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企业单位公文写作

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目录

01

基本概念与分类

02

格式规范要求

03

语言表达原则

04

撰写流程管理

05

审核与签发规范

06

常见问题与改进

01

基本概念与分类

公文定义与作用

公文定义

公文是处理公务的文书，是行政管理活动中用于传达贯彻上级方针政策、发布规章、请示答复问题、沟通信息、协调工作的重要工具。

01

公文作用

规范行政行为、传达政策指令、交流信息、协调关系、凭证依据。

02

决议类

用于会议讨论通过的重大事项或决策，如决议、决定等。

请示/报告类

向上级机关请求指示、批准，如请示、报告等。

函类

用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，如函、意见等。

通知类

用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员等，如通知、通报等。

法定文种分类标准

适用范围与效力层级

01

适用范围

公文适用于国家机关、社会团体、企事业单位等组织内部及相互之间的正式行文。

02

效力层级

公文的效力具有法定性、权威性、行政约束力等特点，其效力层级通常取决于发文机关的级别和职权范围。

02

格式规范要求

版头要素排列规则

公文份号

一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行，如“000001”。

秘密等级和保密期限

涉及国家秘密的公文应当标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。

紧急程度

紧急公文应当分别标注“特急”“急件”，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第三行。

发文机关标志

由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，居中排列，上边缘至版心上边缘距离为35mm。

正文结构标准模板

一般用2号小标宋体字，编排于红色方框内，多行时居中排布。

标题

标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

主送机关

用3号仿宋体字，每个自然段左空2字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注。

正文内容

正文末空一行，左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

附件说明

版记与印章使用规范

版记

包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素，位于公文最后一面底部，底边与版心边缘平行。

印章

特殊情况

公文上有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现歪斜、模糊等情况。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章时，可以调整行距、字距，但不得采取标识“此页无正文”的方式解决。

1

2

3

03

语言表达原则

正式书面语体要求

用词准确

正式书面语体要求使用准确、正式的词汇，避免使用口语、俚语和生僻字词。

01

句式规范

公文写作需使用规范的句式，避免使用复杂的长句和过于简单的短句，确保句子结构完整、语义清晰。

02

语气庄重

公文写作应采用庄重的语气，表达严谨、正式的态度，避免随意、轻浮的言辞。

03

逻辑严谨性把控

结构清晰

公文写作需遵循逻辑结构，包括开头、主体和结尾，确保文章层次分明、条理清晰。

01

在陈述观点时，需提供充分的论据支持，确保论证的严谨性和说服力。

02

逻辑连贯

公文写作应保证各部分之间的逻辑连贯性，避免出现自相矛盾或逻辑混乱的情况。

03

论证充分

避免使用模糊、含混不清的词语，确保表达清晰、准确。

精确用词

在撰写公文时，需明确语境，确保读者能够理解并准确把握文章所表达的意思。

语境明确

尽量避免使用具有多重含义的词汇，以免引起歧义或误解。

避免多义词汇

避免歧义表述技巧

04

撰写流程管理

任务接收与需求确认

需求分析

明确公文的主题、目的、读者对象和提交时间等要求。

沟通确认

接收任务

对公文内容、形式、风格等进行详细分析，确保公文符合规范。

与相关人员沟通，确保对公文要求理解无误。

素材收集与框架搭建

素材收集

根据公文主题，收集相关数据和信息，确保公文内容充实。

01

素材整理

对收集到的素材进行整理、分类，方便后续使用。

02

框架搭建

根据公文要求，搭建公文框架，包括标题、正文、结尾等部分。

03

多级审核修订机制

初稿撰写

按照框架完成初稿，尽量保证内容完整、语言通顺。

01

内部审核

由部门负责人或资深员工对初稿进行审核，提出修改意见。

02

修改完善

根据审核意见对公文进行修改，确保公文质量。

03

终审批准

由高层领导或特定审批人对公文进行最终审批，确保公文符合要求。

04

05

审核与签发规范

内容合规性审查要点

政策法规遵循

确保公文内容符合国家及地方政策法规，避免违规内容。

内部制度符合

审查公文是否与企业内部规章制度保持一致，防止内部冲突。

信息准确无误

核实公文中的数据、事实及细节，确保信息真实、准确。