会议组织与会务管理.pptxVIP

会议组织与会务管理

汇报人：可编辑

2024-01-05

目

录

CATALOGUE

会议组织概述

会议筹备工作

会议现场管理

会后工作管理

会务管理技巧与注意事项

会议组织概述

CATALOGUE

01

会议是一种有组织、有目的的集体活动，通过交流信息、讨论问题、协商决策等方式实现特定的目标。

定义

会议可以促进信息共享、交流沟通、协调合作、决策制定等，有助于推动组织的发展和目标的实现。

目的

按照不同的分类标准，会议可以分为多种类型，如按照规模可分为大型会议和小型会议；按照议题可分为专题会议和综合会议；按照形式可分为线上会议和线下会议等。

类型

会议的级别通常根据参会人员职务、会议议题重要性、会议规模等因素确定，可分为国家级、省级、市级、县级等不同级别。

级别

总结

对会议成果进行总结、评估，整理会议纪要，发布会议成果。

实施

按照会议议程进行发言、讨论、报告等活动，确保会议顺利进行。

组织

包括签到、接待、安排座次等环节，确保参会人员有序入场。

策划

确定会议目的、议题、时间、地点、参会人员等基本要素，制定会议组织方案。

筹备

根据策划方案，进行会场布置、设备调试、资料准备、通知发布等工作。

会议筹备工作

CATALOGUE

02

根据组织需求和目标，明确会议的主题和目的。

依据会议主题，设计详细的议程，包括时间安排、讨论议题、发言顺序等。

制定议程

确定会议主题

考虑参会人员的日程安排，选择一个对大多数人方便的时间。

选择合适的时间

确定地点

确定参会人员

根据会议规模和需求，选择合适的会议室或活动场所。

根据会议议题和目的，确定需要参与的人员名单。

03

02

01

列出所需设备和物品，如投影仪、音响、桌椅、茶水等。

制定物资清单

选择适合的主持人，负责引导会议进程和维持秩序。

确定主持人

安排专人负责茶水服务、设备调试等会务工作。

安排服务人员

发布通知

通过邮件、电话、短信等方式通知参会人员，明确会议时间、地点、议程等信息。

资料准备

根据会议需要，提前准备相关的会议资料，如PPT、报告文档等。

会议现场管理

CATALOGUE

03

签到

确保参会人员准时签到，记录参会人员名单，以便核对和统计。

接待

为参会人员提供必要的指引和帮助，解答疑问，确保参会人员顺利进入会场。

选择合适的主持人，负责开场白、引导讨论、总结发言等环节。

主持

按照预定的议程安排，确保每个议题的时间分配合理，避免议程延误或提前结束。

议程控制

会议记录

指定专人记录会议内容，包括发言要点、讨论重点和决议事项等。

资料整理

将会议资料进行分类整理，制作会议纪要，以便存档和查阅。

会后工作管理

CATALOGUE

04

VS

在会议结束后，及时整理会议纪要，准确记录会议内容和决策结果。

纪要发布

将整理好的会议纪要发送给所有参会者，确保大家了解会议内容和决策结果。

纪要整理

根据会议决策和结论，制定具体的实施计划，确保会议成果得到有效落实。

对会议成果的落实情况进行跟踪和反馈，及时解决实施过程中遇到的问题，确保会议目标得以实现。

成果落实

跟踪反馈

会务管理技巧与注意事项

CATALOGUE

05

提前发布议程，让参会人员了解会议内容和时间安排。

制定详细的会议议程

提前检查音视频设备，确保会议顺利进行。

确保设备正常运行

主持人应维持会议秩序，避免无谓的争论和打断。

维持秩序

记录会议内容和决策，及时发布会议总结和纪要。

做好记录和总结

THANKS

感谢观看