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收文发文模板

一、收文模板

（一）收文登记

1.收文日期：[具体年月日]，精确记录文件接收时间，格式统一为“年/月/日”，确保时间准

确性，便于后续追溯与查询。

2.[X]

收文编号：号，按照预先设定的编号规则进行编号，编号具有唯一性，一般由年份、部

门代码、流水号等组成，如“[2025]研001号”，方便对收文进行分类管理与快速定位。

3.来文单位：详细名称，填写发文单位的全称，若为下属机构或部门发文，需明确具体层级[]

与名称，保证信息完整准确，避免混淆。

4.文件标题：[文件原标题]，完整引用文件标题，包括主标题与副标题（若有），确保标题无

误，不得随意更改或简化，以便准确把握文件主旨。

5.文件字号：[发文文号]，记录发文单位的文号，如“国发〔2025〕1号”，文号是文件的重要

标识，有助于核对文件的权威性与来源。

6.密级：[标注密级，如“机密”“秘密”“公开”等]，根据文件本身标注的密级进行登记，对于涉

密文件，严格按照保密规定进行后续处理，保障文件信息安全。

7.份数：[X]份，明确收到文件的实际份数，若存在附件，需注明附件份数，如“文件1份，

附件2份”，防止文件及附件缺失。

8.签收人：签字，由实际接收文件的人员签字确认，签字应清晰可辨，若为多人签收，依次[]

签署姓名，明确责任归属。

（二）文件处理流程

1.初步审核

◦审核人员：指定岗位人员姓名，如行政秘书、收文专员等，明确负责初步审核的人[]

员，该人员需具备一定的文件处理经验与专业知识。

◦审核内容：

▪检查文件完整性，包括文件正文、附件是否齐全，页面有无缺失、模糊不清等情

况；核实文件格式是否规范，如字体、字号、排版是否符合公文标准。

▪确认文件是否属于本单位或本部门的业务处理范围，判断文件紧急程度与重要

性，初步筛选出需重点关注或优先处理的文件。

◦审核时间：[X]个工作日内，设定明确的初步审核时间限制，一般为1-2个工作日，

确保文件流转效率，避免积压。

◦审核意见：在收文登记表中简要记录审核结果，如“文件完整，格式规范，属于本部门

业务范畴，建议呈送[具体领导姓名]阅示”或“文件缺附件[附件名称]，请联系来文单

位补充后再行处理”等，审核意见应清晰、明确，为后续处理提供指引。

1.领导批示

◦批示领导：[领导姓名与职务]，写明负责批示文件的领导，一般为部门负责人或相关业

务分管领导。

◦批示时间：收到文件后的[X]个工作日内，根据文件紧急程度与重要性，合理设定领

导批示时间，紧急文件应在1个工作日内完成批示，普通文件一般不超过3-5个工作

日，以保障文件处理时效。

◦批示内容：领导在文件原件或专门的批示单上签署意见，如“请[具体部门或人员]负责

处理，于[具体日期]前反馈处理结果”“转[相关部门]会签，提出意见后报我审阅”等，

批示内容应明确任务分配、处理要求与时间节点。

1.文件分发与办理

◦分发人员：指定岗位人员姓名，如文件分发专员、行政助理等，确定负责将文件分发[]

给相关部门或人员的责任人，确保文件准确送达。

◦分发依据：依据领导批示意见，将文件分发给具体负责办理的部门或人员；对于需多

个部门协同处理的文件，明确主协办关系，按照流程依次分发，避免重复分发或分发

错误。

◦办理要求：办理人员在规定时间内按照领导批示要求开展工作，对于涉及具体业务的

文件，需深入研究文件内容，制定详细的处理方案，并及时反馈工作进展；对于需回

复来文单位的文件，起草回复文件并按照发文流程进行审核与发送。

◦办理进度跟踪：建立文件办理进度跟踪机制，由专人定期（如每周）对文件办理情况

进行检查，记录办理进度，对于逾期未完成的任务