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财务报销说明文书制作教程与指导说明

一、准备工作

1.1收集报销资料

在开始财务报销之前，我们首先要做好收集报销资料的工作。这就像是搭建一座房子的基础，资料收集得越齐全，后续的报销流程就会越顺利。比如，我们要收集各种发票，包括餐饮发票、交通发票、住宿发票等等，这些发票是报销的重要依据，必须保证其真实性和合法性。同时还需要收集相关的费用明细清单，比如出差的行程安排、住宿的具体信息等，这些明细能够帮助财务人员更好地了解费用的用途和合理性。另外，一些特殊的报销项目可能还需要提供额外的资料，比如采购物品的合同、验收报告等，一定要提前准备好，避免在报销过程中出现遗漏或延误。

1.2确认报销标准

每个公司都有自己的报销标准，这就像是一套游戏规则，我们必须清楚地了解并遵守这些规则。比如，对于餐饮费用的报销标准可能会规定每天的限额、报销的餐标等级等；对于交通费用的报销标准可能会规定乘坐的交通工具类型、报销的里程数等。在确认报销标准时，我们可以查看公司的财务制度或咨询财务部门，保证自己的报销行为符合公司的规定。如果对报销标准有任何疑问或不确定的地方，一定要及时与财务部门沟通，避免因为误解而导致报销被驳回。

1.3填写报销申请表

填写报销申请表是财务报销的重要环节，就像填写一份试卷，要认真仔细，保证每一个信息都填写准确无误。我们要填写基本信息，包括报销人的姓名、部门、报销日期等，这些信息能够帮助财务人员快速识别报销人的身份和报销的时间。要详细填写费用明细，将每一项费用的具体金额、用途、时间等都填写清楚，不能有任何模糊或遗漏的地方。还要填写附件清单，将需要提交的报销资料一一列出，方便财务人员进行审核和归档。在填写报销申请表时，我们可以参考公司提供的模板，或者请教有经验的同事，保证填写的内容符合公司的要求。

1.4其他准备工作

除了以上三项准备工作外，还可以做一些其他的准备工作，以提高报销的效率和准确性。比如，我们可以将报销资料进行分类整理，按照不同的费用类型或报销项目进行归档，这样在填写报销申请表时就能够更加方便快捷地找到所需的资料。另外，我们还可以提前了解一下报销的流程和时间节点，避免因为不了解流程而导致报销延误。

二、填写报销申请表

2.1基本信息填写

在填写报销申请表的基本信息时，一定要保证信息的准确性和完整性。报销人的姓名要写清楚，不能有错别字或简写，以免财务人员无法识别。部门信息也要填写准确，这关系到报销费用的归属和核算。报销日期要填写实际的报销时间，不能提前或推迟。还需要填写联系方式，方便财务人员在审核过程中遇到问题时能够及时与报销人沟通。基本信息的填写要认真细致，不能有任何马虎大意的地方。

2.2费用明细填写

费用明细的填写是报销申请表的核心内容，需要将每一项费用的具体情况都详细记录下来。要填写费用的项目名称，比如餐饮费、交通费、住宿费等，要写得具体明确，不能模糊不清。要填写费用的金额，要精确到分，不能有任何误差。同时还要填写费用的发生时间、地点、事由等信息，这些信息能够帮助财务人员更好地了解费用的用途和合理性。在填写费用明细时，要按照公司的要求和规定进行填写，不能随意更改或。如果有多项费用需要报销，要分别填写在不同的行中，不能合并在一起。

2.3附件清单填写

附件清单是报销申请表的重要组成部分，它能够帮助财务人员快速了解需要提交的报销资料。在填写附件清单时，要将每一项报销资料的名称、份数、页数等信息都详细记录下来。比如，如果有餐饮发票，要写明发票的张数、金额等信息；如果有行程安排单，要写明单的份数、页数等信息。同时还要注明附件的存放位置，以便财务人员在审核过程中能够及时找到所需的资料。在填写附件清单时，要认真核对每一项资料，保证没有遗漏或错误。

三、提交报销申请

3.1选择提交渠道

现在公司通常提供多种提交报销申请的渠道，比如线上系统提交、线下纸质申请等。我们可以根据自己的实际情况选择合适的提交渠道。如果公司有线上报销系统，并且自己熟悉使用方法，那么可以选择线上提交，这样可以节省时间和精力，提高报销的效率。如果没有线上系统或者不熟悉使用方法，也可以选择线下纸质申请，将填写好的报销申请表和相关资料交给财务部门。无论选择哪种提交渠道，都要按照公司的规定和要求进行操作，保证申请能够顺利提交。

3.2注意提交时间

提交报销申请的时间也非常重要，要注意公司的规定和时间节点。一般来说，公司会规定报销申请的提交时间，比如每周的固定日期或者每月的特定时间段。我们要在规定的时间内提交申请，否则可能会影响报销的进度。同时还要注意一些特殊情况，比如节假日、周末等，这些时间可能会影响财务部门的审核和处理速度。如果有紧急的报销需求，要提前与财务部门沟通，了解是否可以特殊处理。

3.3跟进申请进度

提交报销申请后，我们要及时跟进申请的