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办公室日常管理杨林高级培训师攀枝花默言管理顾问公司

办公室日常管理办公室概述办公室实务办公室工作技巧

办公室概述◆办公室涵义◆办公室的环境◆办公室的布局◆办公室写字台摆放

办公室涵义广义：机关职能部门狭义：办公的屋子，或者是设在领导身边，直接为领导服务的综合部门

办公室环境软环境：工作氛围、人际关系、人员的素养硬环境：空气、光线、声音、色彩、桌椅柜架、办公设备、耗材、饮水设备等

办公室布局主要分为：开放式、封闭式开放式办公室在大的空间里包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具、椅子、电话、计算机等设备的存放空间。

封闭式办公室又称为传统办公室，是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间给一个或几个人使用，带有办公桌等相应的设备。办公室布局

办公室布局案例谷歌中国办公室

办公室写字台摆放01忌座背门；忌座后有窗；避免将写字台正对着门；后墙左窗右门最宜；职位越高要离大门越远。01

图例

办公室实务接待◆电话◆开会◆出差

接待接待工作准备接待活动实施各类礼仪0102办公室实务

接待工作准备收集来宾情况确定接待规格制定接待计划落实接待事项

收集来宾情况01来宾的基本情况国别、地区、姓名、年龄、身份、职务、民族、信仰等02分析判断来访意图谈判、商务会谈、回访、参观、考察、检查等03掌握抵达离开时间和日程安排抵达航班号、车次，离开时间，是否有其他行程安排第一步第二步第三步

确定接待规格（1）高规格接待03重要陪同人员比主要来宾的职位高的接待，高规格接待表示对接待一方的重视和友好。

接待人员必须根据来访者的身份确定接待规格，有三种接待规格：（3）低规格接待02主要陪同人员比主要来宾的职位低的接待。（2）对等接待01主要陪同人员与主要来宾的职位相当的接待，这是最常用的接待规格。

甲乙二企业都是天地公司的合作单位。一次甲企业的副经理到天地公司商谈业务，天地公司的陈总经理为了表示友好和重视，出面接待，全程陪同。

不久乙企业也派了一位副经理来天地公司，陈总经理工作太忙，就让赵副经理出面接待。乙企业已知道甲企业来时是陈总经理接待，非常不高兴，认为天地公司对他们不尊重，没有诚意，本来想商谈的项目就不谈了。1案例分析2点评：接待无小事，要注重接待规格，不要厚此薄彼。3

本初豪气盖中华，官渡相持枉叹嗟。若使许攸谋见用，山河争得属曹家？案例：曹操高规格接待许攸曹操与袁绍在官渡相对峙，袁绍的谋臣许攸由于计策不被采纳，便背叛袁绍投奔曹操。曹操听说许攸到来，高兴得顾不上穿鞋，光着脚就跑出来迎接，拍着手笑着说：「许攸来降，我的大事成矣！」010302

对方与我方的关系。当对方的来访事关重大或我方非常希望发展与对方的关系时，往往以高规格接待。01一些突然的变化会影响到既定的接待规格，遇到这种情况，一定要及时向客人解释清楚，向客人道歉。02对以前接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。03注意事项

案例讨论□向副厂长介绍此次活动的有关情况；□通知对方我方的变化，并致歉。赵厂长原定接待合作单位的厂长及其助手，可接待前接到上级单位通知，要赵厂长于接待那天去参加一重要会议，不得缺席。赵厂长只好请另一副厂长出面接待了，作为接待人员，此时应该需要做哪些事情？

制定接待计划

会见、会谈时间、地点、参加人员宴请时间、地点、标准、人数住宿地点、标准、房间数量整个行程时间安排CBAD

案例：****公司接待方案

日期时间活动内容接待地点陪同人员备注*月*日（周*）14:00-16：00**-攀枝花,晚宿国际会议中心***、***16：00-16：30参观*****公司***公司***、***16：30-17：30参观科研中心路线为:展厅→图书馆→放映厅（观看专题片）→职工活动中心国际会议中心***、***17：30-18:00会见国际会议中心*****厅***、***18:00-18:10签约仪式国际会议中心****厅***、***18:10-晚宴国际会议中心*****厅***、****月*日（周*）8：00早餐国际会议中心******厅***、***9：00赴***参观***、***

如果本单位有接待方面的规章制度，接待人员应严格遵照执行，不得擅自更改接待标准。要注意了解来宾的饮食和生活习惯。在接待过程中，要特别注意做好保密工作。重要的文件、资料要保管好，不能让客人参观的地方，不安排参观，注意内外有别，严守机密。注意事项

准备接待材料准备接待礼物预定