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文件编号:HFZD-CS-CB03

重庆宏帆实业有限企业

协议与协议档案管理措施

（试行）

编制:杨先波日期:10月日

审核:各相关部门日期:

同意:日期:

修订统计

日期

修订状态

修改内容

修改人

审核人

同意人

协议与协议档案管理措施

目

为加强房地产开发项目中对各类协议及协议档案管理,确保有效履约,降低经营风险,实现企业协议形成及协议档案管理规范化、制度化,特制订本制度。

定义与范围

定义

总部:指重庆宏帆实业有限企业;

项目企业:指重庆宏帆实业有限企业下属项目企业或项目部;

协议管理:是指对协议立项、意向接触、资信调查、商务谈判、协议条款确定、审查会签、签字、立案审核、推行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等协议签订全过程管理。

适用范围

重庆宏帆实业有限企业所属项目工程协议管理工作,包含由企业委托成本部、开发设计部及其她相关部门负责与项目开发成本相关协议文件及协议文件档案资料,其它如行政、融资、房屋销售等协议不在此管理范围内。

协议范围

成本部组织招投标产生各类工程协议（含配套工程协议）、设计、咨询协议、材料设备采购协议和其她协议（招标代理、物业管理委托协议等）。

非招标产生协议发包（含配套工程、材料设备、服务等）和其她发包产生各类协议。

职责

成本部:为工程协议办理主责部门,对外洽谈、协议拟订,对协议真实性、合理性、可行性负责。

工程部:对协议承包内容界面划分、工程管理、技术条款等内容进行审核,并对相关内容负责。

开发设计部:对协议包含技术要求、规范实施、建筑做法等内容进行审核,对相关内容负责,并作为企业设计及设计相关类协议主责部门。

营销策划部:对与销售相关协议要求、数量、时间要求等进行审核,对相关内容负责,并作为企业销售类协议主责部门。

财务部:对协议收支条款履约、收付款方法、单据开具或收取等情况监督审核。

法务:对协议内容、形式、文字表述、协议法性、有效性以及所负担对应法律责任负责。

综合部:关键负责盖章过程,并应查对审核意见实施情况。

管理标准:

协议签订标准

书面签订协议标准:签订协议,应该采取书面形式。

格式协议标准:统一使用企业制订协议范本;对于还未制订协议范本,由经办部门起草协议初稿,参考本管理措施经审批后方可签署。

格式协议通常需由成本部依据外界环境实际情况不定时做合适修订和更新。

事前签署标准:协议须先签署,然后开始推行。严禁未签协议即先行推行。在特殊情况有正当理由,经办部门将事件缘由、合作方选择依据、结算方法、工作计划安排等事项进行说明,由经办部门责任人签字,经主管副总经理签字同意后实施。并在10日内由经办部门参考本管理措施要求步骤办理报批。

协议审查标准:全部协议签署、修改、补充都必需根据本管理措施要求对应审查步骤进行报批。

严禁任何部门在协议内容未经审查情况下私自签署。

协议档案管理标准

协议档案管理由成本部专员统一管理,以确保协议档案资料完整性和有效利用;其她相关部门协议管理由相关部门负责管理,参考实施本管理制度。

成本部负责企业工程协议统筹、协调和组织管理工作,保管企业各项目部工程协议及档案管理,并指导和监督各工程项目部协议及档案管理工作。

协议档案管理应实施分项目分协议类别管理标准。

协议形成程序及关键点

协议拟稿

成本部依据招标文件、评标、询标或谈判统计、中标单位审定意见以及企业相关要求起草协议文件。

协议经办人与项目企业、对方单位沟通协议条款。

协议签署前,经办人员应认真了解协议范本,熟悉相关协议条款内容。

协议签署中,相关经办人员应该认真填写协议项目,对于对方地址、联络方法、协议内容、签署日期等条款应该填写明确,对于不需要填写协议空白之处,应该明确填写“无约定”。协议填写中如出现多种形式涂改,协议各方当事人均须在涂改处签章确定。

协议推行过程中对于协议需要对一些特殊情况加以约定时,或一些条款需要修改时能够另行签署补充协议,不过应该确保补充协议与主协议主体一致性,并须根据协议审批步骤进行审批。

协议签署后,经办人员应该立刻跟踪协议推行情况,对于协议范本中不完善地方,应该立刻与协议实施部门沟通完善,能够依据协议推行情况填写《协议修订情况调查表》,立刻反馈协议推行过程中相关信息及修改意见,由协议实施部门、成本部及相关部门协商后加以调整。

协议文稿流转会签

协议经办人填写协议文件审批单,经部门责任人签字