清楚、端正。出现错字时，应当用双线划在错字上，保留原记录清楚、可辨，并注明修改时间，修改人签名。不得采用刮、粘、涂等方法掩盖或去除原来的字迹。

c)眉栏、页码填写完整，记录者签全名。

d)宜使用钢笔、签字笔，颜色为蓝黑色或黑色。

4档案分类

4.1档案按类别分为：

a)儿童档案：入院档案、健康档案、成长档案、离院档案；

b)文书档案：行政管理档案、服务档案、党务档案；

c)科技档案：工程建设档案、设施设备档案；

d)人事档案：入职档案、培训档案、职位档案、薪酬考核档案、其他档案。

e)会计档案：指会计凭证、会计账簿、财务报表、账簿备份数据及单位经济活动相关的其他资料。

f)声像实物档案：指照片、磁性载体、电子文件、电子邮件及实物等。

4.2档案按材质分为纸制档案和电子档案。

4.3档案保管期限按时间分为永久、长期、中期和短期，具体保管时限如下：

——永久保管；

——长期保管：30年；

——中期保管：10年；

——短期保管：5年。

5档案管理

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