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说明文书的写作指导

一、明确说明目的

1.1确定受众

在开始撰写说明文书之前，我们首先要明确受众是谁。这就像是在给特定的人群写信一样，要根据他们的背景、知识水平和需求来调整我们的表达方式。比如，如果是写给专业人士的，我们可以使用一些专业术语和较为深入的解释；而如果是写给普通大众的，就需要用通俗易懂的语言，避免过于复杂的概念。我们可以想象一下，受众就坐在我们面前，我们要以最清晰、最直接的方式把信息传达给他们。例如，写一份关于电子产品使用方法的说明文书，如果受众是老年人，我们就要把操作步骤说得非常详细，每一个按钮的功能都要解释清楚；如果受众是年轻人，可能就可以稍微简洁一些，重点突出一些关键操作。

1.2阐述核心信息

明确了受众之后，就要阐述核心信息了。这就像是在告诉受众我们写这篇说明文书的主要目的是什么。核心信息要简洁明了，一针见血，让受众一眼就能明白我们想要传达的重点。比如，一份关于汽车保养的说明文书，核心信息可能就是“定期更换机油、检查轮胎气压和刹车片磨损情况”。我们要把这些核心信息放在说明文书的显眼位置，让受众能够快速找到。同时在阐述核心信息的时候，还可以适当举例说明，让受众更容易理解。比如，在介绍定期更换机油的重要性时，可以举例说如果不按时更换机油，发动机就会磨损加剧，从而影响汽车的功能和使用寿命。

1.3明确写作重点

确定了核心信息之后，我们还要明确写作重点。写作重点就是在阐述核心信息的过程中，需要重点强调的部分。这就像是在一堆苹果中挑出最红最大的那个一样，要把最关键的内容突出出来。比如，在一份关于减肥的说明文书中，核心信息是“控制饮食和适量运动”，那么写作重点可能就是“如何控制饮食”和“怎样进行适量运动”。我们可以用不同的字体、颜色或者加粗等方式来突出写作重点，让受众能够更加关注这些重要的内容。同时在明确写作重点的时候，还要考虑受众的需求和兴趣，选择他们最关心的部分进行重点阐述。

二、收集相关资料

2.1查找可靠来源

在撰写说明文书之前，我们需要收集相关的资料，这就像是在建造一座房子之前，要先准备好足够的砖块和木材一样。查找可靠的来源是非常重要的，从可靠的来源获取的资料才是可信的。我们可以通过图书馆、互联网、专业数据库等途径来查找资料。在查找资料的过程中，要注意筛选和鉴别，选择那些权威、准确、最新的资料。比如，在写一篇关于历史事件的说明文书时，我们可以参考权威的历史书籍、学术论文和博物馆的展览资料等。这些资料都是经过专业人士研究和验证的，具有较高的可信度。

2.2整理已有数据

收集到相关资料之后，我们需要对这些资料进行整理和归纳。这就像是在把一堆杂乱无章的珠子穿成一串项链一样，要把资料按照一定的逻辑顺序进行整理，使其更加有条理。我们可以根据说明文书的主题和结构，将资料分为不同的类别和层次，然后用表格、图表或者文字等方式进行整理。比如，在写一份关于市场调研的说明文书时，我们可以将收集到的市场数据整理成表格的形式，包括市场规模、增长率、竞争对手情况等方面的信息。这样可以让受众更加直观地了解市场情况，也便于我们在撰写说明文书时引用和分析这些数据。

2.3实地调研获取信息

除了查找可靠来源和整理已有数据之外，我们还可以通过实地调研来获取更多的信息。实地调研就是亲自到现场去观察、采访、调查等，获取第一手的资料。这就像是在品尝一道菜之前，要先去厨房看看厨师是怎么做的一样。实地调研可以让我们更加深入地了解事物的本质和细节，获取那些在书本和网络上无法得到的信息。比如，在写一份关于旅游景点的说明文书时，我们可以亲自去旅游景点实地考察，了解景点的历史、文化、自然风光等方面的情况，还可以采访当地的居民和游客，了解他们的感受和建议。这样可以让我们的说明文书更加生动、真实、有说服力。

三、规划文章结构

3.1搭建整体框架

在收集好相关资料之后，我们需要规划文章的结构，就像搭建一座房子的框架一样。整体框架要清晰、合理，能够体现说明文书的逻辑顺序和层次结构。一般来说，说明文书的结构可以分为引言、正文和结论三个部分。引言部分要引出主题，引起受众的兴趣；正文部分要详细阐述说明的内容，按照一定的逻辑顺序进行组织；结论部分要总结全文，强调重点，给受众留下深刻的印象。比如，在写一份关于电子产品维修的说明文书时，引言部分可以介绍一下电子产品维修的重要性和常见问题，正文部分可以分别介绍不同类型电子产品的维修方法和注意事项，结论部分可以总结一下维修的基本原则和技巧。

3.2划分段落层次

在搭建好整体框架之后，我们需要进一步划分段落层次，使文章更加条理清晰。每个段落都要有一个明确的中心思想，围绕这个中心思想展开论述。段落之间要有适当的过渡，使文章的连贯性更好。比如，在写一份关于计算机硬件组装的说明文书时，我们可以将正文部分划分为几个段落，分别介