办公室日常事务办理-商务秘书.pptxVIP

办公室日常事务管理的主要内容：处理信函和文件接打电话日常接待维护管理办公室环境管理和发放办公用品进行时间管理值班工作对零用现金进行管理负责信息的上传下达和保密工作处理各种突发事件

第三章办公室日常事务管理

第一节办公室环境的维护和管理第二节办公程序管理与时间管理第三节办公用品的管理和发放第四节办公室电话工作第五节办公室接待工作第六节邮件信函的处理第七节值班工作

第一节办公室环境的维护和管理01办公室环境的构成02办公室的环境分为：03软环境：工作氛围、人际关系、人员的素养04硬环境：空气、光线、声音、色彩、桌椅柜架、办公设备、耗材、饮水设备等05构成办公环境的要素：空气、光线、声音、空间、绿化

办公室的布局类型：开放式、封闭式开放式办公室布局：始于德国，指按照工作职能、业务活动和技术分工来布局，有全开放和半开放之分。封闭式办公室布局：传统式办公室，独立门窗

开放式办公室封闭式办公室优点降低成本、提高效率、易于沟通、便于监督指导、设备共享单独办公、比较安全、可集中精力、易于内部沟通不足难于集中注意力、噪音大、难于保密成本高、空间浪费大、不易于监督和指导

01办公布局安排应考虑的主要因素03企业的机构设置和工作设计。05确保公司部门之间的联系，科学有效的设计工作流程。02企业的规模和员工人数。04企业经营的性质和内容。

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01秘书对办公责任区的管理03秘书对办公责任区的管理：清洁、整理、摆放有序、定期整理文件、清除安全隐患02秘书的办公责任区：个人办公责任区、公用区域、上司的办公区域

办公程序管理办公程序的内涵：概念：办公管理程序是指为了实现工作目标，对工作中有多个环节和步骤的活动或事务流程进行科学有序的安排和管理，使其形成固定模式和方法，以指导今后的工作。要素：时间因素、空间因素、事项因素、资源因素特征：择优性、稳定性、可操作性办公程序管理的必要性

改进办公管理程序的方法：办公事务的一般性流程：确定问题、提出解决方案办公流程的确定与改进：要以组织结构为根据来确定流程，要科学有序工作承办周期制度的建立

时间管理概述1时间管理的必要性2时间管理理论3时间管理：对时间继续有效的计划和控制，从而在优先的时间内创造最大的效益。4

为上司安排活动时间表有效管理时间的方法明确目标和工作任务及职责、确定工作计划、利用管理工具（时间表、值班表、记录本、效率手册、墙上计划图表、布告板）月时间表、周时间表

安排、活动以及个人安排提高办事效率和节约时间的小技巧养成良好的工作习惯、善用时间、改善工作条件做好上司和自己的工作日志工作日志填写的信息内容：会议情况、约会

第三节办公用品的管理和发放办公用品的管理01识别办公用品和易耗品02办公用品的采购03办公用品的发放04健全发放制度05建立一个的发放登记制度，严格审批手续06认真清点，核实发放07制定有效的办公用品节约制度08严格办公设施的使用制度09

第四节办公室电话工作使用电话的基本礼仪口齿清晰，声音愉快自然提高电话工作的效率，注意保留态度要热情周到，礼貌友好语言简洁明了，得体准确，和谐有序简洁、完整、准确、快捷地处理电话留言

STEP03STEP01STEP02了解办公电话的主要功能和系统，更好地提高电话工作的效率办公电话系统：键式或按钮式电话系统、专用小型交换机系统电话机的功能

接听电话的技巧01接听电话必须及时02接听电话首先问候并通报03做好电话记录04正确处理电话的临时中断05学会处理不在的同事的电话06学会处理转接电话07适时结束电话08同时处理打进来的多个电话09接听打给上司的电话10

拨打电话的技巧尽量选择合适的时间打电话打电话前的准备工作准确拨号，耐心等待及时自我通报要求对方做好电话记录替上司拨叫电话拨错了号要道歉，绝不可一挂了之如果通话临时中断或受到干扰，应主动回电话运用语言技巧，及时结束冗长的难对付的谈话

第五节办公室接待工作接待工作分类按来访人数和规模分类：个人来访、团体来访按接待的准备程度分类：有约来访、无约来访接待中的准备工作：做好环境、物质、心理准备工作接待的礼仪原则接待工作概述020103050604

01接待工作的基本程序02日常接待工作的基本程序03迎候、查对预约登记、做好登记、通报来访、引导客人、介绍、做记录、送别04接待团体来访的基本程序05了解情况、制定接待方案、做好准备工作

第六节邮件信函的处理邮寄信函处理概述邮件包括：邮政系统传递的邮件、电子信函邮件寄发程序核对、签发、装封与折叠、查对信息、分类、登记、选择适当的邮寄方式

邮件接受程序签收拆封登记分类及时处理邮件将与自己有关的工作记录下来呈送邮件

2020上司外出时秘书处理邮件的方法012021常见情形及处理0