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办公用品采购与使用管理办法

一、采购计划

1.1需求调研

在办公用品采购前，需进行全面的需求调研。通过与各部门沟通交流，了解其日常办公所需的办公用品种类、数量、规格等详细信息。可以发放调查问卷，收集各部门的意见和建议，保证需求的准确性和全面性。同时要考虑到办公环境的变化、人员的增减等因素对办公用品需求的影响，及时调整调研内容。对于一些特殊部门或岗位的特殊需求，要进行重点关注和记录，以便在采购过程中能够满足其特殊要求。

1.2预算编制

根据需求调研的结果，进行合理的预算编制。预算要充分考虑办公用品的单价、数量、品牌等因素，保证预算的准确性和合理性。在编制预算时，要预留一定的弹性空间，以应对可能出现的价格波动或需求变化。同时要将预算分解到各个部门，明确各部门的办公用品采购预算，便于后续的采购申请和审批。

1.3采购申请

各部门根据需求调研和预算编制的结果，填写采购申请单。采购申请单应详细说明所需办公用品的名称、规格、数量、预算金额等信息，并由部门负责人签字确认。采购申请单要按照规定的流程进行审批，经过相关领导的审核批准后，方可进入采购流程。

1.4采购计划调整

在采购过程中，如果出现需求变化或预算调整等情况，需要及时对采购计划进行调整。调整后的采购计划要重新进行审批，并按照调整后的计划进行采购。同时要及时通知供应商，避免因采购计划调整而导致的交货延误等问题。

二、供应商管理

2.1供应商选择

在选择办公用品供应商时，要遵循公平、公正、公开的原则，通过多种渠道进行供应商的筛选。可以通过招标、询价等方式，邀请多家供应商参与竞争，从中选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商。在选择供应商时，要对其资质、信誉、产品质量、售后服务等方面进行全面评估，保证选择的供应商能够满足公司的需求。

2.2供应商评估

对已合作的供应商要进行定期的评估，评估内容包括供应商的供货及时性、产品质量稳定性、售后服务质量等方面。可以通过问卷调查、实地考察等方式进行评估，根据评估结果对供应商进行分类管理，如优秀供应商、合格供应商、不合格供应商等。对于不合格的供应商，要及时取消其合作资格，并重新选择新的供应商。

2.3供应商合作

与供应商建立长期稳定的合作关系是办公用品采购管理的重要环节。要与供应商保持密切的沟通和联系，及时了解其产品供应情况、价格变动情况等信息。在合作过程中，要注重与供应商的互利共赢，共同推动办公用品采购工作的顺利进行。可以与供应商签订长期合作协议，明确双方的权利和义务，提高采购效率和降低采购成本。

三、采购流程

3.1采购招标

对于金额较大或数量较多的办公用品采购，要采用采购招标的方式进行。招标过程要严格按照规定的程序进行，包括发布招标公告、接收投标文件、开标、评标、定标等环节。在评标过程中，要组建评标委员会，对投标供应商的资质、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，选择最符合要求的供应商中标。

3.2合同签订

中标供应商确定后，要与供应商签订采购合同。合同要明确双方的权利和义务，包括办公用品的名称、规格、数量、单价、交货时间、交货地点、付款方式等内容。合同签订后，要将合同副本分发给相关部门，以便后续的物资验收和付款等工作。

3.3物资验收

供应商交货后，要进行严格的物资验收。验收人员要按照合同约定的标准和要求，对办公用品的数量、规格、质量等方面进行检查验收。如发觉数量不符、质量不合格等问题，要及时与供应商沟通协商，要求其进行整改或退货。物资验收合格后，要填写验收报告，作为后续付款和入库登记的依据。

四、物资保管

4.1入库登记

验收合格的办公用品要及时办理入库登记手续。入库登记要详细记录办公用品的名称、规格、数量、单价、供应商等信息，以便后续的物资领用和盘点等工作。入库登记要做到账物相符，保证办公用品的安全和完整。

4.2仓库管理

建立健全的仓库管理制度，加强对办公用品的仓库管理。仓库要保持干燥、通风、整洁，防止办公用品受潮、发霉、损坏等。要对办公用品进行分类存放，便于查找和使用。同时要加强对仓库的安全管理，设置门禁系统、监控系统等，防止办公用品被盗。

4.3物资盘点

定期对仓库中的办公用品进行盘点，保证账物相符。盘点可以采用定期盘点和不定期盘点相结合的方式，一般每年至少进行一次全面盘点。盘点过程中，要对办公用品的数量、规格、质量等方面进行仔细核对，如发觉差异要及时查明原因并进行处理。

五、物资领用

5.1领用申请

员工需要领用办公用品时，要填写领用申请单。领用申请单应详细说明所需办公用品的名称、规格、数量等信息，并由领用部门负责人签字确认。领用申请单要按照规定的流程进行审批，经过相关领导的审核批准后，方可到仓库领取办公用品。

5.2领用审批

领用申请单要经过相关领导的审核批准，审批过程要严格按照