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零售业商品采购流程及管理制度

一、制定目的及范围

为提升零售企业的采购效率，确保商品质量，降低采购成本，特制定本管理制度。本文档涵盖日常采购、集中采购、特殊采购和年度采购等各类采购流程，旨在为各部门提供清晰的指导，确保采购工作高效、有序进行。

二、采购原则

1.采购工作应遵循“公正、公平、公开”原则，确保在选择供应商时综合考虑商品质量、价格及服务。

2.所有采购活动应从合法商家进行，确保所有物资均具备合法合规的发票。

3.各部门应指定专人负责采购事务，申购人与采购人不得为同一人，以防止利益冲突。

三、采购流程

1.常规采购流程

1.1采购申请：申购人需定期检查库存，并填写“采购申请单”，注明所需商品的名称、规格、数量及预算金额。

1.2审批流程：相关部门对采购申请进行审核，必要时需提供预算依据，确保采购符合部门的需求和预算。

1.3询价环节：各部门应主动联系至少三家合格的供应商，征集报价并记录。

1.4核价：根据市场行情和历史采购价格，评估供应商的报价，并填写“核价结果”以备审批。

1.5审批流程：经过各部门审核后，申请单需逐级上报至管理层进行最终审批。

1.6采购实施与验收：审批通过后，采购人下单，商品到货后由相关人员进行验收，确保商品符合要求并入库。

1.7报销流程：采购人需在商品到货后一个月内完成报销，逾期申请将不予受理。

2.集中采购流程

2.1集中需求收集：每个部门需在每月的25日前提交当月的集中采购需求，由采购部统一汇总。

2.2供应商选择：采购部根据汇总的需求，选择合适的供应商进行集中采购，并进行集中询价。

2.3集中采购实施：批准后，采购部负责下单，确保按时交货并进行验收。

2.4记录与反馈：所有集中采购活动需进行记录，采购部应定期收集各部门对集中采购的反馈，进行后续改进。

3.特殊采购流程

3.1应急采购：在突发情况下，需迅速进行采购的情况下，由应急小组负责，免去询价及审批环节，确保尽快到货。

3.2零星采购：适用于小额、偶发性的商品采购，需经部门负责人同意后执行，并记录采购情况。

3.3年度采购：针对年度固定需求的商品，采购部门需提前编制年度采购计划，与财务部门对接预算。

四、采购记录与备案

所有采购活动完成后，采购人需将采购申请单、审批文件、验收单及发票进行整理，复印两份，一份交财务审核，另一份存档备查。此举有助于后续的审计和财务核算。

五、采购职责与纪律

1.采购人员职责：负责建立和维护供应商档案，定期进行市场调研，确保采购商品的质量与价格合理。

2.采购行为规范：采购人员不得接受供应商的贿赂、回扣等不当利益，违反者将受到严厉的纪律处分。

3.信息保密：采购人员应对采购过程中的商业信息保密，确保公司商业秘密不被泄露。

六、反馈与改进机制

为确保采购流程的有效性和适应性，需建立定期反馈机制。各部门应对采购流程的实施情况进行评估，提出改进建议，采购部负责汇总反馈信息，并定期优化采购流程。通过收集各方意见，确保采购流程与实际需求相符，提升整体采购效率。

七、总结

本管理制度为零售企业的商品采购提供了系统化的指导，确保各项采购活动的规范化和高效化。通过明确的采购流程、严格的审批机制和有效的反馈机制，能够有效降低采购风险，提高采购效率，为企业的可持续发展奠定坚实基础。各部门应认真执行本制度，确保采购工作顺利进行。