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宠物行业原材料采购与管理流程

一、流程制定目的及范围

为了提升宠物行业的原材料采购效率，确保物资质量与成本控制，特制定本流程。本流程适用于宠物食品、用品及药品的原材料采购，涵盖从需求提出到验收入库的全周期管理。

二、采购原则

在采购过程中，需遵循以下原则：

确保原材料的质量与安全，优先选择符合国家标准的供应商。

保持采购过程的透明和公平，避免利益冲突。

采购人员与申购人应分开，确保审批流程的公正性。

兼顾采购成本与供应商的服务质量，力求性价比最优。

三、采购流程

1.需求确认与申请

需求确认由各部门进行，明确所需原材料的规格、数量及交货时间。

相关人员填写“采购申请单”，并附上预算说明和必要的技术文件。

申请单需提交给部门负责人进行审核与批准。

2.供应商选择

各部门根据需求，进行市场调研，收集至少三家合格供应商的信息与报价。

供应商需具备合法资质，提供相关的营业执照、生产许可证及质量管理体系认证。

在选择过程中，需考虑供应商的供货能力、历史表现及售后服务体系。

3.询价与核价

采购人员向选定的供应商发出询价函，要求详细报价及供货条款。

收到报价后，进行价格分析与比较，考虑历史价格、市场行情及供应商信誉。

填写“核价单”，记录核价结果，并附上相关报价单。

4.审批流程

核价完成后，采购人员将“采购申请单”和“核价单”一并提交给部门负责人审批。

部门负责人审核无误后，转交财务部门进行预算审核。

财务审核通过后，最终报公司高层进行最终审批。

5.下单与合同签署

审批通过后，采购人员与供应商确认订单细节，正式下单。

在下单前，采购人员需与供应商签署合同，明确交货时间、价格、质量标准及违约责任。

6.物资接收与验收

供应商按合同约定时间送货到指定地点，采购人员负责接收物资。

验收时需根据合同和订单进行检查，确认数量、质量与规格。

若发现问题，采购人员需及时与供应商沟通解决，并记录在“验收单”上。

7.入库与报销

物资验收合格后，相关人员将其入库，并填写“入库单”。

入库单需与采购申请单、验收单一并存档，备查。

采购完成后，采购人员需在一个月内将相关单据提交财务进行报销，逾期将不予受理。

8.采购记录与档案管理

所有采购相关文件需进行归档管理，包括采购申请单、合同、验收单、入库单及报价单。

建立供应商档案，记录供应商的表现、交货及时性及质量情况，定期进行评估与更新。

四、特殊采购情况处理

在面对特殊情况时，需根据实际情况调整采购流程：

紧急采购：若遇到突发事件，需迅速采购的物资由指定应急小组负责，简化询价流程，确保及时供货。

小额采购：适用于金额较小的采购，采购人员可在得到部门负责人同意后直接下单，无需经过繁琐的审批流程。

集中采购：各部门可在每月固定日期统一提交流转单，由专门部门集中采购，以降低成本。

五、流程优化与反馈机制

在流程实施过程中，各部门需定期对采购流程进行评估，发现问题及时反馈。

设置定期会议，讨论采购过程中遇到的困难与解决方案，确保流程的持续优化。

鼓励员工提出合理化建议，形成良好的反馈机制，逐步提升采购效率与管理水平。

六、采购纪律

所有参与采购的人员需遵守以下纪律：

采购人员不得接受供应商的任何形式的馈赠与回扣，违者将受到严惩。

采购过程中应保持公正、公平，确保信息透明，维护公司的利益。

定期进行培训与考核，提高采购人员的专业素养与职业道德意识。

通过以上流程的实施，能够有效提升宠物行业原材料采购的规范性与效率，确保高质量的物资供应，助力企业的可持续发展。