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非营利组织采购费用报销制度及流程

一、制定目的及范围

为确保非营利组织在采购过程中遵循透明、公正的原则，提高资金使用效率，特制定本采购费用报销制度及流程。此制度适用于所有与项目相关的采购活动，包括但不限于材料采购、服务采购、设备购置、会议费用等。通过明确流程，减少不必要的支出，确保每一笔费用的合理性和合规性。

二、采购原则

在采购过程中，必须坚持以下原则：

1.公正、透明，确保所有采购活动接受监督，防止腐败和利益冲突。

2.优先选择信誉良好的供应商，确保采购物资的质量与服务。

3.所有采购费用必须经过审批，确保预算控制和资金的合理使用。

4.采购物资需开具合法有效的发票，以便于后续的财务审核与报销。

三、采购流程

1.采购申请

任何采购活动均需由相关项目负责人员提出申请。申请人需填写《采购申请表》，并附上相关的预算说明。此表需包括采购物品的名称、数量、预估价格及采购理由。在填写申请时，应与项目预算相结合，确保支出符合项目实施计划。

2.审批流程

采购申请提交后，需经过以下审批环节：

项目负责人审核申请的必要性和合理性。

财务部门对预算进行审核，确保采购不超出预算范围。

相关部门负责人签字确认。

最终将申请提交给组织管理层审批。审批通过后，方可进入询价阶段。

3.询价与选择供应商

采购申请获得批准后，项目负责人需开展询价工作。应至少联系三家供应商，获取报价和服务条款。询价应遵循以下要求：

选择具备良好信誉和资质的供应商。

比较各供应商报价，考虑质量、交货期及售后服务等因素。

记录询价过程及结果，以备后续审核。

4.采购实施

在确定供应商后，项目负责人与供应商签订采购合同。合同应明确以下内容：

采购物品的规格、数量、价格及交付时间。

付款方式及售后服务条款。

合同签署后，项目负责人应监督采购过程，确保按合同约定执行。

5.验收与入库

采购物资到货后，项目负责人需组织相关人员进行验收。验收内容包括：

检查物资数量、质量及规格是否符合合同约定。

记录验收结果，并填写《验收报告》。验收合格后，物资应及时入库，更新库存记录。

6.费用报销

在验收合格后，项目负责人需准备费用报销材料，包括：

完整的采购合同及相关附件。

供应商开具的发票及付款凭证。

《采购申请表》和《验收报告》。

所有报销材料需提交财务部门审核，确保无误后进行报销处理。报销申请必须在物资到货后一个月内提出，逾期不予受理。

四、特别采购情况处理

在一些特殊情况下，采购流程可能有所不同：

紧急采购：如因突发事件需要立即采购，项目负责人可在事后补充申请，并说明紧急原因。此类采购无需进行询价，但需保持记录和透明度。

定期采购：对于年度或季度定期采购的物资，项目负责人需提前制定采购计划，并在预算中进行备案，以便于集中采购和费用控制。

五、备案与存档

所有采购活动结束后，项目负责人需将相关文件进行整理，存档以备后续审核。存档文件包括：

《采购申请表》

《验收报告》

供应商发票及付款凭证

采购合同复印件

这些文件应保存至少三年，以备财务审计或项目审查使用。

六、采购纪律与责任

项目负责人及参与采购的人员需遵循以下纪律：

1.不得接受供应商的任何形式的回扣或礼品，违反者将受到严厉处罚。

2.采购人员需保持公正，避免利益冲突，确保采购过程的透明性。

3.所有参与采购的人员需接受培训，熟悉采购流程与相关规定。

七、反馈与改进机制

为持续优化采购流程，非营利组织将建立反馈机制。项目负责人及相关人员可对采购流程提出意见或建议，定期召开会议讨论改进方案。组织管理层将根据实际情况及时调整采购制度，以提升采购效率和资金使用效益。

通过以上制度与流程的建立，非营利组织将能够在保证采购合规性的基础上，提升资金使用效率，确保项目的顺利实施。每个环节都需明确责任，确保流程的顺畅与高效，最终实现组织的使命和目标。