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汽车行业零部件采购管理制度及流程

一、制定目的及范围

为提高汽车行业零部件的采购效率，确保采购活动的规范化和透明度，特制定本制度。该制度适用于所有涉及汽车零部件采购的部门，包括采购部、仓储部、质量管理部及相关业务部门。本制度涵盖了常规采购、紧急采购、年度采购及供应商管理等方面。

二、采购原则

采购工作应遵循以下原则，以确保采购活动的有效性和合规性：

1.公正性：采购过程必须公平透明，所有供应商在报价和评审过程中享有平等的机会。

2.质量优先：在保证合理价格的前提下，优先考虑零部件的品质和性能，确保其符合行业标准和公司要求。

3.合法性：所有采购活动必须遵循国家法律法规，确保采购来源正规，所有交易均需开具合法发票。

4.成本控制：在满足质量和交货时间的基础上，力求降低采购成本，提高资金使用效率。

三、采购流程

1.采购申请

相关部门需根据生产需求，提前评估零部件库存情况，填写《采购申请表》。申请表应明确所需零部件的型号、数量及使用目的，并附上相关的需求依据。

2.审批流程

采购申请由部门负责人审核，确认需求的合理性及预算情况。审批通过后，申请表需提交至采购部进行后续处理。

3.供应商选择

采购部根据申请表内容，进行供应商的筛选。应至少提供三家符合要求的供应商的报价，确保选择过程的多样性和透明度。对供应商的选择应考虑其信誉、交货能力及售后服务等因素。

4.询价与核价

采购部向筛选出的供应商发出询价函，收集报价信息。收到报价后，采购部需对报价进行核价，参考历史价格及市场行情，确定合理的采购价格。

5.审批与下单

核价后，采购部需将报价及核价结果提交给公司管理层进行最终审批。审批通过后，采购部可下采购订单，并与供应商确认交货时间及相关条款。

6.验收与入库

货物到达后，仓储部应根据采购订单进行验收，核对零部件的数量、型号及质量。验收合格的物资需填写《入库单》，并及时入库，确保库存信息的准确性。

7.付款与报销

采购部需在验收合格后，及时向财务部门提交付款申请，附上相关的采购单据（如发票、入库单等）。所有采购费用应在规定的时间内报销，以确保财务流程的顺畅。

8.采购记录与反馈

所有采购活动需记录在案，采购部应定期整理采购统计报告，分析采购数据，为后续采购决策提供依据。同时，建立采购反馈机制，收集各部门对供应商的评价和建议，以便持续优化供应商管理。

四、特殊采购流程

1.紧急采购

面对突发情况，需迅速采购的零部件可由相关部门提出紧急采购申请。申请需说明紧急原因，审批后，采购部可直接联系合格供应商进行采购，无需经过常规询价流程。

2.年度采购

对于定期需求的零部件，相关部门需提前编制年度采购计划，并提交至采购部进行预算审核。年度采购计划应考虑生产预测及市场变化，确保零部件的及时供应。

3.零星采购

针对金额较小或偶发性需求的零部件，采购人需向部门负责人申请批准后，方可直接向供应商采购，简化流程，提高响应速度。

五、供应商管理

1.供应商评估

采购部应对现有供应商进行定期评估，考察其供货能力、质量控制及服务水平。评估结果将影响后续的采购决策，确保选择优质供应商进行合作。

2.建立供应商档案

对所有合格供应商建立档案，记录其基本信息、历史交易记录及评估结果，便于后续管理与决策。

3.风险管理

针对潜在的供应商风险，采购部应制定相应的风险预警机制，及时掌握供应商的财务状况、生产能力及市场动态，确保采购链的稳定性。

六、培训与纪律

1.培训制度

采购部应定期对员工进行采购流程及供应商管理的培训，确保所有相关人员对采购制度及操作流程熟悉掌握，提高工作效率。

2.行为规范

所有采购人员须遵守职业道德，禁止接受供应商的贿赂或回扣。任何违反行为将受到公司纪律处分，以维护采购工作的公正性和透明度。

七、反馈与改进机制

采购管理制度应根据实际操作情况进行定期评估与调整。建立反馈机制，鼓励员工提出改进建议，促进采购流程的优化与创新。定期召开采购工作总结会，分析工作中的问题与经验，共同探讨改进方案，以提高整体采购效率。

此制度的实施，旨在为汽车行业零部件采购提供清晰、可操作的指导，确保采购活动的高效性和规范性，为公司的可持续发展奠定基础。