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展会活动防疫物资管理和使用流程

一、制定目的及范围

在当前疫情防控常态化的大背景下，展会活动的顺利进行离不开有效的防疫物资管理。为保障参展人员的健康与安全，特制定本流程，以规范防疫物资的采购、管理和使用，确保展会活动的顺畅进行。该流程适用于各类展会活动，包括行业展、商业展和文化展等。

二、防疫物资管理原则

物资采购应遵循“安全、有效、经济”的原则，确保防疫物资的质量与数量满足展会需求。所有防疫物资需从正规渠道采购，所有入库物资必须开具合法发票。防疫管理专人负责，确保物资管理的透明与规范。

三、防疫物资管理流程

1.需求评估

在展会前期，组织相关部门召开防疫物资需求评估会议。根据展会规模、参展人员数量以及场地特性，确定所需防疫物资的种类与数量。防疫物资包括但不限于口罩、消毒液、体温测量仪、一次性手套等。

2.采购计划编制

根据需求评估结果，制定详细的采购计划。采购计划需包含物资名称、规格、数量、预算及采购时间节点。计划应由防疫负责人审核后，报展会组织委员会批准。

3.供应商选择与询价

防疫负责人负责选择合适的供应商，并进行询价。应至少联系三家供应商，获取相关报价和产品信息。对比各供应商的报价、质量及售后服务后，选择合适的供应商进行采购。

4.采购执行与合同签署

选择供应商后，防疫负责人需与其签署采购合同。合同应明确交货时间、质量标准、售后服务等内容，确保双方权益。合同签署后，供应商按照约定时间送货。

5.入库管理

防疫物资到货后，仓库管理人员负责对物资进行验收。验收内容包括数量、质量及有效期等。检查合格后，填写入库单，并将物资入库。若发现问题，需及时通知供应商进行处理。

6.物资领用与发放

展会期间，防疫物资由专人负责管理与发放。各部门在展会前期需提前提交物资领用申请，申请需说明用途及数量。领用人员在领取物资时，填写领用登记表，确保物资使用的可追溯性。

7.使用记录与反馈

展会期间，所有防疫物资的使用情况需进行实时记录。使用记录包括物资名称、数量、使用时间及使用人员等信息。展会结束后，防疫负责人需组织总结会议，收集各部门对防疫物资使用的反馈意见，以便于后续改进。

8.物资回收与处理

展会结束后，未使用的防疫物资需进行清点和回收。对可再利用的物资进行整理和存放，确保下次使用。对于一次性用品，按规定进行妥善处理，确保环保与安全。

四、应急预案

在展会期间，如遇突发疫情或防疫物资短缺情况，需启动应急预案。应急小组应迅速评估情况，决定是否暂停展会活动。如需采购额外物资，应立即联系供应商，确保物资及时到位。应急小组还需及时向参展人员通报情况，确保大家的安全和知情权。

五、流程优化与改进机制

为确保防疫物资管理流程的有效性，定期对流程进行评估与优化。设立反馈机制，各部门可通过填写反馈表，提出对流程的意见和建议。防疫负责人需定期召开评估会议，讨论反馈意见并进行相应的改进。

六、培训与宣传

在展会前期，组织专门的培训，确保所有参与人员了解防疫物资管理流程及注意事项。通过宣传资料、工作手册等形式，提醒参展人员遵守防疫规定，确保自身及他人的安全。

七、总结与备案

展会结束后，防疫负责人需撰写总结报告，内容包括防疫物资管理的整体情况、存在的问题及改进建议。所有采购单、领用登记表、反馈表等相关文件需进行备案，以备后续查阅。

通过以上详细的流程设计，确保展会活动中的防疫物资能够得到高效管理与使用，保障参展人员的健康与安全。有效的防疫物资管理不仅有助于提升展会的整体形象，也为行业的恢复与发展提供了保障。