2025年高效秘书职业技能实战指南.doc

一、会议管理

1、会议筹办方案拟订

内容波及:确定会议主题和议题、名称、议程、时间和地点、所需设备和工具、会议文献范围以及文印或复制工作、与会代表构成、经费预算、住宿和餐饮安排、会议筹办机构与人员分工。

作用有:保证会议周密组织、服务质量和沟通协调到位、保证领导意图得以贯彻执行。

(1）组建会议筹办委员会（2）提成筹办小组(３)形成筹办方案

(4）领导审核方案

２、会务检查工作程序

内容波及:会议准备与否充足、会议期间能否排除多种干扰、环境条件与用品准备、文献材料准备状况、会场布置状况检查、会议保卫工作检查以及其她。

(1）开会检查程序

1)会议筹办机构对会议准备状况进行自我检查

2）会议领导小组确定汇报会时间和地点并发出协调会告知

３)召开协调会并在会上现场处理问题

4)汇报会后对检查中发现问题予以催办和贯彻

（2）现场检查程序

1)指定现场检查路线和确定现场检查重点

2)制作检查单，以便记录和汇总

３）按照既定检查重点逐一现场查对并明确记录

4）对未到达规定整顿出整改和修订意见并予以纠正

3、会议文献审核工作程序

内容波及:审核会议文献精确性和完整性，审核会议文献与会议主题关系,审核会议文献与否存在与国家和组织方针、政策、法规相冲突内容，审核会议内容与否通过调查研究、与否与实际相符,提交会议讨论文献与否进行了会商,审核会议文献与否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实精确。

（1）起草该文献秘书就内容进行自审

(２）主观秘书进行初审

(3）如内容波及部门较多,要进行会审

(4)审核修改后，重要领导或主管领导进行终审

４、拟订会议应急方案

内容波及:会议举行过程中也许出现问题（人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为等问题）,出现问题时负责处理会议工作人员。

（1)预测不可预知状况

（2)提前准备应对备选方案

(3）讨论会议紧急状况

(4）确定会议应急方案

5、提醒会议按筹划进行

是根据会议目的需要,在会议进行过程中发明与会议目的相适应环境气氛，掌握会议议程,维护会间秩序，排除外界对会议干扰，从而引导决定、决策、结论形成。

（１）理解议题和议程（2）准时宣布开会（3）有效引导议题

6、处理会议突发事件程序

(1)向领导汇报（２）启动会议应急方案（3）实行应急方案（4)必要时向公共应急机构祈求支援（5)善后工作(向受害者及其家眷进行安抚、与媒体沟通)

7、会议总结工作程序

内容波及:会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、重要议题,参与会议上级领导人,会议主持者,领导汇报或发言要点,对会议基本评价和贯彻规定,会议决策状况及此后工作任务布置等。

（1)对会议征询意见，拟就工作总结稿（2）向领导汇报会议结论(３)总结定稿（4)印发（5）归档（6）组织全体工作人员进行总结

二、事务管理

1、礼宾次序确定环节

亦称礼宾序列,是在商务交往中对参观访问、出席活动、参与典礼来自不一样国家、不一样地区、不一样团体、不一样单位、不一样部门、不一样身份组织或个人尊卑、先后次序和位次，所进行合乎礼仪通例详细排列。

(1)确定礼宾次序方案（2）提前告知有关各方（3)按礼宾次序排列座次、名次、出场次序

2、安排涉外迎送工作程序

(1）确定迎候人员（２)准备迎宾物品（3）会面讲究礼节(4）送行前拜访(５）安排送行典礼

３、会见会谈工作程序

会见也叫礼节性会面,一般是半小时左右，属于礼貌性应酬。会谈也叫谈判，是双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流状况、互换意见、到达协议等，专题性较强。

(1)约定（2）告知对方有关事项(3)准备工作:背景资料、会见场所布置、人员安排

（4)迎接客人（５)会见、会谈(6）送别客人

4、西餐礼仪

(1)赴宴前准备

１)接到邀请后,要看清请柬各项内容

2）假如决定接受邀请并已答复主人,就不要轻易变化

3)到他人家赴宴需要带礼品

4)要根据请柬上规定选用赴宴服装

５)要准时赴宴

（2)西餐座次安排

主客间隔而坐,男女间隔而坐,夫妻分开而坐

（3)入席、退席礼节

1)客人要在主人带领下次序入席

２）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，双手放在膝盖

3)临时离开应当把餐巾放在自己椅子上

4）主人把餐巾放在盘子旁边，意味着结束进餐,其她人应当也把餐巾放在桌子上，随女主人退席

（4)餐具使用方法与席间礼节

1)左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌

２)吃鸡、虾、鱼措施

3)吃面包时要掰下一小块,涂上黄油,放入口中

4)吃意大利面条措施

5)吃水果措施

6）喝咖啡或茶措施

7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盘内

8)进餐速度应当与人们一致

9)谈话声