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电算化会计档案管理的特点和应注意的问题

中国石化集团公司河南石油勘探局周建敏李鹏廖明恕

【擒要】电算化会计档案作为会计档案的一部分，与传统纸质载体形式的会计档案相比，有其自身的形成特点和管理要求。本文拟

通过对电算化会计档案的分析，探讨电子会计档案的管理与利用问题，以期有助于电算化会计档案管理工作的提高。

【关键词】电算化会计档案；特点；注意问题

电算化会计档案指存储在计算机中的交、保管、销毁清册等其他类档案。失或被抽换。年终再将各月现金日记账按

会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计（二）机读会计档案顺序装订成册，加盖封印，妥善保管。同样，

数据）和计算机打印出来的书面形式的会包括以计算机硬盘、软盘等磁性介质银行存款日记账也应每天登账并打印输

计数据。会计数据是指记账凭证、会计账或光盘等其他介质存储的只能以电子数据出，绝不能等到期末集中登账和打印，其审

簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）状态保存的会计数据和会计凭证、会计账核签章、装订、保管与现金日记账相同。此

等数据，以及会计软件系统开发运行中编簿、会计报表（包括报表格式与计算公式）外，出纳人员每月月末编制银行存款余额

制的各种文档程序和其他会计资料。电算等数据和会计数据库。调节表，由出纳人员及会计机构负责人或

化会计档案治理的主要任务是：监督和保（三）计算机系统档案会计主管签章后，与银行对账单一起保管。

证按要求生成各种档案，保证各种会计档包括计算机硬件系统型号、存储空间总账、其他明细账定期打印输出，连续

案的安全与保密，保证各种会计档案得到和外部设备类型及其增减变化；计算机操编号，经审核后装订成册。同样应由记账人

合理和有效的利用，并安全保存。作系统及网络操作系统型号；会计电算化员、打印人员、装订人员、会计机构负责人

软件系统名称、版本号，与之配套的安装光或会计主管在账册封面上签章并加盖封

电算化会计档案的特点盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套印。一般可根据企业实际情况和工作需要

一

、

与传统的会计档案相比，电算化会计文档资料。按月或按季、按年打印，但最迟至次年１

档案一般具有如下几个特点：月末应全部完成此项工作。当然，也要根据

是电算化会计档案比传统会计档案三、对电算化会计档案生成的管理控制税务、审计等管理部门要求，及时打印输出

一

具有更广泛的内涵。它除了包括打印输出（一）机制会计档案生成的管理控制有关账簿。

的记账凭证、会计账簿、会计报表外，主要１机制会计凭证类生成的管理控制。会３机制财务会计报告类生成的管理控

是指电算化会计系统中的所有系统软件、计电算化操作员向会计电算化系统输入记