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供应商提交报价文件格式规范

供应商提交报价文件格式规范

一、报价文件的基本要求

供应商提交的报价文件是采购过程中的重要依据，其格式规范直接影响评标效率与公平性。为确保文件的一致性与可读性，供应商需遵循以下基本要求。

（一）文件封面与目录

报价文件封面应包含项目名称、采购编号、供应商名称、提交日期等核心信息，字体采用加粗宋体，字号不小于三号。目录需列明文件所有章节及对应页码，采用自动生成格式，确保页码准确。封面与目录单独成页，不得与其他内容混排。

（二）文件装订与页码

文件应采用A4纸单面打印，左侧装订，避免使用活页夹或散页形式。页码从正文开始编号，位置位于页脚居中，封面与目录不显示页码但计入总页数。若文件超过50页，需分册装订并在封面注明“第X册/共Y册”。

（三）文件签署与盖章

报价文件每页均需加盖供应商公章，关键章节（如报价表、技术方案）需由授权代表签字。电子文件应提供带有数字签名的PDF版本，签字页需单独扫描并嵌入文件中。

二、报价文件的具体内容规范

报价文件的内容需完整、清晰，涵盖技术、商务、价格三大部分，各部分内容应严格遵循格式要求。

（一）技术方案部分

技术方案需分章节描述，包括但不限于产品参数、服务流程、实施方案等。技术参数应以表格形式列出，与采购需求逐条对应，差异部分需用红色字体标注并附说明。方案中的图表需编号并配标题，图例清晰，分辨率不低于300dpi。

（二）商务部分

商务文件包括资质证明、业绩案例、售后服务承诺等。资质证明需提供营业执照、税务登记证等扫描件，按顺序排列并标注“与原件一致”字样。业绩案例需列明近三年类似项目合同关键信息（如客户名称、金额、完成时间），合同扫描件可附于附录。售后服务部分需明确响应时间、保修期限等内容，采用分级标题突出关键条款。

（三）价格部分

报价表必须使用采购方提供的标准模板，不得修改表格结构。价格需分项列出，包含单价、总价及税费计算明细。货币单位为人民币，保留两位小数；若涉及外币，需注明汇率及换算依据。报价表后需附成本分析说明，解释价格构成合理性。

三、文件提交与格式检查

供应商需在规定时间内提交纸质与电子文件，并确保格式符合技术规范，避免因格式问题导致废标。

（一）文件提交要求

纸质文件需密封提交，密封袋注明项目名称与供应商名称，封口处加盖公章。电子文件通过指定平台上传，格式为PDF（文本）与XLSX（报价表），单个文件不超过50MB。若文件需更正，供应商应在截止时间前重新提交，并附书面说明。

（二）格式检查清单

供应商需自行检查以下内容：字体统一（中文宋体、英文TimesNewRoman）、标题层级分明（一级标题三号字、二级标题四号字）、行距固定为1.5倍。表格无跨页断行，图表与正文间距一致。电子文件需测试可读性，确保无加密或损坏。

（三）常见问题与规避

避免使用模糊扫描件、未签章文件或过期资质；技术方案不得出现与采购需求无关的内容；报价表严禁涂改或手写修正。供应商可参考采购方发布的格式模板，或提前咨询采购代理机构确认细节。

四、报价文件的排版与格式细节

为确保报价文件的专业性和规范性，供应商需对排版格式进行严格把控，避免因细节问题影响评审结果。

（一）字体与段落格式

1.字体要求：

?正文部分统一使用宋体（中文）和TimesNewRoman（英文），字号为小四。

?标题层级清晰，一级标题（如“技术方案”“商务部分”）使用三号加粗字体，二级标题使用四号加粗字体，三级标题使用小四加粗字体。

?表格内文字字号可适当缩小至五号，但需确保清晰可读。

2.段落与行距：

?正文段落首行缩进2字符，段落之间空一行，行距固定为1.5倍。

?表格、图表与正文之间需空一行，图表标题置于上方，表格标题置于下方，均居中显示。

（二）表格与图表规范

1.表格格式：

?表格采用三线表形式，即仅保留顶线、底线和栏目线，无竖线。

?表格内容需对齐，数字右对齐，文字左对齐，表头加粗显示。

?跨页表格需在续表上方标注“续表X”，并重复表头。

2.图表格式：

?图表需清晰可辨，分辨率不低于300dpi，格式为G或PNG。

?图表标题编号采用“图1-1”“表2-1”形式，与正文引用一致。

?复杂图表需附简要说明，解释其与报价或技术方案的关系。

（三）页眉页脚与页码

1.页眉页脚：

?页眉标注项目名称和采购编号，字体为五号宋体，右对齐。

?页脚标注供应商名称和联系方式，字体为五号宋体，左对齐。

2.页码要求：