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总助每日工作流程

演讲人：

日期：

目录

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早晨准备

领导临时任务处理

领导到达与日程管理

下班前工作

日常工作执行

突发事件应对

01

早晨准备

整理桌椅

确保电脑、打印机、电话等设备正常运转，及时排除故障。

检查设备

通风换气

打开窗户，保持室内空气流通，营造舒适的办公环境。

将办公桌上的杂物整理干净，保持桌面整洁。

办公环境整理

整理文具

为领导准备好签字笔、文件夹、笔记本等常用文具，确保摆放整齐。

茶水准备

根据领导喜好，提前准备好茶水或咖啡，并放置在领导易于取用的位置。

领导文具与茶水准备

整理信件

将收到的信件进行分类整理，及时送交给领导，确保重要信件不被遗漏。

归档文件

将处理完毕的文件进行分类归档，保持文件柜的整洁与有序。

信件与文件处理

02

领导到达与日程管理

日程汇报与提示

提前收集领导日程

汇总领导当天需参加的会议、活动及外出安排，提前向领导汇报，并确认时间、地点及参会人员。

提醒领导日程安排

安排会议室与设备

在领导到达前，通过邮件、电话等方式提醒领导当天的日程安排，确保领导准时参加。

负责会议室预定及会议设备调试，确保会议顺利进行。

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重要事项督办

跟进领导交办事项

对领导交办的重要事项进行跟进，确保事项按时完成，并及时向领导汇报进度。

事项提醒与反馈

通过邮件、电话等方式提醒领导待办事项，及时收集反馈意见，并督促相关人员落实。

事项记录与归档

对领导交办的重要事项进行详细记录，并定期归档，以备日后查阅。

信息收集与整理

及时收集公司各部门及外部的重要信息，进行整理、分类，并汇报给领导。

信息处理与反馈

信息传递与沟通

将领导的重要指示和意见及时传递给相关部门，并跟进落实情况，确保信息畅通。

反馈意见与建议

收集各部门对领导工作的反馈意见，及时向领导汇报，并提出改进建议，协助领导完善工作流程。

03

日常工作执行

接听电话

及时接听公司总机和各部门转接的电话，礼貌问询并转接相关部门或人员。

来宾接待

热情接待来访客人，提供茶水、座位等周到服务，并安排相关部门或人员接待。

电话接听与来宾接待

资料整理

对公司各部门提供的文件进行整理、归档，确保资料的完整性和准确性。

文稿撰写

根据公司要求和领导指示，撰写各类文稿、报告、计划等，确保内容准确、简洁、有条理。

资料整理与文稿撰写

根据公司各部门需求，及时打印各类文件、资料，并确保打印质量。

文件打印

对需要复印的文件进行复印，并保证复印清晰、完整，同时做好复印登记工作。

文件复印

文件打印与复印

04

领导临时任务处理

随传随到服务

随时待命

确保随时能够接收到领导的指示，并迅速响应。

高效执行

接到指示后，迅速了解任务内容和要求，确保高效执行。

及时反馈

在执行过程中，及时向领导汇报进度和结果，以便领导随时掌握任务进展情况。

传真接收

根据领导指示，及时将文件、资料等发送至指定传真号码。

传真发送

催办落实

对发送的传真文件进行催办，确保对方及时收到并落实。

及时接收传真文件，确保文件完整、清晰。

传真收发与催办

临时交办任务执行

任务确认

在接受领导临时交办任务时，明确任务内容、要求和完成时间。

安排执行

结果汇报

根据任务要求，合理安排工作进度和人员分工，确保任务按时完成。

任务完成后，及时向领导汇报结果，并提供相关数据和资料，以便领导评估任务完成情况。

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05

下班前工作

发送邮件

通过企业邮箱或内部通讯工具，将次日工作计划和重点任务发送给团队成员，确保大家提前知晓。

明日工作安排传递

口头通知

在团队会议上简要说明次日的工作安排，重点强调关键节点和注意事项。

流程确认

与相关部门和人员确认明日工作的流程和协作方式，确保各项工作无缝衔接。

部门日报表收集与分析

收集报表

通过企业内部系统或邮件收集各部门的日报表，确保数据准确、完整。

数据分析

对收集到的数据进行分析，了解当日工作的完成情况、存在的问题及原因。

报表整理

将分析结果整理成易于阅读的格式，如表格、图表等，并发送给相关领导和团队成员。

领导需办事项征询

事项梳理

整理当天领导安排的任务和指示，明确需办事项的具体内容和要求。

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02

01

进度汇报

向领导汇报各项工作的进展情况，包括已完成的任务、遇到的问题及解决方案。

征求指示

针对工作中出现的问题和未完成的任务，向领导请示下一步的工作方向和重点。

06

突发事件应对

确保会议室干净整洁，提供茶水、资料等必需品，通知相关人员做好准备。

客户突然到访接待

接待准备

主动了解客户需求，积极协调相关人员，为客户提供全面的服务。

热情接待

详细记录客户来访时间、姓名、单位、联系方式等信息，为后续跟进提供支持。

登记信息

会议组织

提前收集会议议题，确保会议目标明确，避免会议过程中出现偏题、跑题现象。