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XXXXX有限公司
记录管制作业规范
文件编号
版次
DC-3-002
00
●
首次发行
○
修订
○
废止
○
手冊
○
程序书
●
指导书
PAGE
PAGE1/NUMPAGES3
文件修正一览表
版序
修改者
生效日期
制/修订内容摘要
00
认X六
2020.6.6
新制定
变更前：
核准
审查
编制
部门主管
文管
品保部
1.目的
为确立公司质量文件的发行、修订、废止、收回能遵循一定程序进行，以达到各文件之有效及正确之管制功能，并持续有效运作作为日后改善和追溯之依据。
2.范围
本公司质量管理系统产生之各项记录与报告均适之。
3.参考文件
3.1《文件化信息控制程序》
4.参考记录
4.1直接参考
《记录管制一览表》
4.2间接参考
无
5.名词定义
5.1外来文件:外来文件包括国际和国家标准、客户技术标准、产品规格书(含供应厂商)工程规格、机构图等技术资料.
5.2DCN:文件变更.
5.3本公司文件类别区分:
5.3.1质量手册(一阶文件):叙述公司质量政策之文件;
5.3.2流程图(二阶文件):与流程图体系相关之所需程序文件;
5.3.3作业指导书(三阶文件):作业指导书.检验规范及标准书;
5.3.4表单/记录(四阶文件):所使用之各类表单.品质记录图表等;
6.维护单位
品保部/DCC文管中心
7.权责
7.1各部门：负责质量管理记录之妥善收存及有效管理鉴别实施。
7.2各部门主管：负责质量管理记录填写之督导，必要时予以适当协助。
7.3品保部：负责稽核各部门记录执行与管理之有效性。
8.作业程序与说明
8.1表单填写：
8.1.1不可使用非蓝色或黑色之原珠笔填写，且填写时须清晰且易于阅读。
8.1.2文件填写过程中，涉及到署名签字者，署名签字旁应加注签署之当天日期(年.月.日)。
8.2表单修改
8.1.1欲修改之内容用横杠线删除即可(EX：2019/12/31)，以仍能识别原记录为前提，不可用任何文工具删涂原记录使其无法识别。
8.1.2以横杠线做删涂动作后，须于修改处旁适当处签名并注记日期(年.月.日)以示负责。
8.1.3非记录之权责部门，其他单位借阅时不可做修改动作。
8.3收集
8.1.1由各权责单位负责。
8.4索引
8.1.1质量记录归档可依产品别、日期别(年.月.日)、客户别、用途或其他适当方式进行
8.5储存方式
8.1.1应注意防护，以避免因环境因素而造成损坏或变质。
8.1.2应易于调阅，便于寻找。
8.6储存期限
8.1.1具体保存期限请参阅《记录管制一览表》
8.7过期销毁
8.1.1由负责保管之单位自行处理。
8.1.2欲回收用户，可于记录面加盖作废章回收使用。
8.1.3有保密需求者，则须予以销毁。
8.8表格新增、更改、编号
8.1.1详细内容请参阅《文件化信息控制程序》
9.附件Attachment
无
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